Une solution complète pour la gestion des formations

Digiforma s’adresse principalement aux organismes de formation qui cherchent à optimiser l’ensemble de leur processus de gestion. Grâce à une architecture modulaire, la plateforme permet de centraliser toutes les opérations, de la planification à la facturation, en passant par le suivi des apprenants et l’évaluation des sessions.

Le logiciel de gestion inclut une interface intuitive, bien pensée pour faciliter l’utilisation quotidienne. Comme le souligne Aurélie, directrice d’un organisme de formation : « Digiforma nous a permis de structurer notre activité. Aujourd’hui, tout est centralisé et nous avons une vision claire sur l’ensemble de nos formations. »

Les formateurs peuvent gérer leur planning, communiquer avec leurs apprenants, suivre les progrès et automatiser de nombreuses tâches. Cette gestion des formations centralisée permet un gain de temps significatif et une meilleure efficacité organisationnelle.

Une plateforme E-learning performante et flexible

L’une des fonctionnalités avancées les plus appréciées de Digiforma est sa plateforme E-learning, qui permet de proposer des formations en ligne interactives et accessibles depuis n’importe quel appareil. Cette approche learning facilite la création de contenus pédagogiques, le suivi des parcours et la personnalisation des expériences pour chaque apprenant.

Pour Stéphanie, formatrice indépendante : « J’ai pu mettre en place des classes virtuelles avec une grande simplicité. Les apprenants apprécient l’ergonomie, et moi je gagne un temps fou dans la gestion quotidienne. »

Les organismes de formation peuvent facilement personnaliser les parcours de formation selon les besoins de leurs publics. L’intégration des supports, l’évaluation des acquis, et la gestion des sessions à distance sont rendues simples et efficaces grâce à un système de gestion de l’apprentissage bien structuré.

CRM intégré : un vrai plus pour la gestion commerciale

Un autre point fort de Digiforma réside dans son CRM intégré avec pipeline commercial, qui permet aux centres de formation de gérer leurs prospects et clients de façon structurée. Cet outil s’inscrit parfaitement dans une logique de gestion commerciale moderne, où la relation client est au cœur des préoccupations.

Pour Corinne, responsable pédagogique : « Le module CRM est extrêmement utile pour suivre nos prospects. Il permet d’automatiser les relances et d’avoir une vue d’ensemble claire de notre activité commerciale. »

La solution logicielle de gestion permet non seulement de suivre l’évolution des prospects, mais aussi d’automatiser les relances, d’envoyer des devis, et d’intégrer le tout à un système de facturation fluide. La synergie entre gestion de la formation et gestion commerciale est un vrai atout pour les organismes de formation qui souhaitent gagner en efficacité.

Une gestion administrative et qualité optimisée

La gestion administrative est souvent un frein pour les formateurs et organismes de formation. Digiforma répond à cette problématique en proposant des fonctionnalités avancées comme l’émargement électronique sécurisé, la génération automatisée de documents administratifs (BPF, conventions, convocations…), et la gestion des documents liés à la qualité.

Julie, dirigeante d’un centre de formation, confirme : « Avant Digiforma, on jonglait entre plusieurs outils. Aujourd’hui, tout est intégré, de l’émargement à la gestion du BPF. C’est un gain de temps énorme. »

Cette approche simplifiée permet non seulement de répondre aux exigences réglementaires (CPF, Qualiopi, etc.), mais aussi de gagner un temps précieux au quotidien. L’outil inclut aussi une gestion complète des sessions, des intervenants et des ressources pédagogiques.

Les utilisateurs apprécient également le support client réactif. « Le service client est à l’écoute et très réactif. Ils nous ont accompagnés à chaque étape de la mise en place », témoigne Thierry, consultant formateur.

Un outil puissant, mais pour quel profil d’utilisateur ?

Si Digiforma est une solution logicielle de gestion puissante, elle s’adresse avant tout à un public professionnel ayant besoin d’un outil robuste, structurant et évolutif. Elle est idéale pour les organismes de formation, les entreprises disposant d’un service de formation interne, ainsi que pour les structures de taille importante gérant plusieurs sessions et sites.

Grâce à sa capacité à personnaliser les parcours, à son interface intuitive et à ses nombreuses fonctionnalités avancées, Digiforma permet de gérer les tâches quotidiennes avec efficacité. Il s’impose également comme un véritable atout pour les entreprises souhaitant professionnaliser leur gestion des ressources humaines et piloter leurs programmes de formation internes de manière structurée.

Comme le précise Benoît, utilisateur depuis 2020 : « L’outil est riche. Il faut un petit temps d’adaptation, mais après quelques jours, tout devient fluide. On ne pourrait plus s’en passer. »

Une facturation électronique conforme à la réglementation

En réponse aux obligations légales qui s’imposent progressivement aux entreprises, Digiforma a intégré la facturation électronique dans son système de gestion. Cette fonctionnalité est pleinement conforme à l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021, qui impose la généralisation de la facturation électronique entre assujettis à la TVA à partir de 2024.

Cette avancée permet aux organismes de formation et aux entreprises de se mettre en conformité avec les exigences de l’administration fiscale tout en simplifiant leur processus de gestion financière. Grâce à l’automatisation des factures et à la génération des documents au format électronique structuré, les utilisateurs peuvent assurer une traçabilité optimale, limiter les erreurs et gagner un temps précieux.

Un véritable outil de facturation dédiée pour les factures de formation ou les factures hors BPF.

En intégrant cette dimension réglementaire, Digiforma confirme sa volonté de proposer une solution logicielle complète, à la fois opérationnelle, évolutive et en phase avec les obligations légales actuelles et futures.

Avis Digiforma : ce qu’en disent les utilisateurs

Les utilisateurs soulignent majoritairement la fiabilité, la complétude et l’ergonomie du logiciel. Les organismes de formation apprécient la centralisation des processus, la facilité de création de contenus, ainsi que la gestion des apprenants en ligne.

L’analyse des avis Digiforma met également en lumière le rapport qualité/prix jugé très favorable. « Pour le prix, Digiforma propose une solution ultra-complète qu’on ne retrouve pas ailleurs », affirme un autre utilisateur dans son témoignage.

