En 2021, 25 548 dossiers de demande d’enregistrement pour obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) ont été déposés dans les services régionaux en charge de la formation professionnelle. 22 311 ont été enregistrés et 3 237 dossiers ont été refusés, soit près de 15 %. En 2022, le taux est monté à 21% avec 6 579 refus pour 31 274 demandes déposées d’après le Bilan 2022 Activité des services de contrôle publié en octobre 2023 par le Ministère du Travail*.

En 2023, la tendance s’est stabilisée avec environ 30 800 demandes de NDA enregistrées. Toutefois, le taux de refus est resté élevé, autour de 19 %, soit environ 5 850 refus.

En 2024, selon les premières estimations du Ministère du Travail et les projections des DREETS régionales, le nombre de demandes est resté stable autour de 32 000 à 34 000.

Le taux de refus est estimé entre 18 % et 20 %, soit jusqu’à 6 800 refus potentiels.

Les prestations liées au coaching, bien-être ou développement personnel restent les premières causes de refus, notamment en raison de leur non-conformité avec les critères du Code du travail.

Les chiffres consolidés officiels seront publiés à l’automne 2025 dans le bilan annuel de l’activité des services de contrôle.

Sources : Ministère du Travail (bilan 2022), DREETS régionales, tendances sectorielles observées par Digiforma et l’ANDRH.

Observons maintenant le détail des motifs de refus d’enregistrement des déclarations. Puis, les ressources pour ne pas essuyer de refus.

1 – Les 7 motifs de refus du numéro de déclaration d’activité

Il existe 7 types de raisons pour lesquelles le numéro de déclaration d’activité n’est pas délivré par les services régionaux de l’État en charge de la formation professionnelle.

Il manque une pièce dans le dossier transmis

C’est le motif principal. 58 % des dossiers transmis ne sont pas complets.

La prestation correspond à du développement personnel

21 % des demandes sont refusées, car ces prestations n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle, mais relèvent du développement personnel, du conseil, du coaching, du bien-être, de soin thérapeutique ou encore de loisirs.

Une pièce complémentaire demandée n’est pas transmise

Lorsque le dossier nécessite un document complémentaire, celle-ci n’est pas toujours retransmise. Ce qui représente 10 % des refus.

La prestation est une information ou elle s’adresse à un public indifférencié

L’action de formation vise un objectif spécifique et s’adresse à un public spécifique au regard des compétences à développer. Pour 7 % des refus, la prestation correspond à un temps d’information ou à une action très générale.

La prestation correspond à une formation initiale

Pour 2 % des refus, l’action présentée dans la convention ne relève pas du champ de la formation professionnelle régi par le Code du travail, mais de celui de la formation initiale, régie par le Code de l’éducation.

La convention correspond à une formation interne

Pour 1 % des refus, le contenu de la première convention de formation transmise à l’administration relève de la formation interne à l’entreprise. La formation interne à l’entreprise est à distinguer d’un organisme de formation créé sous la forme d’une filiale dédiée à cette activité par un groupe.

La prestation comprend la livraison d’un bien

Pour 1 % des refus, la prestation de la convention comprend la livraison d’un bien, ce qui n’est pas compatible avec une prestation de formation qui est une prestation de services. « La livraison d’un bien » correspond à la transmission d’un bien corporel avec transfert de propriété. À noter cependant : « le matériel pédagogique (…) destiné à être utilisé exclusivement aux fins de l’enseignement ou de la formation professionnelle » n’entre pas dans le cadre juridique de la livraison d’un bien (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10)*.

À noter : une hausse des refus est constatée dans les secteurs du bien-être et du développement personnel, avec près de 30 % des rejets en 2023 concernant des prestations considérées comme non éligibles à la formation professionnelle.

2. Les ressources pour bétonner son dossier de déclaration d’activité

21. Le Code du travail

Pour revenir aux sources de l’information et éviter toute mauvaise compréhension, il est utile de se pencher sur les points suivants.

• La liste des pièces justificatives à transmettre pour un dossier de demande de NDA  (Article R.6351-5 du Code du travail).

• La liste des prestations du champ de la formation professionnelle

Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ de la formation professionnelle correspondent aux actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage (Article L.6313-1 du Code du travail).

• La définition de l’action de formation 

Il s’agit d’un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel (Article L6313-2).

• L’objectif des actions de formation et les publics concernés

On peut résumer l’Article L6313-3 en relevant comme objectifs : accéder dans les meilleures conditions à un emploi, favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail et à l’évolution des emplois, réduire les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures, accéder à des emplois exigeant une qualification différente ou encore favoriser la mobilité professionnelle.

• Les conditions de réalisation des actions de formation (L.6353-1 à L.6353-10 du Code du travail).

22. Les outils et les ressources à disposition pour le dossier de déclaration d’activité

• Le manuel de télédéclaration

Le manuel de télédéclaration d’activité d’un organisme de formation du ministère du Travail est notamment disponible sur le site de la DRIETS.

• La plateforme Mon Activité Formation

La plateforme Mon Activité Formation.

• Le site service public entreprise

La rubrique déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation sur le site Entreprise Service Public permet une compréhension globale de la démarche.

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À lire également :

Bilan pédagogique et financier : c’est parti ! Un BPF en 2023 pour qui, pourquoi et comment ?

Levons le voile sur le sigle OPAC

* Sources complémentaires : 

• Bilan 2022 Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS – Services régionaux de contrôle) publié par le Ministère du Travail en octobre 2023 (Page 5).

• Rubrique organismes de formation : formalités administratives sur le site du Ministère du Travail.

• Sur la livraison de bien – Bulletin officiel des finances du 16/02/2022 (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10 « TVA – Champ d’application et territorialité – Opérations imposables en raison de leur nature – Livraisons de biens meubles corporels ».

L’article Numéro de déclaration d’activité : pour quelles raisons 15 % des dossiers sont-ils refusés ? est apparu en premier sur Digiformag.

Quel est votre domaine d’activité ?

Après avoir été ingénieur d’étude informatique puis responsable pédagogique pour un organisme de formation, je suis consultante-formatrice indépendante depuis 8 ans.

J’interviens dans trois domaines que sont le management, l’efficacité professionnelle et la formation de formateurs. Mon métier c’est  « la simplexité » : rendre simple les choses complexes à l’aide de la ludopédagogie, des outils visuels, du mind mapping qui facilitent les apprentissages.

Je conseille, je forme et je conçois également des supports de formation qui reposent notamment sur des éléments visuels forts. Je suis aussi facilitatrice de la méthode LEGO® Serious Play.

Pourquoi vous engager dans la nouvelle modalité de l’AFEST  ?

En formation dite « présentielle », que ce soit sur un site extérieur ou en interne dans entreprise, il est difficile de vérifier la montée en compétences sur le poste de travail.

Avec l’action de formation en situation de travail (AFEST), définir des indicateurs est un des éléments clefs de cette modalité. Elle permet de vérifier la montée en compétences des apprenants. Cette modalité s’inscrit au cœur des pratiques de l’entreprise et va enrichir le plan de développement des compétences.

C’est aussi l’opportunité pour l’entreprise de mobiliser leurs propres collaborateurs, en tant que tuteurs, dans les parcours de formation. Ceux qui maîtrisent des techniques spécifiques à l’entreprise pourront transmettre leurs savoir-faire dans un cadre pédagogique facilitant les apprentissages. M’investir dans l’AFEST me permet de proposer une modalité de formation supplémentaire pour les entreprises et complémentaire du digital et du présentiel.

Lire aussi : L’action de formation en situation de travail (AFEST) reconnue par la loi Avenir professionnel

Que vous apporte d’être titulaire de la certification Référent FEST ?

Pour me former à l’AFEST, je voulais moi-même aller plus loin qu’une formation « présentielle » de deux jours. Le parcours proposé par C-Campus qui prépare à la certification Référent FEST prévoit une mise en application dans l’entreprise. La formation comprend trois jours en présentiel*, animés par Jonathan Pottiez pour ma session. Elle est complétée par des modules à distance.

Lire aussi : « L’AFEST introduit un changement de mode managérial au sein de l’entreprise » Interview de Luc Lecerf, expert AFEST

Racontez-nous la mise en pratique dans l’entreprise HTTP ?

J’ai réalisé la mise en pratique de la formation Référent FEST dans l’entreprise HTTP, spécialisée dans les solutions de pilotage et de supervision d’équipements techniques. Elle est implantée à Redon et dirigée par Vincent Hemery qui a trouvé le projet intéressant.

Ma mission en tant que référente AFEST consistait à la mise en place d’un parcours de développement des compétences spécifiques au métier de l’entreprise HTTP. Ce parcours est à destination des nouveaux salariés qui intègrent l’entreprise et aussi de salariés qui souhaitent développer d’autres compétences dans un domaine complémentaire détenu par d’autres salariés de l’entreprise.