En bref, les utilisateurs plébiscitent :

• La richesse fonctionnelle

• L’accompagnement client

• La flexibilité de la plateforme

• L’interface fluide

• Le gain de temps administratif

Conclusion : Digiforma, un allié stratégique pour les organismes de formation

À la lumière de notre analyse, enrichie par les témoignages clients, il est clair que Digiforma s’impose comme un outil de gestion incontournable pour les organismes de formation et les formateurs cherchant à structurer et professionnaliser leurs activités. Sa richesse fonctionnelle, son orientation utilisateur et sa capacité à intégrer l’ensemble du cycle de formation en font une plateforme à la fois puissante et accessible.

Avec ses fonctionnalités avancées, ses outils de relation client, sa compatibilité avec les exigences qualité et sa plateforme e-learning, Digiforma s’adapte parfaitement aux besoins actuels du secteur de la formation professionnelle. Un choix judicieux pour celles et ceux qui souhaitent optimiser leur gestion, améliorer l’expérience utilisateur et rester compétitifs sur le marché.

Découvrez l’univers complet :

Logiciel pour organismes de formation : https://www.digiforma.com

Logiciel veille formation : https://www.digiforma-veille.com

Logiciel pour les organismes certificateurs : https://www.digiforma-certif.com

Académie de formation gratuite : https://www.digiforma.academy

Source : avis client Digiforma

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Les campagnes d’emailing sont indispensables pour mener à bien une stratégie webmarketing complète et efficace. Pour les marketeurs, il s’agit d’un outil redoutable pour engager et fidéliser des prospects. Si les résultats obtenus peuvent être exceptionnels, ils peuvent néanmoins s’avérer décevants si vous ne disposez pas des bons outils et que vous ne maîtrisez pas l’organisation et la segmentation de vos mailings. Oubliez donc votre messagerie électronique classique ! Des logiciels spécialisés vous accompagnent dans la création, la gestion et l’optimisation de vos campagnes.

#1 Gagnez du temps avec un logiciel d’e-mailing

Diffuser un e-mail à quelques centaines de destinataires peut s’avérer très chronophage si vous utilisez votre propre boîte e-mail. En effet, si vous envoyez plus de 500 e-mails en une seule journée, vous prenez le risque de bloquer votre messagerie électronique et de faire suspendre votre compte. Une solution dédiée au mailing vous permettra d’importer les listes de milliers de contacts et de les segmenter en fonction de vos objectifs.

# 2 Optimisez la délivrabilité de vos e-mails

Si vous utilisez une messagerie électronique classique pour envoyer vos e-mails, vous prenez le risque que ces derniers ne parviennent jamais à leurs destinataires. En effet, une newsletter peut vite se perdre et ne jamais arriver à votre destinataire, elle peut également finir dans les spams. Avec un logiciel d’emailing, vous pouvez connaître le taux de délivrabilité de vos campagnes et donc la portée réelle de votre mailing.

#3 Créez des campagnes de mailing sur mesure

Un logiciel d’e-mailing vous permet de mettre en place des campagnes différentes en fonction de votre cible. Vous pouvez par exemple cibler dans une première campagne vos clients existants, et dans une seconde campagne une liste de prospects divers. En configurant le ciblage, l’heure d’envoi et d’autres paramètres, vous pouvez créer des campagnes adaptées à votre stratégie marketing.

4# Personnalisez vos campagnes d’e-mailing

Votre base de destinataires est qualifiée et vous disposez d’informations suffisantes pour personnaliser vos campagnes ? Si vous avez répondu oui à ces questions, c’est que vous avez tout intérêt à utiliser un logiciel d’e-mailing ! Contrairement à une messagerie électronique classique, cet outil vous permettra d’ajouter à votre contenu des champs dynamiques. Ces derniers peuvent être utiliser pour adapter le contenu de vos e-mails à votre cible. Ainsi, ajouter le prénom du prospect par exemple  dans l’objet ou le contenu du mail améliore nettement les performances d’une campagne.

5# Des mailings en responsive design

En utilisant une boîte e-mail classique, vous risquez d’être vite limité dans la création de vos mailings et ce d’autant plus si vous devez utiliser la charte graphique de votre entreprise. Une solution de mailing redimensionne automatiquement vos images et optimise leurs affichages sur n’importe quel support. N’oubliez pas qu’aujourd’hui, plus de la moitié des emails sont consultés sur un support mobile. D’où l’importance d’un e-mail dont le design est responsive afin qu’il puisse s’adapter à tout type d’écran.

#6 Créez des templates pour vos mailings

L’étape de création des e-mails prend du temps et elle ne doit pas être négligée au risque de voir les performances de vos campagnes s’effondrer. En utilisant un logiciel professionnel, vous avez la possibilité de créer des templates (ou modèles) dont vous pourrez vous resservir pour vos autres campagnes. Vous gagnerez un temps précieux puisqu’il vous suffira de dupliquer vos créations et d’en modifier le contenu.

#7 Constituez une base de données précises pour vos mailings

Si votre messagerie électronique vous permet de savoir si vous avez déjà contacté tel ou tel prospect, elle ne vous fournit aucun élément sur le comportement du destinataire face à votre e-mail. Les éditeurs de logiciels intègrent une base de données qui vous permet de disposer d’une fiche pour chaque client indiquant le nombre de fois où il a été contacté, à quelles dates il a été contacté, quels e-mails il a ouvert, combien de clics il a effectués, etc. Ce sont autant d’informations précieuses à exploiter pour affiner le ciblage de vos futures campagnes.

# 8 Scénarisez vos campagnes avec le marketing automation

Envoyer le bon contenu, à la bonne personne et au bon moment sont les principaux challenges à relever pour réussir une campagne. Difficile de mettre en place une stratégie efficace lorsque vous ne disposez d’aucune donnée, comme c’est le cas lorsque vous utilisez une boîte e-mail classique. Certains logiciels de mailings offrent la possibilité de mettre en place des campagnes automatisées suivant les scénarios que vous avez créées. La réalisation d’une action par un prospect (visite d’une page, remplissage d’un formulaire, ajout d’un produit à un panier etc.) peut déclencher l’envoi d’un e-mail adapté à cet internaute.

#9 Disposez d’un outil d’analyse précis

Comment optimiser vos campagnes sans connaître le taux d’ouverture de votre mailing, le nombre de clics ou encore le nombre de conversions qu’il a généré ? Un éditeur d’e-mailing vous donne accès à toutes ces informations afin de mieux comprendre votre cible et d’améliorer vos futures campagnes. Le taux de désinscription, le temps de lecture, sont autant d’informations qui vous aideront à évaluer le ciblage et la pertinence de votre campagne.

#10 Un retour sur investissement garanti

Utiliser votre messagerie électronique classique pour envoyer vos mailings est une solution gratuite et tentante. Dans le but soigner votre e-réptuation et d’augmenter votre chiffre d’affaires, il est primordial de connaître vos clients et de leur adresser un contenu pertinent. En optant pour un outil professionnel, vous disposerez des données nécessaires pour mettre en œuvre des campagnes rentables et atteindre ainsi vos objectifs !

En résumé, envoyer plusieurs dizaines ou centaines d’e-mails à votre client en utilisant une messagerie électronique classique est une erreur qui peut coûter cher si votre adresse e-mail est blacklistée. L’utilisation d’un outil d’e-mailing est recommandée à partir de 100 destinataires pour un même envoi (voir les recommandations Gmail par exemple ou Outlook).

En conclusion

Choisir un logiciel d’emailing est important mais il est nécessaire de rappeler l’importance de la newsletter quand on est organisme de formation. Ce format vous permet d’être impactant, de vous différencier en vous rendant attractif et innovant pour vos cibles et vos clients.

Aucun excuse n’est valable pour s’empêcher de lancer ou de relancer une stratégie d’email marketing. Si vous pensez ne pas avoir les compétences en interne ou ne pas en être capable, vous pouvez d’ores et déjà vous libérer de cette crainte. Vous êtes la personne la mieux placée pour réaliser une newsletter et des emailing. Vous connaissez vos formations, vos atouts, votre cible, vos clients, vous disposez de toutes les informations et arguments commerciaux pour mener à bien vos stratégies d’emailing.

Si vous vous sentez bloqué pendant la conception, vous pouvez trouver de nombreux contenus sur internet mais également vous tourner vers vos pairs et tout ceux qui vous inspirent. La rédaction Digiformag va d’ailleurs lancer en 2025 une rubrique et des séries d’articles dédiés aux sujets du marketing avec des contenus actionnables et simple afin de vous guider. 

Pour en revenir à vos newsletter, assurez-vous d’être clair dans vos objectifs et lancez-vous dès que vous vous sentez prêt pour une première campagne. Elle ne sera peut-être pas votre meilleure campagne, mais vous aurez déjà testé et vous ne pourrez que vous améliorer par la suite.

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La transformation digitale, vaste chantier ! Des plus grosses entreprises françaises aux plus petits artisans, tout le monde est concerné par l’arrivée du numérique. Et les organismes de formation n’y échappent pas non plus . Avec la nouvelle réforme de la formation professionnelle, l’Etat attend de ses formateurs qu’ils soient plus connectés, plus réactifs, bref, plus digitalisés.

Aujourd’hui, pourtant, il n’existe aucun manuel de la transformation digitale à destination des organismes de formation : les quelques livres, textes ou cas d’études proposés sont uniquement axés sur les très grosses entreprises. Pour aider les organismes de formation à mieux envisager leur transformation digitale, j’ai donc décidé d’adapter le Guide de la Transformation Digitale aux besoins des formateurs. Ce livre, écrit par Vincent Ducret et Emmanuel Vivier, est principalement destiné aux responsables de grandes entreprises, et je vous propose aujourd’hui une lecture critique pour adapter les grandes étapes du manuel au cas spécifique des organismes de formation !

Première partie du guide : comprendre les enjeux de la transformation digitale.

La transformation digitale, qu’est-ce que c’est ? Derrière ce mot un peu fourre-tout, on retrouve un constat : il y a de plus en plus d’innovations, et celles-ci génèrent de plus en plus d’instabilité pour les entreprises. Face à l’augmentation de la vitesse de calcul des ordinateurs, l’arrivée de nouveaux usages, ou encore l’émergence de l’économie collaborative, les entreprises traditionnelles se voient concurrencées par de nouvelles offres. Ce sont les fameuses “startups disruptives” qui proposent des services plus performants pour moins cher.

Conséquence de tout cela : pour survivre et prospérer, les entreprises doivent s’adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux usages qui y sont liés. C’est donc ça, la fameuse transformation digitale.

Et pour les organismes de formation alors ? Si le Guide de la Transformation Digitale prend exemple sur les grandes entreprises françaises, l’enjeu reste plus ou moins le même pour les organismes de formation. A ceci près que l’adversaire n’est pas la startup “disruptive” de type Uber mais plutôt l’évolution naturelle des usages. Les clients se permettent d’aller vers l’offre la plus simple et la plus adaptée à la loi. Pour un organisme de formation, la première étape de sa transformation digitale, c’est donc de faire le tri dans ses processus de travail pour abandonner ses tableaux excel et proposer un suivi client transparent et rapide.

Les 4 grandes innovations de rupture (et comment elles impactent l’activité de formation)

Bien sûr, il ne suffit pas d’avoir un processus propre et efficace en interne pour garder ses clients. La deuxième étape d’une transformation digitale réussie, c’est parvenir à se saisir des innovations à l’oeuvre, pour les adapter à son activité. Pour le client d’un OF, une offre de formation moderne ne se contente pas de répondre à ses problèmes, elle lui permet de faire plus et de voir plus grand. Le Guide de la Transformation Digitale liste rapidement les grandes innovations de rupture du début du siècle et les opportunités qui y sont liées.

Voici ma version adaptée à l’activité de formation :

S’inspirer des startups pour faire évoluer son activité

Véritables symboles de la transformation digitale, les startups se définissent comme des entreprises innovantes à fort potentiel de croissance. Concrètement, ce sont généralement des entreprises qui proposent des produits ou des services qui répondent à un besoin spécifique des consommateurs et qui, par la même occasion, créent ou challengent un marché déjà existant. Le Guide de la Transformation Digitale prend exemple sur les NATU (Netflix, Airbnb, Tesla, Uber), ces startups qui se sont imposées en quelques années comme des références sur des marchés pourtant déjà saturés : le divertissement, l’hôtellerie, l’automobile et les transports !