Ma démarche a été la suivante :

• En amont une analyse des métiers de l’entreprise est réalisée.
• Les salariés passent un test de positionnement pour évaluer leurs compétences
• L’ingénierie de formation est construite avec un découpage du parcours en bloc de compétences.
• Le parcours pédagogique est personnalisé en fonction du niveau de compétence initial et de l’objectif à atteindre pour chacun.
• Les activités pédagogiques se basent sur des situations de travail réelles et expérientielles.
• Des phases réflexives sont consacrées à l’analyse de ce que l’apprenant a réalisé, puis va réaliser pour la prochaine étape.
• Une évaluation finale mesure la progression de chaque participant.
• Toutes ces étapes sont tracées.

Quel est le rôle du référent AFEST dans l’entreprise ?

Qu’il s’agisse d’un collaborateur de l’entreprise ou d’un intervenant extérieur, son rôle est de poser le cadre pédagogique dans lequel interviennent ensuite des spécialistes des compétences concernées.

Il s’assure de la mise en place des caractéristiques énumérées ci-dessus. Il a aussi la mission d’outiller l’entreprise permettant ainsi de garder une trace de toutes les étapes parcourues pendant l’AFEST. Cela permet de justifier qu’il s’agit bien d’une action de formation à proprement parler, et non ce que l’on appelle parfois « une formation sur le tas ».

Quelles nouvelles modalités d’intervention cela vous ouvre-t-il ?

Cette formation vient en complément de mes 15 années d’expérience en ingénierie de formation. Elle me donne une plus grande légitimité pour pouvoir intervenir dans les domaines ci-dessous.

• Tenir le rôle de référente AFEST dans les parcours des entreprises.
• Former aux missions de référent et de tuteur AFEST.
• Animer des séquences réflexives.
• Construire des outils, des parcours pédagogiques.

Lire aussi : Les 7 critères Qualiopi : ce qu’il faut savoir

 Quel rôle jouent les Opco dans le développement du dispositif AFEST ?

Les opérateurs de compétences (Opco) sont amenés à jouer un rôle lorsqu’une AFEST intervient dans une entreprise de moins de 50 salariés. Les Opco ont lancé des appels à référencement de prestataires d’actions de formation qui pourront intervenir dans des dispositifs AFEST financés par les Opco. Disposer de la certification Référente AFEST est souvent demandé pour y répondre et donc c’est un plus.

Les entreprises de moins de 50 salariés sont particulièrement concernées. Plus l’entreprise est de petite taille, plus il peut être difficile d’extraire le collaborateur de son activité quotidienne. La formation dans l’entreprise, sur poste de travail, prend ici tout son sens. Par contre, un accompagnement est souvent nécessaire lorsque la fonction RH et formation n’est pas très développée dans l’entreprise.

Le site de Delphine Valay : dfisconseilformation.fr/

L’entreprise HTTP : httproject.fr — Gestion intelligente des bâtiments, de l’eau et des automatismes industriels.

*La certification Référent FEST

• Nom complet de la certification : Accompagnement des apprentissages et de la formation en situation de travail.
• Financement possible via le compte personnel de formation.
• Inscrite au Répertoire spécifique sous le numéro : RS2428.
• Délivrée par C-Campus : c-campus.fr.
• La formation est désormais accessible 100% à distance.

AFEST et Qualiopi :

À partir du 1^er janvier 2021, les parcours AFEST financés, pour tout ou partie par les Opco, devront être délivrés par des organismes de formation détenteurs de la certification QualiopiNos articles :

Textes réglementaires : 

Le Décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018 relatif aux actions de formation et aux modalités de conventionnement des actions de développement des compétences

L’article « J’ai passé la certification Référent AFEST » Le témoignage de Delphine Valay est apparu en premier sur Digiformag.

Observons dans un premier temps, le détail des motifs de refus d’enregistrement des déclarations. Et dans un second temps, les ressources pour ne pas essuyer de refus.

1 – Les 7 motifs de refus du numéro de déclaration d’activité

Il existe 7 types de raisons pour lesquelles le numéro de déclaration d’activité n’est pas délivré par les services régionaux de l’État en charge de la formation professionnelle.

Il manque une pièce dans le dossier transmis

C’est le motif principal. 58 % des dossiers transmis ne sont pas complets.

La prestation correspond à du développement personnel

21 % des demandes sont refusées, car ces prestations n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle, mais relèvent du développement personnel, du conseil, du coaching, du bien-être, de soin thérapeutique ou encore de loisirs.

Une pièce complémentaire demandée n’est pas transmise

Lorsque le dossier nécessite un document complémentaire, celle-ci n’est pas toujours retransmise. Ce qui représente 10 % des refus.

La prestation est une information ou elle s’adresse à un public indifférencié

L’action de formation vise un objectif spécifique et s’adresse à un public spécifique au regard des compétences à développer. Pour 7 % des refus, la prestation correspond à un temps d’information ou à une action très générale.

La prestation correspond à une formation initiale

Pour 2 % des refus, l’action présentée dans la convention ne relève pas du champ de la formation professionnelle régi par le Code du travail, mais de celui de la formation initiale, régie par le Code de l’éducation.

La convention correspond à une formation interne

Pour 1 % des refus, le contenu de la première convention de formation transmise à l’administration relève de la formation interne à l’entreprise. La formation interne à l’entreprise est à distinguer d’un organisme de formation créé sous la forme d’une filiale dédiée à cette activité par un groupe.

La prestation comprend la livraison d’un bien

Pour 1 % des refus, la prestation de la convention comprend la livraison d’un bien, ce qui n’est pas compatible avec une prestation de formation qui est une prestation de services. « La livraison d’un bien » correspond à la transmission d’un bien corporel avec transfert de propriété. À noter cependant : « le matériel pédagogique (…) destiné à être utilisé exclusivement aux fins de l’enseignement ou de la formation professionnelle » n’entre pas dans le cadre juridique de la livraison d’un bien (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10)*.

2. Les ressources pour bétonner son dossier de déclaration d’activité

21. Le Code du travail

Pour revenir aux sources de l’information et éviter toute mauvaise compréhension, il est utile de se pencher sur les points suivants.

• La liste des pièces justificatives à transmettre pour un dossier de demande de NDA  (Article R.6351-5 du Code du travail).

• La liste des prestations du champ de la formation professionnelle

Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ de la formation professionnelle correspondent aux actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage (Article L.6313-1 du Code du travail).

• La définition de l’action de formation 

Il s’agit d’un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel (Article L6313-2).

• L’objectif des actions de formation et les publics concernés

On peut résumer l’Article L6313-3 en relevant comme objectifs : accéder dans les meilleures conditions à un emploi, favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail et à l’évolution des emplois, réduire les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures, accéder à des emplois exigeant une qualification différente ou encore favoriser la mobilité professionnelle.

• Les conditions de réalisation des actions de formation (L.6353-1 à L.6353-10 du Code du travail).

22. Les outils et les ressources à disposition pour le dossier de déclaration d’activité

• Le manuel de télédéclaration

Le manuel de télédéclaration d’activité d’un organisme de formation du ministère du Travail est notamment disponible sur le site de la DRIETS.

• La plateforme Mon Activité Formation

La plateforme Mon Activité Formation.

• Le site service public entreprise

La rubrique déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation sur le site Entreprise Service Public permet une compréhension globale de la démarche.

À lire également :

Bilan pédagogique et financier : c’est parti ! Un BPF en 2023 pour qui, pourquoi et comment ?

Levons le voile sur le sigle OPAC

* Sources complémentaires : 

• Bilan 2022 Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS – Services régionaux de contrôle) publié par le Ministère du Travail en octobre 2023 (Page 5).

• Rubrique organismes de formation : formalités administratives sur le site du Ministère du Travail.

• Sur la livraison de bien – Bulletin officiel des finances du 16/02/2022 (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10 « TVA – Champ d’application et territorialité – Opérations imposables en raison de leur nature – Livraisons de biens meubles corporels ».

L’article Numéro de déclaration d’activité : pour quelles raisons 15 % des dossiers sont-ils refusés ? est apparu en premier sur Digiformag.

Au programme : 

1. Respecter tous les articles du Code du travail dédiés au bilan.
2. Rédiger une offre conforme pour l’enregistrement sur EDOF.
3. Remplir les conditions supplémentaires de la Caisse des dépôts.
4. Garantir que la prestation est un bilan (et pas autre chose).
5. La Caisse des dépôts précise certaines modalités du bilan.
6. Rappel (jamais inutile) sur le bilan de compétences et la sous-traitance.

En préambule

Il n’existe pas d’autorisation administrative préalable pour proposer des bilans de compétences.

Les bilans de compétences font partie des actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ d’application des dispositions relatives à la formation professionnelle (article L.6313-1 du Code du travail) au même titre que les actions de formation, les actions de VAE et les actions de formation par apprentissage. Comme tout OPAC (organisme prestataire d’action concourant au développement des compétences), l’organisme proposant des bilans doit disposer d’un numéro de déclaration d’activité à solliciter auprès de l’administration (la DRIETS ou la DREETS, voir ci-dessous).

Les bilans font partie des prestations éligibles aux financements du Compte personnel de formation.

L’éligibilité des prestations de bilans de compétences au CPF (article L.6323-6 du Code du travail) est devenue, d’une certaine façon, une étape de vérification du respect du cadre légal du bilan de compétence avec l’ajout de critères complémentaires posés par la Caisse des dépôts et consignations.