Si le Guide fait une description idyllique de ces startups, il ne faut pas les voir comme un objectif à atteindre pour les organismes de formation. Par contre, en analysant les éléments sur lesquels elles ont construit leur succès, on peut en retirer des leçons intéressantes sur lesquelles se baser pour amorcer sa transformation digitale.

Ne pas avoir peur d’innover pour améliorer son activité

Dans ce contexte, innover cela signifie découvrir de nouvelles façons de travailler et tester des produits et services qui pourront booster l’activité de son OF. Il y a deux façons de faire évoluer son activité :

• En interne déjà, pour mieux gérer son OF. Adieux tableaux excels et prises de tête entre formateurs et assistants pour sélectionner son calendrier. Il existe aujourd’hui une pléïade de produits et de services pour automatiser une partie de son activité.
• En externe ensuite, pour mieux plaire à ses clients. Les outils digitaux permettent désormais aux OF de fidéliser leurs clients et d’en recruter de nouveaux.

Améliorer l’expérience client

Dans le digital, l’expérience client est au coeur du produit : un logiciel ou une application qui ne marche pas correctement ne fidélisera pas ses clients ! Pour les services physiques, il ne faut pas non plus négliger cet aspect ! Toute la démarche qualité des OF, qui permet de suivre la satisfaction des stagiaires avant, pendant et après les formations, permet par exemple de repenser l’expérience client pour s’améliorer en permanence. Ici, on parle de la formation en elle-même, qui peut désormais être enrichie par de nombreuses innovations pédagogiques, mais aussi tout ce qui va autour : l’inscription à une session de formation, la gestion des demandes de financements, le suivi post-formation, etc.

Recruter de nouveaux clients

Les startups visent l’hypercroissance, et cela signifie s’affranchir des frontières géographiques pour recruter des clients partout dans le monde. Pour les organismes de formation, l’e-learning est désormais un outil au service de l’expansion de son activité. Faire une formation e-learning coûte moins cher à produire (puisqu’elle sera réutilisée plusieurs fois) et coûte donc moins cher à l’achat. Concrètement, cela signifie recruter des clients hors de sa zone géographique, mais également toucher des clients qui n’auraient normalement pas pu s’offrir une formation en présentiel !

Comprendre comment les habitudes des consommateurs changent grâce au numérique

Avec la nouvelle réforme de la formation, les clients des organismes de formation sont désormais beaucoup plus connectés : comprendre comment leurs habitudes d’achat évoluent est très important puisque c’est ce qui va permettre aux organismes de formation de s’y adapter ! L’arrivée d’une application mobile pour utiliser son CPF, par exemple, signifie que beaucoup de stagiaires potentiels vont prendre l’habitude de se former avec leur smartphone : attention donc à avoir un site responsive et des formations e-learning adaptées à leur nouvelle mobilité !

Créer une dynamique communautaire

Groupes Facebook, forums, e-learning : l’apprentissage est une activité sociale, et il existe désormais des outils numériques qui permettent au stagiaire d’apprendre en groupe ! Cela permet au stagiaire de plus s’impliquer dans ses formations à distance, mais aussi, de faire durer les formations en présentiel ! En créant une dynamique de communauté pour ses stagiaires, il est possible de fidéliser ses clients et pérenniser son activité de formation.Autre élément bien sûr, c’est l’aspect communautaire de l’activité de formateur. Si aujourd’hui le métier sépare les très gros OF des formateurs indépendants, ces derniers ont tout intérêt à se réunir pour défendre leurs intérêts : créer une dynamique communautaire à l’intérieur même du métier de formateur pour construire des formations plus complètes est un enjeu d’avenir !

Voici donc quelques pistes pour commencer à réfléchir à la transformation digitale de son organisme de formation. Dans les prochains chapitres, nous verrons plus concrètement comment analyser chaque aspect de son activité afin de s’adapter aux prochaines évolutions du métier de formateur !

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Pourtant ce n’est pas suffisant pour répondre aux indicateurs de veille Qualiopi. Pour obtenir la certification, il est nécessaire de structurer sa veille, de conserver un suivi actif des informations auxquelles on a eu accès, de partager cette veille avec ses collègues et d’agir en conséquence. 

Il ne faut pas oublier que la veille a d’autres utilités que l’obtention de Qualiopi. Effectuée correctement, elle peut vous faire gagner un temps précieux en vous permettant d’anticiper les changements d’environnement qui impacteront directement ou indirectement votre activité. Elle vous permet également d’améliorer la qualité de vos formations et de rester pertinent dans votre domaine d’activité.

Pour aborder la nouvelle année dans les meilleures conditions, je vous propose que nous voyions ensemble tout ce que la veille peut vous apporter, en particulier dans le cadre de la certification Qualiopi. Retrouvez également nos meilleures astuces pour une veille efficace et conforme ! 

Quels indicateurs de Qualiopi se concentrent sur la veille et comment y répondre ? 

La veille est au cœur des exigences de trois indicateurs du critère 6 de Qualiopi. Récapitulons ensemble leur intitulé :

–   Indicateur 23 : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements

Cet indicateur se concentre donc sur la veille au niveau législatif. Il vous demande de prouver que vous vous tenez bien au courant des évolutions réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle. Plus encore, vous devez démontrer des actions que vous effectuez en conséquence de cette veille – le compte rendu d’un atelier de sensibilisation de vos équipes sur les exigences Qualiopi par exemple –  et témoigner du fait que vous partagez ces connaissances avec vos équipes pour qu’elles en soient informées également. Pour cela, vous pouvez par exemple créer un canal de communication dans lequel vous partagez ces éléments de veille avec vos collègues.

–   Indicateur 24 : le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

Cet indicateur vous demande de vous tenir au courant des nouveautés de votre secteur d’activité. Quels sont les impacts de ces nouveautés sur les débouchés en lien avec votre domaine de formation ? Quels sont les impacts sur les compétences apportées par votre formation ? Quelles compétences sont désormais nécessaires afin d’obtenir un emploi dans ce secteur ? Il vous est nécessaire de vous poser ces questions pour que vos formations demeurent pertinentes. Qualiopi vous demande donc de prouver que vous prenez en compte ces informations et que vous utilisez ces connaissances pour améliorer vos formations.