En novembre 2022, la Caisse des dépôts et consignations publié un guide d’éligibilité du bilan de compétences au CPF.

Ce guide, mis à jour en mars 2023, rappelle les obligations légales, pose des interdits et apporte d’utiles précisions. N’oublions pas également que l’accès à l’éligibilité au CPF nécessite de disposer de la certification Qualiopi. Quelques points sont précisés sur la question du recrutement et de la coordination des intervenants qui assurent la prestation de bilan.

1. Respecter tous les articles du Code du travail dédiés au bilan

Le guide de l’éligibilité au CPF rappelle les règles du bilan de compétences fixées dans les articles du Code du travail (L.6313-4 et L.6323-6)

• Proposer une prestation respectant le cahier des charges légal : la prestation doit répondre aux objectifs stricts du bilan de compétences*, elle doit durer 24 heures maximum et le parcours est constitué de trois phases qui se succèdent (phase préliminaire, d’investigation et de conclusion).
• Transmettre les résultats détaillés et un document de synthèse, qui sont à destination du bénéficiaire uniquement. La communication à toute autre personne nécessite son accord.
• Respecter les règles du secret professionnel posées par le Code pénal (L.226-13 et L.226-14).
• Questionner le bénéficiaire sur des sujets uniquement en lien avec l’objet du bilan de compétences.
• Si l’organisme prestataire de bilans de compétences exerce d’autres activités, une organisation dédiée la réalisation des bilans de compétences s’impose.

2. Rédiger une offre conforme pour l’enregistrement sur EDOF

L’offre publiée sur la plateforme Mon compte formation doit respecter les indications suivantes, comme l’indique mot à mot le guide d’éligibilité du bilan de compétences au CPF à télécharger sur la plateforme EDOF (Portail d’informations des organismes de formation) géré par la Caisse des dépôts et consignations.

Les indications suivantes doivent être respectées :

• « Le contenu mentionne l’ensemble des phases prévues dans la prestation et une estimation du travail personnel à réaliser.
• Le champ « résultats attendus » doit indiquer que le document de synthèse est remis et commenté au bénéficiaire du bilan.
• La durée de la prestation ne doit pas dépasser 24 heures.
• Le tarif devra englober la totalité des phases de la prestation. »

Il est interdit de publier dans l’offre déposée sur EDOF :

• « Un tarif horaire.
• Des offres modularisées, c’est-à-dire ne comportant qu’une partie des trois étapes du bilan de compétences ».

3. Remplir les conditions supplémentaires de la Caisse des dépôts

Le guide de l’éligibilité au CPF pose des exigences complémentaires

Informer le titulaire des modalités avant l’inscription. « Le prestataire doit impérativement informer le titulaire du compte CPF de toutes les modalités relatives au déroulement du bilan de compétences, et ce en amont de la phase d’inscription ».

Mener un entretien avant la demande de financement. « Un entretien préalable avec la personne est donc nécessaire afin d’individualiser le projet et avant tout envoi de la commande dans EDOF ». Il est rappelé comme bonne pratique que « la commande adressée à la personne (devis) doit être personnalisée et présenter la prestation convenue au préalable. Elle doit être prévue sur une période suffisamment étalée dans le temps (date de début et date de fin convenues lors de l’inscription) ».

Garantir la confidentialité des échanges. « Le prestataire doit proposer un accompagnement dans un environnement garantissant la discrétion et la confidentialité des échanges ».

Confier les bilans à des professionnels qualifiés. « Les professionnels faisant passer les tests et accompagnant les personnes doivent disposer de compétences solides et plurielles. Exemples de qualifications attendues : psychologues du travail, spécialistes en gestion des carrières (ressources humaines, orientation professionnelle)… »

S’assurer de leurs connaissances de l’emploi et de la formation. « Les conseillers doivent également connaitre les caractéristiques socio-économiques du territoire, les secteurs clés qui recrutent, le monde de l’entreprise et les dispositifs de formation professionnelle ».

Auxquelles s’ajoutent les exigences de Qualiopi

Sur le sujet des professionnels assurant les bilans, s’ajoutent les exigences posées par les indicateurs n° 18 et 21 du Référentiel national Qualité. La certification Qualiopi est en effet nécessaire pour que les prestations concourant au développement de compétences soient finançables par le CPF.

Critère n° 21 sur les profils et le recrutement des intervenants. « Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations ». Le guide de lecture du Référentiel Qualité (V7 du 21 mars 2021) précise qu’il s’agit de « démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire ».

Critère n° 28 sur la coordination des intervenants. « Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…) »  Le guide de lecture du Référentiel Qualité précise qu’il s’agit de « démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation ».

4. Garantir que la prestation est un bilan (et pas autre chose)

Les objectifs stricts du bilan de compétences sont inscrits dans le Code du travail. « Les bilans de compétences mentionnés au 2° de l’article L. 6313-1 ont pour objet de permettre à des travailleurs d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation ». Le guide de l’éligibilité au CPF apporte des précisions pour qu’il n’y ait aucun doute ou confusion sur les objectifs du bilan de compétences.

La reformulation détaillée du cadre légal du bilan

• « Le bilan de compétences a pour but de dessiner le profil du bénéficiaire sur le plan professionnel afin de mieux connaitre ses atouts.
• Au terme de son bilan, la personne accompagnée doit avoir clairement identifié ses compétences professionnelles et personnelles susceptibles d’être investies dans des situations professionnelles déterminées, et également définies après la prise en compte des besoins socio-économiques de son territoire d’activité et de son bassin de vie.
• La personne accompagnée doit être en mesure d’avoir une vision claire de son projet professionnel ».

En d’autres termes, l’objectif du bilan est : 

• « Explorer et valoriser des compétences personnelles et professionnelles, des aptitudes et des motivations.
• Définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation.
• Utiliser les atouts mis en lumière comme un instrument de négociation pour un emploi, une formation ou une évolution de carrière.
• Une analyse de la faisabilité du projet eu égard aux besoins socio-économiques du territoire de vie et d’activité de la personne ».

Liste de ce qui n’est pas un bilan de compétences

Le guide de l’éligibilité fait la liste de ce qui n’entre pas dans le champ du bilan de compétences

• « Une aide à la recherche d’emploi.
• Une aide à la rédaction d’un CV et/ou une lettre de motivation.
• Un reclassement externe/outplacement.
• Une évaluation à un futur poste/assessment.
• Un bilan de carrière.
• Un bilan d’orientation professionnelle.
• Un bilan professionnel.
• Du coaching professionnel, managérial, personnel.
• Du développement personnel.
• Un stage de bien-être.
• Une préparation à la retraite ».

5. La Caisse des dépôts précise certaines modalités du bilan

Délai entre le début et la fin du bilan. « Si la réglementation ne fixe pas une amplitude minimale ou maximale, un bilan de compétences de qualité ne saurait s’étaler sur une très longue période ou a contrario n’être réalisé que sur une journée ».

Présentiel et/ou distanciel. « Un bilan de compétences peut être réalisé partiellement ou totalement à distance ».

Démarche individuelle et non collective. « C’est une démarche individuelle. Un regroupement collectif permettant un partage ponctuel peut être prévu, mais ne peut constituer la seule modalité d’accompagnement de la personne. ».

6. Rappel (jamais inutile) sur le bilan de compétences et la sous-traitance

Le guide précise également le mode de sous-traitance d’une prestation de bilan :

• « La sous-traitance est formalisée par un contrat de sous-traitance entre l’organisme donneur d’ordre et son sous-traitant.
• L’organisme sous-traitant doit respecter les mêmes obligations que l’organisme donneur d’ordre pour pouvoir dispenser la formation professionnelle, dont : disposer d’un numéro de déclaration d’activité et respecter la réglementation en vigueur ainsi que les engagements souscrits au titre des conditions générales d’utilisation et conditions particulières des organismes de formation).
• L’organisme donneur d’ordre est intégralement responsable des agissements de son/ses sous-traitant(s). En cas de manquement de son/ses sous-traitant(s), l’organisme donneur d’ordre en assumera les éventuelles sanctions mentionnées à l’article 4.1 des conditions particulières des organismes de formation.
• L’organisme donneur d’ordre se porte fort du respect par le sous-traitant de dispenser une formation de qualité conformément au référentiel de qualité ».

À lire également :

Durée et coût d’un audit Qualiopi : ce qui change (ou pas) au 1er septembre 2023

Qualiopi et sous-traitance : que dit le Référentiel et le Guide de lecture ?

Les textes et ressources indispensables :

• Le guide d’éligibilité du bilan de compétences au CPF (publié en novembre 2022 et mis à jour le 2 mars 2023) à télécharger sur : of.moncompteformation.gouv.fr.
• Éligibilité du bilan de compétences au CPF dans le Code du travail : Article L.6323-6 du Code du travail.
• Le bilan de compétences dans le Code du travail : Articles L.6313-4 et R.6313-4 du Code du travail.
• Les sanctions pénales en cas d’atteinte au secret professionnel : Articles L. 226-13 et L.226-14 du Code pénal.
• Une déclaration d’activité en tant qu’organisme du champ de la formation professionnelle s’opère auprès de la DRIEETS (Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) pour l’ile de France ou de la DREETS (Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités) pour les autres régions.

L’article Bilan de compétences : respectez-vous les critères d’éligibilité au CPF ? est apparu en premier sur Digiformag.

1. Le chiffre d’affaires
2. Les catégories d’actions
3. Le nombre de sites
4. Nouvel entrant
5. « Surprises » lors de l’audit
6. L’audit d’extension
7. L’audit de renouvellement
8. Coût moyen de durée d’audit
9. Exemples de durée d’audit

1. Le chiffre d’affaires

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit de surveillance varient en fonction du montant du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’action concourant au développement des compétences.

1.1.Trois tranches de chiffre d’affaires

• Moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires.
• Entre 150 000 et 750 000 euros.
• Plus de 750 000 euros

Les chiffres d’affaires sont exprimés hors taxe. L’arrêté du 31 mai 2023 ne modifie pas ces éléments.

Source : article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

1.2. Sur la base du dernier BPF

Le chiffre d’affaires pris en compte pour le calcul de la durée de l’audit Qualiopi est celui du dernier bilan pédagogique et financier de l’organisme. Il s’agit du « total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle » indiqué en bas du cadre C de la page 1 du formulaire N° 10443*16 du BPF. Le dernier BPF transmis à l’administration est une pièce qui doit être fournie à l’organisme certificateur avant l’audit initial.

Ce chiffre correspond au chiffre d’affaires issu des prestations de développement des compétences (total lignes 1 à 11) et au chiffre d’affaires total de l’organisme, qui peut avoir des activités hors formation professionnelle.

Ce qui a changé au 1er juin 2023 : « Pour déterminer la durée de l’audit [d’extension], l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire ».

2. Les catégories d’actions

2.1. Ce qui ne change pas

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit surveillance varient également en fonction des activités de l’organisme au titre de la formation professionnelle.. Un OPAC (organisme prestataire d’action concourant au développement des compétences) délivre un ou plusieurs types d’action classés en 4 catégories :

• Action de formation (Article L.6313-1-1° du Code du travail).
• Bilan de compétences (Article L.6313-1-2°).
• Validation des acquis de l’expérience (Article L.6313-1-3°).
• Action de formation par apprentissage  (Article L.6313-1-4°).

L’organisme transmet à l’organisme certificateur les catégories d’actions concernées par la certification avant l’audit initial.

2.2. Ce qui change à partir du 1er sept. 2023

Les informations que transmet le prestataire sur les catégories d’actions concernées par la certification à l’organisme certificateur sont désormais plus détaillées.

Arrêté du 31 mai 2023 : il doit être transmis au préalable de l’audit initial une description « précisant les catégories d’actions mentionnées à l’article L. 6313-1 mises en œuvre et indiquant si l’organisme réalise des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s’il confie la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s’il intervient pour le compte d’un autre organisme de formation ».

3. Le nombre de sites

3.1. Durée d’audit : les règles qui ne changent pas

La durée de l’audit initial et la durée de l’audit de surveillance sont allongées si l’organisme dispose de plusieurs sites. La durée effective dépend du nombre de sites de l’organisme.

L’organisme transmet à l’organisme certificateur avant l’audit initial la liste exhaustive des sites qui sont rattachés au même NDA (numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité) et au même système qualité.

Source : article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

3.2. Les nouveautés à partir du 1er sept. 2023

Organisme multisite qui ajoute un site

• Lorsqu’un organisme qui avait déjà plusieurs sites crée un ou plusieurs nouveaux sites : un nouvel audit initial doit être réalisé. Le périmètre de l’audit comprend la fonction centrale et le / les nouveaux sites.
• La durée de ce nouvel audit initial est calculée selon les règles applicables aux organismes multisites en prenant en compte uniquement le ou les nouveaux sites.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si l’organisme multisites souhaite ajouter un nouveau site, ce site doit être audité avant d’être inclus dans le certificat, en plus de la surveillance prévue dans le plan d’audit. Si l’organisme multisites souhaite ajouter plusieurs nouveaux sites, un échantillonnage des sites à auditer est réalisé par l’organisme certificateur ».

Organisme jusqu’ici mono-site qui crée un deuxième site

• Lorsqu’un organisme, qui avait un site unique, crée un second site rattaché au même système qualité : un nouvel audit initial doit être réalisé. Le périmètre de l’audit comprend la fonction centrale et le / les nouveaux sites.
• La durée de ce nouvel audit initial est calculée selon les règles applicables aux organismes multisites en prenant en compte uniquement le ou les nouveaux sites.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si un organisme certifié sur un site unique étend son activité sur un ou plusieurs sites, l’organisme satisfait à un nouvel audit initial conformément aux modalités d’audit d’un organisme multisites prévues au présent arrêté. À cet effet, un nouveau contrat est conclu avec l’organisme certificateur ».

Autres nouveautés pour tous les organismes multisites au 1er sept. 2023

• Audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre de nouveaux sites, arrondie à l’entier le plus proche.
• Liste d’échantillonnage : les sites retenus dans l’échantillonnage pour être audités ne sont pas communiqués à l’organisme avant la réunion d’ouverture de l’audit.
• Périmètre du prochain audit : après l’audit initial du ou des nouveaux sites, ces derniers rejoignent le périmètre de la certification globale et sont rajoutés dans le plan d’audit de surveillance ou de renouvellement suivant.

4.  Nouvel entrant : audit de surveillance rallongé au 1er sept. 2023

La durée de l’audit de surveillance pour un organisme certifié Qualiopi en tant que nouvel entrant est rallongé d’une demi-journée par l’arrêté du 31 mai 2023. Cette demi-journée s’ajoutera à partir du 1er sept. 2023 à la durée résultant des règles de calcul applicables à tous les organismes.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Dans le cas d’un organisme audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance prévue à l’article 4 est majorée d’une demi-journée, afin de permettre la vérification des indicateurs dont la mise en œuvre effective est auditée à l’audit de surveillance ».

5. « Surprises » lors de l’audit : durée rallongée au 1er sept. 2023

Avant un audit (initial/surveillance/renouvellement), un plan d’audit est transmis par l’organisme certificateur à l’organisme prestataire (OPAC). Ce document indique « le périmètre de l’audit, les noms des personnes à rencontrer et indique les indicateurs du référentiel concernés par l’audit ».

À partir du 1er sept. 2023, si une différence est constatée entre les informations transmises par l’OPAC et les éléments observés lors de l’audit, sa durée est ajustée.

Arrêté du 31 mai 2023 : « Si, lors de l’audit, l’organisme certificateur constate des éléments nouveaux de nature à affecter la durée d’audit initialement prévue au contrat, il ajuste la durée de l’audit en conséquence ou, à défaut, réalise un audit complémentaire pour assurer la conformité de l’audit initial aux modalités de calcul de la durée d’audit prévues à l’article ».

6. L’audit d’extension : changements dès le 1er juin 2023

6.1. L’essentiel ne change pas

Une nouvelle catégorie d’actions à certifier = un nouvel audit initial

Pour intégrer une ou plusieurs nouvelles catégories d’actions dans la certification, un audit d’extension doit être réalisé. Cet audit est réalisé dans les mêmes conditions qu’un audit initial sur un périmètre restreint aux nouvelles catégories d’actions.

La durée d’un audit d’extension

Le document de questions-réponses du Ministère du Travail du 20 septembre 2020 avait apporté une précision sur la question n° 2.2 : « La durée est la même que pour l’audit initial, c’est-à-dire la durée de base à laquelle s’ajoute la durée de la catégorie d’actions faisant l’objet de l’extension et le cas échéant la durée d’audit prévue par site échantillonné ».

La durée de l’audit après la mise à jour de la certification

Si le résultat de l’audit de la ou des nouvelles catégories d’actions est positif, le certificat Qualiopi de l’organisme est mis à jour. Pour l’audit suivant (surveillance ou renouvellement), le plan d’audit intègre le nouveau périmètre complet de la certification.

6.2. Ce qui a changé au 1er juin 2023

L’audit d’extension pour un organisme multisite est réalisé sur les sites qui délivrent ces nouvelles catégories d’actions.

Arrêté du 31 mai 2023 (mesure en vigueur) : « Lorsqu’un organisme multisites demande l’extension de sa certification sur une nouvelle catégorie d’actions, l’échantillonnage est réalisé sur les sites concernés parla demande d’extension ».

L’organisme prestataire fournit des informations plus détaillées à l’organisme certificateur en vue d’un audit d’extension.

Arrêté du 31 mai 2023 (mesure en vigueur) : « Pour déterminer la durée de l’audit [d’extension], l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire ».

7. L’audit de renouvellement

La durée de l’audit de renouvellement est identique à la durée de l’audit initial s’il n’y a pas de changement dans l’activité de l’organisme.

La durée de l’audit de renouvellement est rallongée ou raccourcie si l’activité de l’organisme évolue :

• Le chiffre d’affaires.
• Les catégories d’actions.
• Le nombre de sites.

Source : article 4 de l’arrêté du Arrêté du 6 juin 2019 (article inchangé).