–   Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements

Les innovations apportent un véritable plus sur la qualité des formations et peuvent même déterminer de leur valeur réelle suivant leur impact sur le secteur d’activité concerné. L’indicateur 25 de Qualiopi réclame que vous vous informiez régulièrement sur les innovations à la fois pédagogiques et technologiques afin de proposer des formations qui restent pertinentes malgré les évolutions du secteur et que vous puissiez le prouver. 

Pour tous ces indicateurs, vous devez à la fois justifier de la veille régulière que vous effectuez mais également du partage que vous en faites auprès de vos équipes. Vous devez impérativement prouver que cette veille a un sens en témoignant des actions concrètes mises en place à la suite de la découverte de ces nouveautés. Il est nécessaire que vous puissiez prouver que vous avez à cœur de proposer des formations à jour autant du point de vue juridique que sectoriel, pédagogique et technologique.

Des preuves partielles ou incomplètes peuvent mener à une non-conformité majeure et donc vous empêcher d’obtenir ou de conserver la certification Qualiopi. 

• Nous n’avons pas évoqué l’indicateur 26 qui, bien qu’il se rapproche des trois autres, en est un peu différent. 

Il vous est demandé de démontrer que vous vous informez sur les mesures à prendre pour accueillir des apprenants en situation de handicap dans les meilleures conditions. Par la suite, vous devez être capable d’expliquer de quelle manière vous mettez en place ces changements pour rendre vos formations accessibles et qualitatives à ce type de public.

Vous devez également démontrer que vos équipes sont capables de prendre en charge une formation accessible au public en situation de handicap et que vous avez mis en place un réseau de partenaires et d’acteurs spécifiques du secteur du handicap.

Pour vous aider, n’hésitez pas à vous faire accompagner par les acteurs de l’AGEFIPH (Association de gestion des fonds pour l’insertion des personnes handicapées) et du FIPHFP (Fonds pour l’insertion des PSH dans la fonction publique). Ces structures proposent des guides pour vous permettre d’améliorer votre accessibilité, des évaluations pour savoir où vous en êtes et des financements pour mettre en place les changements nécessaires à ces améliorations.

Nos astuces pour gagner du temps et effectuer votre veille sereinement

Effectuer une veille régulière : 

Inutile d’y passer quatre heures une fois par mois, cela sera à la fois peu utile et contre-productif. Mettez en place des newsletters hebdomadaires qui recensent pour vous les articles sortis chaque semaine sur les sujets qui vous touchent. Il existe des outils de newsletter gratuits comme Digiforma Veille qui vous permettent de recevoir les articles pertinents pour vous et de les annoter. Ne vous limitez pas à la presse écrite ! D’autres supports sont possibles comme les webinaires, les évènements ou bien les communautés comme OF Connect qui vous permet d’entrer en contact avec d’autres acteurs de la formation professionnelle pour partager vos bonnes pratiques et connaissances. 

Bloquez une demi-heure par semaine pour passer en revue ces articles, sélectionner les plus pertinents et les mettre de côté. Prenez ensuite quelques pauses d’une quinzaine de minutes dans la semaine pour lire ces articles, les partager et prendre des notes sur ce qu’ils vous apportent.

Partager la charge de veille  

La veille ne doit pas être réservée à une seule personne. Déjà parce que ça peut être une charge lourde à porter mais surtout parce qu’il est important de sensibiliser toute votre équipe à son importance. Mettez en place un canal « veille » sur votre outil de communication qui permet à tout le monde de partager les articles qui leur ont semblé pertinents et d’en discuter. Créez un tableau partagé auquel tout le monde aura accès pour les inclure directement dans le processus Qualiopi. Il sera plus facile pour eux de se plonger dans un fichier organisé qu’ils peuvent passer en revue le temps d’une pause-café.

Organiser des petites réunions mensuelles 

Impliquez vos équipes dans les actions à entreprendre suite à cette veille régulière ! Prenez une heure par mois pour faire le point avec vos collègues sur les articles les plus intéressants que vous avez lu et les actions qu’il faudrait mettre en place pour améliorer votre formation ou vous mettre à jour au niveau législatif.

Garder un suivi de votre veille mais aussi des actions mises en place à la suite de cette veille 

Vous avez lu un article ? Celui-ci vous a permis d’améliorer votre service ? De quelle manière ? À quelle date ? Quelles sont les conséquences de cette amélioration ? Gardez une trace écrite de tout ça pour structurer l’évolution de votre organisme ! Cela vous permettra de vous souvenir des raisons qui vous ont poussé à mettre en place cette évolution et de conserver une trace de ce qui en est ressorti. À la fin de l’année vous aurez un joli tableau détaillant tout le bien que cette veille aura apporté à votre organisme !

En conclusion…

Des outils existent pour vous permettre de gagner du temps et de structurer votre veille. Notre outil Digiforma Veille pour la formation par exemple vous envoie toutes les semaines une série d’articles trouvés sur le Net et correspondants aux thèmes que vous aurez choisis au préalable. 

La communauté OF Connect vous permet également de mettre en commun vos connaissances et bonnes pratiques avec d’autres organismes de votre secteur ou bien de secteurs différents.

N’hésitez pas à aller y faire un tour !

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Attention : cet article ne constitue en aucun cas un conseil juridique. Pour obtenir des réponses précises à vos questions, consultez un avocat ou visitez le site de la CNIL.

Le RGPD, qu’est-ce que c’est ?

Le règlement général de l’Union européenne sur la protection des données (RGPD, désigné parfois par l’acronyme anglais GDPR) entrera en application dans les pays membres de l’Union européenne le 25 mai 2018. Le but de ce nouveau règlement est de renforcer le cadre de la protection des données au sein des entreprises et des organisations et, à terme, de mieux protéger les particuliers.
Le RGPD s’articule autour de trois principes : la responsabilisation des entreprises, la coresponsabilité des sous-traitants et la protection des données dès la conception (privacy by design).

Pourquoi un nouveau règlement sur la protection des données ?

Au vu des récentes évolutions technologiques, notamment l’apparition des objets connectés et l’explosion du big data et de l’intelligence artificielle, la législation existante (la loi Informatique et libertés en France) était devenue obsolète. L’Union européenne a donc estimé nécessaire de mettre en place un nouveau règlement, plus contraignant pour les entreprises et plus protecteur pour les consommateurs.