8. Coût moyen d’une journée d’audit : entre 700 à 900 euros

Le coût d’un audit Qualiopi correspond au nombre de journées nécessaires multiplié par le coût moyen d’une journée d’audit. Une journée d’audit est facturée dans une fourchette moyenne allant de 700 et 900 euros hors taxe.

Ce chiffre s’appuie sur le « benchmark des organismes certificateurs RNQ Qualiopi » réalisé par Steve Vanesse pour 35 organismes certificateurs habilités ou accrédités par le COFRAC à délivrer la certification RNQ Qualiopi. Ce tableau est accessible gratuitement en ligne. Les données compilées entre 2021 et 2022 sont désormais mises à jour à la demande des organismes certificateurs.

Les tarifs du benchmark correspondent à un audit pour une seule catégorie d’action (Actions de formation) pour un organisme avec un site unique et un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros hors taxe.

À consulter : Benchmark des Organismes Certificateurs RNQ Qualiopi

9. Exemples de durées d’audit

Exemples de durée d’audit pour des organismes mono-site. Autrement dit, c’est une manière différente d’entrer dans le tableau de l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 (ci-contre).

Moins de 150 000 euros de chiffre d’affaires en 2022

Entre une et 3 catégories (Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 1 jour
• Audit de surveillance : 0,5 jour

Apprentissage (avec ou sans Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 1,5 jour
• Audit de surveillance : 1

Entre 150 000 euros et 750 000 euros de CA en 2022

Une catégorie (Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 1,5 jour
• Audit de surveillance : 0,5 jour

Deux catégories (Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 2 jours
• Audit de surveillance : 0,5 jour

Trois catégories (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 2,5 jours
• Audit de surveillance : 0,5 jour

Apprentissage seul

• Audit initial : 1,5 jour
• Audit de surveillance : 1

Apprentissage + une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 2 jours
• Audit de surveillance : 1

Apprentissage + 2 catégories (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 2,5 jours
• Audit de surveillance : 1

Apprentissage + 3 catégories (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 3 jours
• Audit de surveillance : 1

Plus 750 000 euros de chiffre d’affaires en 2022

Une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 2 jours
• Audit de surveillance : 1,5 jour

Deux catégories (Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 2,5 jours
• Audit de surveillance : 2 jours

Trois catégories (Formation / VAE / Bilan)

• Audit initial : 3 jours
• Audit de surveillance : 2,5 jours

Apprentissage seul

• Audit initial : 2,5 jours
• Audit de surveillance : 1,5 jour

Apprentissage + une catégorie (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 3 jours
• Audit de surveillance : 2 jours

Apprentissage + deux catégories (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 3,5 jours
• Audit de surveillance : 2,5 jours

Apprentissage + trois catégories (Formation / VAE /Bilan)

• Audit initial : 4 jours
• Audit de surveillance : 3 jours

Sources :

Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation. Certaines mesures sont applicables depuis le 1er juin 2023. D’autres le seront au 1er septembre 2023.

Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail. La version en ligne sur le site Legifrance.fr est à jour des mesures déjà applicables au 1er juin 2023. Il sera modifié au 1er septembre 2023 pour les autres mesures.

Document Questions – Réponses du Ministère du Travail (Septembre 2020) : « Certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences »

L’article Durée et coût d’un audit Qualiopi : ce qui change (ou pas) au 1er septembre 2023 est apparu en premier sur Digiformag.

À lire dans cet article :

1. Quels sont les CV à produire lors d’un audit Qualiopi ?
2. À quoi sert le CV du formateur / de la formatrice ?
3. Concevoir un modèle de CV unique et facile d’emploi

1- Quels sont les CV à produire lors d’un audit Qualiopi ?

Le CV transmis lors de la candidature

Lors du recrutement d’un salarié ou la sélection d’un intervenant externe, un CV est le plus souvent transmis par le candidat. Il s’agit ici d’un CV propre à chaque candidat. Sa date de validité correspond à la date de candidature. L’archivage des CV de candidature est une étape clé du processus de recrutement et des modalités de sélection des prestataires. En l’absence de CV, il est possible pour compléter le dossier d’un candidat de télécharger en format PDF le CV à partir du profil LinkedIn.

Le CV du formateur mis à jour chaque année

Le CV du formateur ou de la formatrice est un document à visée interne. L’intervenant renseigne un modèle de CV conçu par la structure de formation avec des champs à remplir prédéfinis. Ce CV est rempli et signé lors de l’intégration dans l’équipe pédagogique. Il est mis à jour et signé chaque année, en prenant soin de conserver et de nommer chaque nouvelle version. C’est en paramétrant ce CV avec des rubriques spécialisées que vous pouvez optimiser votre organisation et répondre à plusieurs attendus du Référentiel national de Qualité.

2- À quoi sert le CV du formateur / de la formatrice ?

Plus qu’un simple document à remplir, le CV du formateur permet d’attester les points suivants détaillés dans le guide de lecture du Référentiel national Qualiopi (voir ci-dessous) :

• Les moyens (…) humains sont en adéquation avec la ou les prestation(s) (niveau attendu de l’indicateur n° 17).
• Les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations (niveau attendu de l’indicateur n° 21).
• L’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel (niveau attendu de l’indicateur n° 22).
• Les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté (niveau attendu de l’indicateur n° 27).

3- Concevoir un modèle de CV unique et simple à utiliser

La rubrique Parcours professionnel

• Le parcours professionnel global résumé : une à deux lignes par expérience suffisent. Parmi les détails importants à ne pas négliger : les fonctions exercées en lien avec le contenu des formations délivrées à ce jour et les expériences de formation annexes à une autre fonction.
• Pour les expériences de formateur / formatrice, il est pertinent de préciser (de manière synthétique) les thématiques de formation et les modalités pédagogiques.

La rubrique Formation

Vous pouvez la scinder en deux parties

• Formations longues et diplômes.

Une à deux lignes par élément suffisent. Ce n’est pas l’exhaustivité qui est visée. Le but est de montrer la cohérence entre le parcours de formation de l’intervenant et les thématiques de ses formations actuelles.

Vous pouvez indiquer une formule du type “Précisez les éléments liés à l’activité de formation” notamment lorsque le diplôme ou le parcours contient des éléments sur la formation sans que ce ne soit mentionné dans le titre. Il peut s’agir par exemple de modules spécialisés.

• Formations courtes, ateliers et Moocs.

Une à deux lignes par élément suffisent également. L’objectif est de démontrer la démarche de développement permanent des compétences

Des champs supplémentaires spécialisés

Des champs supplémentaires à mettre à jour chaque année permettent de tracer sur un même document les informations relatives à chaque membre de l’équipe pédagogique, interne et externe.

Pour tous les intervenants : internes et externes

• La date du CV.
• Les principales formations délivrées dans la structure l’année passée.
• Un texte de présentation de l’intervenant en 5 lignes (il sera utilisé pour les programmes de formation).
• La liste à jour des justificatifs joints au CV avec leur date. Vous pouvez ajouter une consigne pour nommer nommer les documents. Exemple pour l’attestation de Responsabilité civile de Camille Martin pour l’année 2023 : Camille_Martin_RC_2023. Le nom du dossier doit correspondre à la façon de classer de vos documents.

Pour les intervenants externes

• L’année de la première formation dans la structure.
• Les éléments liés au statut : entreprise individuelle, société, portage salarial…
• Le numéro de déclaration d’activité.
• La liste des documents joints au CV à renouveler : attestation d’assurance RC Pro, Kbis…
• Les nouvelles formations ou dispositifs de développement de compétences suivis sur l’année passée. Il peut s’agir de formations, mais aussi d’ateliers ou la participation à des salons professionnels.

Pour les intervenants internes 

• L’année de la première formation dans la structure.
• Les actions de formation suivies par la formatrice/le formateur salarié de la structure dans le cadre du plan de développement des compétences de la structure de formation.
• Les dispositifs de développement de compétences suivis (y compris s’il ne s’agit pas d’actions de formation) : sensibilisation des personnels à l’accueil du public en situation de handicap auxquels le formateur/la formatrice, groupe d’analyse et d’échanges, communauté de pairs…

Le document « CV du formateur » est un outil qui vous permet de gagner du temps et de faire gagner du temps à vos interlocuteurs : les formateurs salariés, les équipes support, les formateurs externes et l’auditeur le jour de l’audit Qualiopi. Comme dans toute démarche Qualité qui vise l’amélioration, vous pouvez créer ou supprimer des rubriques pour la version de l’année suivante.

À lire également :

Audit de surveillance Qualiopi : ne négligez pas les non-conformités de l’audit initial

Qualiopi et sous-traitance : que dit le Référentiel et le Guide de lecture ?

Annexe à (re)lire : Le Guide de lecture Référentiel national Qualité (Version 7 du 29 mars 2021) édité par le Ministère du Travail.

CRITÈRE 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Indicateur n° 17 : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

NIVEAU ATTENDU : Démontrer que les locaux, les équipements, les moyens humains sont en adéquation avec la ou les prestation(s).

ÉLÉMENTS DE PREUVE : Bail ou contrat de location précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public, Document unique d’évaluation des risques professionnels, matériel adéquat (vidéo projecteur, paper-board, ordinateur, équipements spécifiques, chantiers pédagogiques, salles de langues, plateaux techniques, plateformes LMS, aides à la connexion à distance, planning d’intervention, espace documentaire, plateforme pédagogique), CV, supports méthodologiques, convention de formation (formation en intra notamment), contrats de prestations.

CRITÈRE 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

Indicateur n° 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

NIVEAU ATTENDU : Démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont et sont adaptées aux prestations. La maîtrise de ces compétences fait par ailleurs l’objet d’une évaluation par le prestataire.

ÉLÉMENTS DE PREUVE : Analyse des besoins de compétences et modalités de recrutement, modalité d’intégration des personnels, entretiens professionnels, curriculum vitae des formateurs, formations initiales et continues des formateurs, sensibilisation des personnels à l’accueil du public en situation de handicap, processus d’accueil des nouveaux professionnels, échanges de pratiques, plan de développement des compétences, pluridisciplinarité des intervenants (par la composition des équipes ou la capacité de mobilisation de personnes ressources).

NB : Cet indicateur concerne également les sous-traitants du prestataire.

Critères n° 22 : Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

NIVEAU ATTENDU : Démontrer l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de son personnel.

ÉLÉMENTS DE PREUVE : Mobilisation de différents leviers de formation/professionnalisation, qualification des personnels, recherche-action, plan de développement des compétences, entretien professionnel, communauté de pairs, groupe d’analyse et d’échange de pratiques, diffusion de documents d’information sur les possibilités de formation et de qualification tout au long de la vie (CPF, VAE, etc.).

NB : Les prestataires indépendants démontrent leur démarche de formation continue.

CRITÈRE 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Indicateur n° 27 : Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

NIVEAU ATTENDU : Démontrer les dispositions mises en place pour vérifier le respect de la conformité au présent référentiel par le sous-traitant ou le salarié porté

ÉLÉMENTS DE PREUVE : Contrats de prestations de service, tous les éléments qui permettent de démontrer les modalités de sélection et de pilotage des sous-traitants (process de sélection, justificatifs présentés par les sous-traitants et les salariés portés, animation qualité dédiée, charte). NB : Cela ne signifie pas une obligation de certification des sous-traitants : la responsabilité de la qualité appartient au donneur d’ordre, charge à ce dernier de mettre en place les modalités qui assurent la chaîne de la qualité y compris avec les sous-traitants.

L’article Opter pour un CV du formateur qui facilite votre organisation et l’audit Qualiopi est apparu en premier sur Digiformag.

C’est avant le 31 mai 2024 que le Bilan pédagogique et financier (BPF) de votre structure de formation professionnelle doit être transmis aux services de l’Etat. Nous zoomons dans cet article sur les questionnements et flous à lever avant de se plonger dans le remplissage du document ligne à ligne.

Au fait, pourquoi un Bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année ?

Le numéro de déclaration d’activité (NDA) délivré à la création d’un organisme du champ de la formation professionnelle est comme une « permission » accordée par l’administration – après étude du dossier administratif – de délivrer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle (formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage).

Le Bilan pédagogique et financer (BPF) transmis tous les ans permet aux services de l’État de contrôler que les prestations délivrées correspondent bien à des actions de développement de compétences entrant dans le champ de la formation professionnelle.

En 2022 d’après le Bilan Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS) :

• 91 356 Bilan pédagogique et financier (BPF) ont été transmis et réceptionnés.
• 10 047 BPF indiquaient un exercice sans activité de formation professionnelle (néants).
• 13 780 caducités de NDA ont été prononcées.

Par ailleurs, 9 713 organismes n’ont pas déposé de BPF et ont perdu leur NDA de ce fait.

Oui ! Un BPF pour toutes les structures avec NDA

Un Bilan pédagogique et financier (BPF) est transmis chaque année par les prestataires délivrant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). Un OPAC ne peut pas délivrer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle sans disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide. Autrement dit, un OPAC = un NDA valide = un BPF transmis chaque année.

1. Quelle que soit l’action concernée

Le Bilan pédagogique et financier (BPF) est transmis chaque année par tous les organismes délivrant une ou plusieurs catégories d’actions concourant au développement de compétences (Article L.6313-1 du Code du travail).

• Les actions de formation.
• Les bilans de compétences.
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).
• Les actions de formation par apprentissage (CFA).

2. Quel que soit le « petit nom » de l’organisme

Dans le monde réel de la formation professionnelle, le terme OPAC (Organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences) n’a pas remplacé les autres dénominations ou types de structure de la formation professionnelle.

• Organisme de formation.
• Centre de bilan de compétences.
• Centre de VAE.
• Centre de formation par apprentissage (CFA) public ou privé.
• CFA d’entreprise.
• Formatrice/Formateur indépendant (avec un SIRET et un NDA).
• Société de portage salarial avec un NDA.
• Structure de l’enseignement supérieur avec des parcours relevant de la formation professionnelle.
• Association avec une activité de formation professionnelle.
• …

3. Quel que soit le statut juridique

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures publiques comme les structures privées.
• Les entreprises avec un NDA quel que soit le statut : association, entreprise individuelle (dont micro-entreprise), sociétés unipersonnelles (SASU, EURL), SARL, SAS, etc.

4. Quelle que soit la part de la formation dans l’activité

L’envoi d’un BPF chaque année est obligatoire :

• Dès lors qu’une seule action du champ la formation professionnelle a été délivrée.
• Quelle que soit la part des activités de formation professionnelle dans le chiffre d’affaires global.

Certains OPAC délivrent des prestations de formation et des prestations hors formation professionnelle, comme le conseil aux entreprises. Seules les données des actions de la formation professionnelle sont renseignées en détail dans le BPF. Par contre, le BPF mentionne (éventuellement) le montant du chiffre d’affaires global de la structure pour calculer le pourcentage que représentent les activités de formation professionnelle.

5. Que l’organisme soit certifié Qualiopi ou pas

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures de formation disposant d’une certification Qualiopi.
• Les structures de formation sans certification Qualiopi.

6. Que l’activité soit de la sous-traitance ou pas

Le sous-traitant comme le donneur d’ordre renseignent les données relatives aux actions faisant l’objet d’un contrat de sous-traitance dans leur BPF respectif.

• Pour les actions réalisées en tant que sous-traitant : vous remplissez le cadre G.
• Pour les actions sous-traitées en tant que donneur d’ordre : vous renseignez le cadre F.

Qui n’a pas à renseigner de BPF ?

Les seuls acteurs de la formation professionnelle à ne pas déposer de BPF sont ceux qui n’ont pas de NDA. C’est-à-dire les formateurs et formatrices qui exercent une activité de formation avec un statut de salarié pour une structure disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).

• Les formatrices et formateurs salariés d’une structure de formation professionnelle.
• Les formateurs qui interviennent ponctuellement pour une structure de formation professionnelle avec le cadre juridique de « formateur occasionnel » qui correspond à une rémunération en salaire.
• Les formateurs qui exercent leur activité avec le statut de salarié porté lorsque la société de portage salarial dispose d’un numéro de déclaration d’activité valide.

Et vous ? Êtes-vous dans les clous ?

1. Vous avez eu une activité de formation au titre de l’exercice comptable de 2023

Pour que les voyants soient tous au vert : transmettez votre BPF en respectant à la lettre les consignes.

  BPF transmis et sans anomalies

Vous transmettez votre BPF en suivant à la lettre les consignes du formulaire Cerfa.

C’est le scénario fort heureusement le plus fréquent. En cas de doute ou d’interrogations sur les données à renseigner, contactez les services des Dreets et de la Driets, voir ci-dessous. Renseigner les acteurs de la formation professionnelle fait partie de leurs missions officielles.

  BPF transmis avec des incohérences, anomalies ou irrégularités

Vous transmettez votre BPF sans veiller à une complétion conforme du formulaire Cerfa.

Les irrégularités identifiées par les services de l’État peuvent déclencher un contrôle administratif et financier de votre structure. C’est pour lutter contre les fraudes que les SRC (Services régionaux de contrôle de la formation professionnelle) ont été crées. Cette décision a été notamment déclenchée par le rapport annuel 2017 de la Cour des comptes qui a souligné l’incapacité de l’État à « évaluer la fraude et son impact financier ». Un contrôle peut mener à l’annulation de la déclaration d’activité à l’issue d’une procédure contradictoire prévue par le Code du travail (Article L.991-8).

  BPF non transmis

Si vous disposez d’un NDA mais ne transmettez pas de BPF.

• Le numéro de déclaration d’activité devient automatiquement caduc.
• Cette non-transmission du BPF par méconnaissance des dispositions légales peut être punie d’une amende de 4 500 euros (Article L.6355-10du Code du Travail).

2. Vous n’avez pas eu d’activité de formation au titre du dernier exercice comptable

Si vous disposez d’un NDA mais n’avez pas délivré d’actions de formation en 2023, vous n’êtes pas exempté de l’envoi d’un BPF. L’absence de transmission pénalisera vos activités futures.

  BPF transmis avec un chiffre d’affaires à zéro pour la formation professionnelle

Vous transmettez votre BPF avec la mention « néant ». Elle indique qu’aucune activité de formation professionnelle n’a été délivrée.