Le RGPD a pour but de mieux protéger les particuliers en renforçant leurs droits, notamment le droit à l’information, le recueil du consentement, ou encore le droit à l’oubli. À noter que le règlement s’applique également aux entreprises situées hors de l’Union européenne et qui collectent des données sur les résidents européens.

L’un des principes majeurs du RGPD est l’accountability, c’est-à-dire la responsabilisation et la transparence des professionnels amenés à traiter des données sensibles.

Les sanctions prévues sont bien plus lourdes qu’auparavant, il est donc essentiel que les entreprises s’y préparent correctement.

L’impact du RGPD pour les organismes de formation

Au même titre que toutes les autres entreprises, les organismes de formation (OF) sont bien entendu concernés par l’entrée en vigueur du RGPD. Dans le cadre de votre activité, vous pouvez être amenés à collecter des données à caractère personnel, telles que le nom, l’âge ou les coordonnées de vos stagiaires. Autant d’informations que la loi européenne vous oblige à protéger.

Les obligations du RGPD concernent également les sous-traitants, c’est-à-dire tout organisme qui traite des données personnelles pour le compte d’un autre organisme dans le cadre d’un service ou d’une prestation.

Concrètement, les organismes de formation devront :

• tenir un registre des données collectées mentionnant le but de la collecte et la durée d’exploitation prévue ;
• évaluer et, le cas échéant, instaurer des procédures en interne (gestion des réclamations et des demandes de modification ou de suppression des données, notification en cas de fuite de données, etc.) ;
• identifier et gérer les risques liés au traitement des données ;
• maintenir une documentation assurant la traçabilité des mesures de prévention.

Comment les organismes de formation peuvent-ils se préparer pour être en conformité ?

• Si l’entreprise ou l’organisme public traite des données sensibles à grande échelle, la désignation d’un délégué à la protection des données personnelles est obligatoire. Même si vous n’êtes pas concernés par cette obligation (données personnelles et données sensibles étant deux concepts différents), la CNIL vous recommande de désigner en interne une personne chargée de piloter la mise en conformité de vos activités.
• Cartographiez le traitement actuel des données personnelles au sein de votre OF : quelles données traitez-vous et lesquelles sont particulièrement sensibles ? Qui traite les données (employés, sous-traitants, organisations externes, services cloud) ? Quelle est la finalité de la collecte et du traitement des données ? Quelle est leur durée de conservation ? Quelles sont les mesures de sécurité déjà en place pour protéger ces données collectées ?
• Définissez des actions prioritaires : sur la base de ce recensement détaillé, vous êtes maintenant en mesure de définir des actions à mettre en place. Si vous faites appel à des sous-traitants, vérifiez vos contrats et assurez-vous qu’ils connaissent leurs obligations. Déterminez les mesures de sécurité supplémentaires à mettre en place.
• Identifiez les risques : une évaluation complète des risques liés à votre traitement des données personnelles vous permettra de mettre en place les mesures de protection et de prévention appropriées. Ces actions dépendront du caractère sensible ou non des données. En cas d’intrusion ou de vol de données, la CNIL doit en être informée dans les 24 heures.

• (Ré)organisez vos processus en interne : anticipez les failles de sécurité et les violations de données personnelles. Mettez en place des procédures de traitement des réclamations (suppression et modification des données, information des personnes en cas de violation des données, etc.). De manière générale, la protection des données personnelles doit être intégrée à votre réflexion dès la conception de vos services et du traitement.
• Documentez vos processus : le règlement européen oblige les organismes à documenter leurs processus afin de prouver leur conformité. Cette obligation comprend entre autres un registre obligatoire des traitements, les contrats avec les sous-traitants, l’encadrement des transferts hors de l’Union européenne, ou encore les procédures enclenchées en cas de violation des données.

Mise à jour 14 avril 2021 : La CNIL propose un nouveau guide pour mettre votre entreprise en conformité.

Il est à la fois important d’être en conformité avec le RGPD (GDPR – General Data Protection Regulation – RGPD anglais) mais également de maintenir votre conformité, car la législation évolue.  Le guide de la CNIL ressemble à un “guide rgpd pour les nuls” mais c’est avant tout un outil clé pour comprendre qu’est-ce que la RGPD.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter le site de légifrance pour avoir le texte original disponible sur la page de LOI de 2018. Cet exemple de texte n’est pas uniquement applicable en France, mais à l’ensemble des pays de l’UE.

Les grandes étapes sont donc la constitution d’un registre de vos traitements de données, le fait de faire le tri dans vos données, le respect des droits des personnes et aussi la sécurité de vos données.

Conclusion

Le 25 mai 2018 est une date fatidique. Les entreprises qui ne se mettent pas en conformité avec le RGPD s’exposeront à des sanctions très lourdes.

Les changements apportés par ce nouveau règlement peuvent paraître contraignants, notamment pour les petites structures. Pour vous aider à vous mettre en conformité, la CNIL propose un dossier complet, avec des modèles de registre et d’autres documents très utiles.

L’article RGPD : organismes de formation, préparez-vous ! Protection des données personnelles est apparu en premier sur Digiformag.

Contexte oblige, la vente de formation en ligne est clé pour les organismes de formations. Mais comment faire pour que les futurs formés trouvent vos formations ? Comment présenter son offre de formation ? Comment rendre visibles vos programmes sur les moteurs de recherche ? Mais cela ne s’improvise pas, il faut avoir des compétences dans plusieurs domaines et faire preuve de méthode.

Pour aider les organismes de formation, j’ai concocté la stratégie digitale idéale pour les organismes de formation afin de vendre le plus efficacement possible des formations sur Internet (E-learning ou présentielles).

Une formation en 3 capsules d’1 heure avec des exemples et des conseils pratiques pour faire la différence sur internet.

Ces vidéos ont été construites en se basant sur l’expérience de plusieurs organismes de formations qui ont eux recours à cette stratégie digitale sur les conseils de l’agence Staenk spécialisé en communication pour les organismes de formation. Ils sont parfois appliqués de manière synchrone ou bien isolés selon la taille de l’organisme de formation.

Au programme de cette formation sur la vente de formations à distance :

Capsule 1 -> Les bases de la communication digitale

• Comment mettre en avant vos formations sur le web grâce à votre site internet ?
• Qu’est-ce que le référencement naturel ? Pourquoi cela est-il utile pour mon OF ?
• Comment présenter vos formations pour qu’elles soient bien référencées sur les moteurs de recherches ?

Capsule 2 -> Une présence affirmée

• Comment partager votre expertise au travers d’un blog / d’un site ?
• Comment créer une communauté sur les réseaux sociaux ?
• Qu’est-ce que la micro-influence et comment cela fonctionne ?

Capsule 3 -> Passer à la vitesse supérieure

• Comment fidéliser vos formés afin qu’ils reviennent se former ?
• Comment booster sa présence sur le web en lançant des campagnes publicitaires ?
• Bonus : comment analyser les résultats de vos actions ?

À qui est destinée cette formation ?

Vous êtes un organisme de formation et souhaitez obtenir des demandes de candidats sur Internet ?

Vous êtes en train de structurer votre activité d’E-learning et souhaitez vendre vos formations en ligne ?

>> Ces 3 capsules sont là pour vous aider

N’hésitez pas à nous écrire s’il y a des éléments que vous souhaitez voir abordés plus en détail

L’article Tutoriel : comment vendre vos formations en ligne ? est apparu en premier sur Digiformag.

Et si le digital changeait nos modes d’apprentissage ?

Expérimentation, travail collaboratif, formation à distance ou formation interactives, autant de termes qui peuvent se retrouver dans le digital. La pédagogie est un enjeu majeur dans un monde où le temps d’attention est de plus en plus court et où chaque personne souhaite apprendre de manière ludique.

Pourquoi ne pas tenter de nouvelles expériences avec vos stagiaires dès demain ?

Un quizz en présentiel / Une formation en mode classe inversée ? (chaque participant est proactif dès la première minute de formation) / Une mise en situation ou bien même un jeu de rôle à distance ?

Autant de pistes que le digital peut vous aider à explorer…

L’article La formation en mode digitale ça vous tente ? est apparu en premier sur Digiformag.

Notre livre coup de cœur de la semaine : “Comment formerez-vous demain ?”

Excellent petit livre sur la formation de demain édité par l’équipe de Sydo, on recommande !

L’article [Livre] Comment formerez-vous demain ? est apparu en premier sur Digiformag.

En montrant des piles de papiers, on peut voir à quel point la gestion administrative des OF est un travail fastidieux. Non loin de la réalité pour remplir le BPF chaque année, on commence à percevoir l’intérêt du numérique en lien avec la réforme actuellement menée par le gouvernement.

Dessine-moi la formation, c’est une nouvelle illustration chaque mois qui met en avant une situation représentant le quotidien de la formation professionnelle, une anecdote, ou une histoire particulière de formateur.

Au mois prochain !

L’article Comment le BPF peut rendre fou ? est apparu en premier sur Digiformag.

Sans prétendre vous révéler toutes les ficelles du métier, cet article vous donnera quelques pistes pour structurer et réussir l’animation de votre première formation.

Les compétences nécessaires pour animer une formation

Animer une formation requiert un certain nombre de compétences et qualités :

• compétences techniques : connaissance parfaite de la discipline enseignée, impliquant un développement continu de votre expertise ;
• compétences organisationnelles : savoir gérer son temps, structurer le déroulement de la formation, définir les priorités ;
• compétences didactiques et pédagogiques : si vous êtes formateur occasionnel ou n’avez jamais été formé à la pédagogie, des formations existent pour acquérir ces compétences ;
• qualités humaines :
  • avoir l’envie et la passion de transmettre ses connaissances ;
  • créativité, afin de dynamiser les formations : savoir se renouveler et proposer des séquences originales en fonction de l’auditoire ;
  • savoir écouter et détecter les besoins des stagiaires avant et pendant la formation et être prêt à s’adapter en conséquence ;
  • savoir créer un environnement d’apprentissage idéal : bienveillance, écoute active, aptitude à désamorcer les conflits ;
  • capacités d’adaptation : pour comprendre et vous adapter à la culture de l’entreprise ou du public auprès duquel vous intervenez, et rester serein face aux imprévus.

Le déroulement de la formation

Préparation de l’espace

Si vous réalisez une formation en présentiel, arrivez suffisamment en avance pour installer votre matériel, organiser l’espace pour la formation et surtout avoir le temps de gérer des aléas techniques (ordinateur ou vidéoprojecteur qui ne s’allume pas, matériel manquant, etc.).

Ouverture et introduction

L’accueil des stagiaires et les premières minutes de la session sont pour le formateur l’occasion de mettre en place une ambiance bienveillante et chaleureuse.

Commencez par vous présenter : qui êtes-vous, quelle est votre expérience, votre expertise ?

N’oubliez pas de mentionner les aspects logistiques : horaires, durée des pauses, organisation du déjeuner, emplacement des toilettes, de la machine à café, etc.

Si la taille du groupe le permet, demandez aux stagiaires de se présenter à tour de rôle en introduisant un « ice breaker ». Par exemple, vous pouvez demander à chacun de répondre à 3 questions (notez-les au tableau avant de commencer) : quel est votre nom ? Quel est votre rôle au sein de l’entreprise ? Si vous étiez un animal/une fleur/un objet, lequel ou laquelle seriez-vous ? Quel film/livre/série recommandez-vous ?

Enfin, avant de rentrer dans le vif du sujet, présentez le déroulement de la formation en rappelant les objectifs généraux et les différentes séquences.

Les séquences de la formation

Chaque séquence se décline en plusieurs étapes :

1. Plan de la séquence : présenter le déroulement de la séquence à venir.
2. Découverte du sujet : déterminer ce que les stagiaires savent déjà du sujet. Exemple : posez des questions ouvertes et notez les réponses sur le tableau.
3. Exposé théorique : sur tableau, PowerPoint ou tout autre outil de présentation.
4. Exercice : mise en pratique de l’exposé théorique et ancrage des connaissances. Les activités vous permettent également de faire la transition vers la séquence suivante.