• Avec un chiffre d’affaires à zéro dans le BPF, la déclaration d’activité devient caduque.
• Pour reprendre ultérieurement une activité de formation professionnelle, une nouvelle demande de numéro de déclaration d’activité sera nécessaire auprès de la Dreets/Driets.

  BPF non transmis après un exercice comptable sans action de formation professionnelle.

Vous ne transmettez pas de BPF.

• Le numéro de déclaration d’activité devient automatiquement caduc.
• La non-transmission du BPF est punie d’une amende de 4 500 euros Article L.6355-10du Code du Travail).
• En cas de projet de reprise d’une activité de formation, le numéro de déclaration d’activité sera plus difficile à obtenir.

Numéro de déclaration d’activité caduc : quelles sont les conséquences ?

• L’organisme est retiré de la liste publique des organismes de formation professionnelle accessible sur le site Data.gouv.fr.
• Il est illégal pour la structure de continuer à organiser et/ou commercialiser des actions de formation professionnelle.
• L’accès à tout financement de la formation professionnelle est exclu.
• Les offres de formation présentes sur la plate-forme Mon Compte Formation sont retirées.
• La certification Qualiopi associée au NDA est invalidée.
• L’exonération de TVA spécifique à la formation professionnelle (lorsqu’elle a été choisie) est annulée.

Quatre points pratiques

1. La transmission se fait au format électronique ou par formulaire imprimé

• La télétransmission se déroule sur le site Mon Activité Formation. Si les sommes additionnées présentent des erreurs de calcul, l’outil vous indique de recommencer.
• Une transmission au format papier reste possible en l’adressant à la Dreets ou la Driets.

2. Les documents comptables peuvent toujours être exigés

• Les documents comptables (compte de résultat, bilan, annexe) n’ont plus à être transmis en même temps que le BPF.
• Les obligations comptables restent pour autant les mêmes. Ces documents peuvent être exigés par l’administration en cas de contrôle (Article L.6352-11).

3. Pour toute question : contactez les services de l’État avant la transmission de votre BPF

Le SRC (Service régional de contrôle de la formation professionnelle) au sein des Dreets/de la Driets a plusieurs missions :

Une mission d’information. Les SRC ont comme mission de renseigner les acteurs du secteur sur la réglementation en matière de formation professionnelle, notamment sur le Bilan pédagogique et financier annuel.

et

Une mission de contrôle. Les SRC exercent également, comme son nom l’indique le contrôle administratif et financier sur les actions concourant au développement des compétences (formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage).

Retrouvez dans le lien ci-dessous, région par région : le numéro de téléphone direct du service en charge de renseigner les acteurs de la formation professionnelle, les horaires de permanence téléphonique et les emails dédiés aux questions liées au BPF.

4. L’impact du BPF sur la durée de l’audit de Qualiopi

La ligne du BPF intitulé « Total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle » correspond au montant du chiffre d’affaires pris en compte par l’organisme certificateur pour le calcul de la durée de l’audit Qualiopi (Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national).

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Contacts, documents et conseils

• Les adresses emails et numéros de téléphone des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle (SRC).
• Le Guide Centre Inffo (accès libre) : Remplir le bilan pédagogique et financier – Mode d’emploi (édition 2024)
• La plate-forme Mon Activité Formation pour télétransmettre le BPF.
• Le formulaire Cerfa N° 10443*16 « Le bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de dispensateur de formation professionnelle ».
• La Notice explicative du bilan pédagogique et financier (document Cerfa N° 50199# 15).

Mémo : Dreets, Driets, SRC et ex-Direccte

• Dreets : Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.
• Driets : Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Île-de-France).
• SRC : Service régional de contrôle de la formation professionnelle.

Les Dreets et la Driets sont des administrations déconcentrées de l’État. Elles ont pris la relève des Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) notamment pour les compétences de régulation du système de la formation professionnelle et de l’apprentissage et de contrôle des acteurs de la formation professionnelle. Au sein des Dreets et de la Driets, le SRC (Service régional de contrôle de la formation professionnelle) a une mission de contrôle, mais aussi, c’est moins connu, d’informations auprès des acteurs de la formation professionnelle.

Les études et rapports

• Bilan des services régionaux de contrôle 2022 à télécharger sur le site du Ministère du travail.
• Rapport public annuel 2017 de la Cour des comptes (Tome I – La formation professionnelle continue des salariés : construire une politique de contrôle et de lutte contre la fraude)

Les textes de référence

Article L.6352-11 du Code du travail : « Une personne qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle défini à l’article L. 6313-1 adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de leur activité. Sur demande des inspections compétentes, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos sont transmis par l’organisme de formation ».

Article R.6352-22 : « Le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 indique :

1. Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
2. Le nombre de stagiaires et apprentis accueillis ;
3. Le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
4. La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
5. Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ».

Article L.6351-7-1 du Code du travail : « La liste des organismes déclarés dans les conditions fixées au présent chapitre et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier mentionné à l’article L. 6352-11 est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées.

Article L.6351-6 Code du travail : « La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative ».

Article L6355-15 du Code du travail : « Le fait de réaliser des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue sans adresser à l’autorité administrative le document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 6352-11, est puni d’une amende de 4 500 euros.

Article L.6361-2 : « L’État exerce un contrôle administratif et financier sur (…) les activités en matière de formation professionnelle conduites par (…) les organismes chargés de réaliser tout ou partie des actions mentionnées à l’article L. 6313-1. »

Article L.6355-23 : « La condamnation aux peines prévues aux articles L. 6355-1 à L. 6355-22 peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle. Toute infraction à cette interdiction est punie d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 15 000 euros. En outre, en cas de récidive, la juridiction peut, pour l’application des peines prévues aux articles L. 6355-16 et L. 6355-17 ainsi qu’au deuxième alinéa du présent article, ordonner l’insertion du jugement, aux frais du contrevenant, dans un ou plusieurs journaux ».

L’article Pour remplir le Bilan pédagogique et financier (BPF) : anticipez la date limite du 31 mai 2024 est apparu en premier sur Digiformag.

L’audit de surveillance permet de vérifier que l’organisme certifié Qualiopi respecte le référentiel national Qualité. Pour démontrer sa conformité lors de ce second audit, il faut d’abord apporter la preuve de l’efficacité de son organisation actuelle sur les non-conformités relevées précédemment.

Au programme de l’article :

1. Gérer une non-conformité majeure notifiée à l’audit initial
2. Gérer une non-conformité mineure notifiée à l’audit initial
3. Gérer les non-conformités mineures et majeures de l’audit de surveillance
4. Risques et conséquence d’une suspension de la certification 

1- Gérer une non-conformité majeure notifiée à l’audit initial

Actions qui ont suivi une non-conformité majeure de l’audit initial

Si une non-conformité majeure a été relevée lors de l’audit initial par l’auditeur, la certification n’a pas été délivrée immédiatement.

Vous avez d’abord transmis à l’organisme certificateur dans les trois mois, des éléments de preuve lui permettant de constater le retour en conformité.

C’est seulement après avoir pu vérifier dans un délai de trois mois la mise en œuvre des actions correctives, permettant de lever la non-conformité majeure, que l’organisme certificateur a délivré la certification.

Audit de surveillance : montrer les résultats des actions correctives annoncées

Le jour de l’audit de surveillance, une attention particulière sera portée sur les résultats des actions correctives sur toute la période entre l’obtention de la certification et l’audit de surveillance. Il ne s’agit pas seulement de déclarer la modification du fonctionnement de votre organisme, mais de monter l’efficacité des mesures préventives mises en place.

2- Gérer une non-conformité mineure notifiée à l’audit initial

Actions qui ont suivi une non-conformité mineure de l’audit initial

Lorsqu’une non-conformité mineure a été relevée lors de l’audit initial, vous avez adressé au certificateur un plan d’action à mettre en œuvre dans un délai de six mois.

Il n’y a pas eu de vérification de la mise en œuvre de ces actions correctives avant la délivrance de la certification. Il est justement prévu que cette vérification sera opérée lors de l’audit de surveillance.

Audit de surveillance : montrer les bénéfices du plan d’action mis en œuvre

Les actions correctives mises en œuvre pour corriger la non-conformité mineure, comme annoncé dans le plan d’action, seront scrutées en priorité lors de l’audit de surveillance pour vérifier qu’elles ont porté leurs fruits. Il sera également vérifié qu’elles ont été accompagnées de mesures de prévention, sur toute la période entre l’obtention de la certification et l’audit de surveillance.

Si l’auditeur ne lève pas la non-conformité mineure lors de l’audit de surveillance, elle se transforme en non-conformité majeure. Vous devrez alors transmettre au certificateur des éléments de preuve lui permettant de constater le retour en conformité. Le maintien de la certification ne sera acté qu’après vérification des éléments de preuve.

3- Gérer les non-conformités mineures et majeures de l’audit de surveillance

Une, deux, trois ou quatre non-conformités mineures

• La certification n’est pas remise en question à l’issue de l’audit de surveillance.
• Vous adressez au certificateur un plan d’action adressant la ou les non-conformités mineures. Les actions doivent être mises en œuvre dans un délai de six mois. Elles seront vérifiées lors de l’audit de renouvellement.