Bien entendu, selon le contenu de la formation, vous pouvez alterner autant d’exposés théoriques et d’exercices que vous le souhaitez. Prenez en compte les périodes de baisse d’attention des stagiaires et alternez exposés courts (une vingtaine de minutes maximum) et activités dynamisantes.

Conclusion et évaluation de la formation

L’étape d’évaluation et de conclusion de la journée a plusieurs objectifs :

1. Faire un bilan de la journée basé sur le plan de séquence, en vérifiant que tout a été abordé et revenir sur ce qui a été vu.
2. Consolider les connaissances, par une réactivation des sujets abordés et des exercices réalisés.
3. Recueillir les objectifs de mise en œuvre de l’acquis par les stagiaires : il s’agit de les inciter à « rouvrir leurs cahiers » après la formation pour mettre en pratique ce qu’ils ont appris. Vous pouvez par exemple leur proposer de se fixer des objectifs et de réaliser un plan d’action sur un carnet de bord. Si la formation se déroule sur plusieurs sessions suffisamment espacées, leur proposer de faire un compte rendu des actions qu’ils auront mises en œuvre au début de la prochaine session.
4. Demander aux stagiaires si la formation a rempli ses objectifs : cela vous permet d’ajuster vos méthodes et votre contenu pour de prochaines sessions, mais aussi d’identifier les informations manquantes que vous pouvez leur transmettre ultérieurement, par e-mail ou sur l’extranet de la formation, par exemple.
5. Faire remplir le questionnaire de satisfaction : le questionnaire de satisfaction est indispensable pour obtenir un retour à chaud sur la formation et dégager des axes d’amélioration, mais aussi pour identifier de nouveaux besoins de formation. Pour le formateur, il s’agit d’un outil précieux pour améliorer sa pratique.
   Laissez suffisamment de temps aux stagiaires pour remplir le questionnaire entièrement.

Quelques bonnes pratiques pour dynamiser la formation

• Rythmer la formation en alternant différentes modalités. L’objectif est de profiter au mieux des périodes d’attention des stagiaires. Alternez tours de table, apports théoriques avec différents moyens de présentation, exercices, quiz ou tests, simulations et jeux de rôles, etc. Les pauses sont l’occasion de détendre l’atmosphère au sein du groupe. Si vous sentez que votre auditoire y serait réceptif, vous pouvez lancer des sujets de conversation, raconter des anecdotes, passer des vidéos humoristiques, etc.
• Oublier les PowerPoint indigestes avec des kilomètres de texte. L’image, la vidéo, la schématisation sont beaucoup plus dynamiques et efficaces pour l’ancrage des connaissances. Tentez de trouver des moyens originaux de transmettre votre savoir (YouTube ou Dailymotion sont d’excellentes sources d’inspiration !). Des applications comme Prezi ou slid.es permettent de créer des présentations animées et dynamiques. Moins il y a de texte sur vos supports, plus il vous sera facile de vous en détacher et d’exprimer tous vos talents oratoires.
• Éliminer les fautes d’orthographe ou de grammaire de vos supports ! Il existe des logiciels de correction bien plus puissants que les correcteurs standards (Antidote, ProLexis, par exemple).
• Avoir un plan B en cas de problème technique (panne ou oubli de matériel, etc.). Avant la formation, essayez d’imaginer les pires situations qui pourraient se produire et les stratégies qui vous permettraient d’y faire face efficacement. Vous gagnerez en sérénité le jour de la formation.

Les outils et documents de la formation

Fil conducteur de la session

Réservé au formateur, il s’agit du plan détaillé des séquences, basé sur les objectifs pédagogiques déterminés lors de la conception de la formation.

• Indiquer la durée prévue de chaque séquence avec les horaires de début et de fin. Au fil de la journée, noter les horaires réels auxquels les séquences ont débuté et se sont terminées. Vous pourrez ensuite corriger le déroulé en prévision des prochaines sessions.
• Indiquer l’objectif d’apprentissage pour chaque séquence.
• Répertorier tous les thèmes traités par ordre chronologique — mettre en relief les plus importants et ceux qui peuvent être laissés de côté si le temps manque.
• Répertorier la méthode utilisée pour chaque sujet abordé (présentation, vidéo, jeu de rôle, etc.).
• Dans votre fil conducteur, n’oubliez pas les pauses et le temps laissé au groupe pour remplir les questionnaires de satisfaction. Vous pouvez par exemple faire un rétroplanning de la journée : fixez chaque bloc de temps en partant de l’heure de fin prévue.

Supports de formation à distribuer

• Être le plus synthétique possible, avec des fiches ou documents sur mesure (plus agréables que les photocopies de livres).
• Ne pas négliger l’importance du papier : les stagiaires aiment toujours sortir de la formation avec de la documentation.
• Une bibliographie contenant ressources papier et ressources en ligne.
• Si votre formation s’y prête, vous pouvez y joindre d’autres types de supports : clé USB, carnet de bord à remplir, etc.

Outils d’animation

Les possibilités d’intégrer le numérique dans le présentiel sont multiples. En voici quelques exemples :

• Applications de présentation (Prezi, PowerPoint) : laissez tomber le bon vieux PowerPoint ! Aujourd’hui des applications existent pour créer des présentations animées bien plus attrayantes : Prezi, slid.es, etc.
• Vidéos (YouTube, Dailymotion, vimeo) : YouTube et consorts regorgent de ressources utiles à projeter en formation : vidéos explicatives, infographies animées, interviews, etc.
• Applications pour l’engagement des stagiaires : des applications en ligne comme Socrative, Google Classrooms ou Kahoot permettent d’améliorer l’engagement des stagiaires en proposant des activités ludiques, des questionnaires, des sondages à remplir sur ordinateur, smartphone ou tablette.

Documents obligatoires

• Feuille d’émargement : elle atteste de la réalité de l’action de formation et doit être remplie et signée par les stagiaires pour chaque demi-journée.
• Questionnaire d’évaluation et de satisfaction : à remplir en fin de formation.
• Attestations de fin de formation : elles sont nominatives et doivent contenir les objectifs de la formation, la nature de la formation, la durée de l’action de formation et les résultats de l’évaluation des acquis.

Pour simplifier la saisie et l’analyse des données, l’émargement et l’évaluation de la formation peuvent être dématérialisés.

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