Une ou plusieurs non-conformités majeures

• Des actions correctives doivent être mises en œuvre et démontrées sur chaque non-conformité majeure pour éviter la suspension de la certification.
• Les éléments de preuves transmis au certificateur doivent lui permettre de constater le retour en conformité.
• En l’absence de preuves d’actions correctives, la certification est suspendue (voir ci-dessous).

Cinq non-conformités mineures (ou plus)

À partir de la cinquième non-conformité, la règle de non-conformité majeure s’applique aux cinq non-conformités mineures relevées.

• Des actions correctives doivent être mises en œuvre et démontrées sur l’ensemble des non-conformités mineures pour éviter la suspension de la certification.
• Les éléments de preuves transmis au certificateur doivent lui permettre de constater le retour en conformité.
• En l’absence de preuves d’actions correctrices, la certification est suspendue (voir ci-dessous).

4- Risques et conséquence d’une suspension de la certification

Une certification peut être suspendue ou retirée dans trois situations :

• Non-conformités détectées considérées comme graves, nombreuses ou récurrentes.
• Non-conformités majeures non levées sous trois mois.
• Non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.

Délais pour agir avant la suspension de la certification

Les délais accordés pour agir et mettre en œuvre des actions correctives à l’issue de l’audit de surveillance dépendent du type de non-conformités.

• Non-conformité majeure : « la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives [par l’organisme certificateur] doit être effective sous trois mois. À défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue ».
• Non-conformité mineure : « le plan d’action établi [doit être] adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ».

La suspension de la certification prive de l’usage de la marque Qualiopi

Pendant toute la durée de la suspension de la certification, il interdit de faire usage de la marque Qualiopi comme l’indique l’article 6 du Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 04889 « Qualiopi Processus certifié ».

Levée de la suspension

La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur lorsque la mise en œuvre des actions correctives est avérée.

De la suspension au retrait de la certification

À défaut de mise en œuvre des actions correctives permettant de lever la suspension, la certification peut être retirée. L’usage de la Marque est strictement interdit et la référence à Qualiopi doit être supprimée de l’ensemble des supports de communication. Un nouvel audit de surveillance initial serait alors nécessaire pour prétendre à une nouvelle certification.

À lire également :

Audit de surveillance : ne vous faites pas piéger par un logo Qualiopi non conforme

Comment savoir si un organisme de formation est certifié Qualiopi ?

À relire :

• GUIDE DE LECTURE du Référentiel national mentionné à l’article L. 6316-3 du Code du travail (Version 7 au 29 mars 2021)
• Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences (Article 3 de la partie II de l’Annexe) : « Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. La non-conformité mineure est la prise en compte partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée. La non-conformité majeure est la non-prise en compte d’un indicateur ou sa prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée. »
• L’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du Code du travail.

Dans l’article 1 sur l’audit initial :

« Les conclusions de l’audit sont transmises à l’organisme candidat selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur. Lorsque l’organisme candidat sollicite la certification sur différentes catégories d’actions, le libellé de la non-conformité spécifie les catégories d’actions concernées.
L’analyse des non-conformités, mineures et majeures, et des plans d’action associés peut conduire l’organisme certificateur à délivrer la certification sur les seules catégories d’actions conformes et objets de la demande.
L’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision constitue une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée. »

Dans l’article 2 sur l’audit de surveillance.
« L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel. Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu’à l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mises en place.

Dans l’article 5 sur le traitement des non-conformités.
« Une certification peut être suspendue ou retirée, au regard de la gravité et/ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.
Les délais de mise en œuvre des actions correctives ne doivent pas dépasser un délai fixé en fonction du niveau de gravité des non-conformités :
– pour une non-conformité mineure, le plan d’action établi est adressé à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et doit être mis en œuvre dans un délai de six mois. La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure ;
– pour une non-conformité majeure, la vérification de la mise en œuvre d’actions correctives doit être effective sous trois mois. À défaut de mise en œuvre des actions correctives, la certification est suspendue. La suspension de la certification est levée par l’organisme certificateur suite à la réception de preuves permettant de constater le retour en conformité par le prestataire et le solde des non-conformités majeures. À défaut de mise en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois après la suspension, la certification est retirée ou elle n’est pas délivrée. Elle nécessite alors la réalisation d’un nouvel audit initial de certification. La vérification du traitement des non-conformités peut donner lieu à la réalisation d’un audit complémentaire, à distance ou sur site. »

• Le règlement d’usage de la marque française de garantie n° 04889 « Qualiopi Processus certifié ».

Article 6.1 « La résiliation du contrat de certification par l’Exploitant, la suspension, le retrait ou le non-renouvellement de la certification entraine l’extinction du droit d’usage de la Marque comme prévu à l’article 11.2.1 du Règlement d’usage ».

Article 11.2.1. « Le droit d’utiliser la Marque s’éteint de plein droit dès lors que l’Exploitant ne répond plus aux conditions d’éligibilité prévues à l’article 4 du Règlement d’usage. L’extinction du droit d’usage de la Marque entraine l’obligation immédiate pour l’Exploitant de cesser tout usage de la Marque et de retirer toute référence à la Marque de l’ensemble de ses produits, services et supports ».

L’article Audit de surveillance Qualiopi : ne négligez pas les non-conformités de l’audit initial est apparu en premier sur Digiformag.

Article mis à jour le 25 mars 2023. Les dernières versions des trois documents de référence sont désormais dates du 15 mars 2023. Ces nouvelles éditions indiquent des changements qui concernent uniquement les établissements d’enseignement supérieur qui peuvent désormais faire usage de la marque Qualiopi. Les informations de cet article publié le 15 novembre 2022 n’ont pas changées pour les OPAC (organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences) délivrant les prestations suivantes : actions de formation, bilans de compétences, actions permettant de valider des acquis de l’expérience et actions de formation par apprentissage

1. Révisons les basiques

1.1. Les supports édités par l’État français

Les documents officiels édités par l’État français (et eux seuls) utilisent comme logo :

1.2. Les supports de votre organisme de formation

Un organisme de formation comme tout autre OPAC (organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences) certifié Qualiopi peut appliquer le logo Qualiopi sur certains supports (voir ci-dessous au point 4) respectant ces deux conditions :

1.2.1. Il doit être associé au bandeau complémentaire ci-dessous.

1.2.2. Il doit être complété par une phrase mentionnant la ou les catégories d’actions pour lesquelles l’organisme est certifié. Exemple :

2. Passez notre test

Vous avez placé le logo Qualiopi sur :

X – Un programme de formation

O –  La page de couverture de votre catalogue de formation

X – Un support PowerPoint de formation

O – Une brochure de présentation de l’organisme

X – Une convention de formation

O – La page d’accueil de votre site web et les pages de présentation générale

X – La page internet de présentation d’un parcours de formation

O – Un support PowerPoint de présentation de votre organisme

O – Un Post sur LinkedIn annonçant que votre organisme est certifié Qualiopi

O –  En signature de mail à côté du logo du certificateur

X – Une publication (article, Post sur les réseaux sociaux ou publicité) dédiée à une formation spécifique

X – Les pages de votre site web dédiées à vos activités de conseil

X – L’attestation de formation remise au participant

Visuellement, le logo Qualiopi indiqué sur vos supports est :

X – Différent de celui présenté au point 1.2.2 ci-dessus

X – Collé à votre logo sans périmètre de sécurité

O – Positionné sur un fond blanc

X – Harmonisé avec la police de caractère de votre site

X – Positionné sur un fond de couleur

X – Relooké aux couleurs de votre propre logo

Vous avez certainement compris :

Si vous entourez des X, ces points sont en dehors des usages imposés.

Si vous entourez des O, ces points respectent les usages attendus expliqués dans la « Charte graphique Qualiopi à l’usage des utilisateurs et des garants » et la « Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi ».

3. Quelques mots sur le cadre juridique de la marque Qualiopi

Qualiopi est une marque de garantie n° 4704889 déposée à l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) le 24 novembre 2020 par l’État français représenté par le ministre du Travail – Délégation générale à l’emploi et à la formation professionnelle (DGEFP).

Le « Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi Processus » certifié mentionne que l’organisme de prestations concourant au développement de compétences (OPAC) certifié « s’engage à reproduire la Marque dans son intégralité, telle que déposée à l’INPI, et en respectant la Charte graphique et à ne faire aucune modification, ajout ou suppression dans la Marque, sauf celles expressément prévues dans la Charte d’usage et dans la Charte graphique ».

« En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, après que l’Exploitant [Organisme de prestations concourant au développement de compétences (OPAC)] a été appelé à s’expliquer, le Gestionnaire [Organisme certificateur qui a délivré la certification] lui notifie les manquements avérés par tous moyens et le met en demeure de se mettre en conformité avec le Règlement d’usage dans un délai de 30 (trente) jours calendaires. À défaut de mise en conformité dans ce délai, le Gestionnaire peut procéder à la suspension ou au non-renouvellement de la certification ».

4. Non-conformité majeure et risque de suspension de la certification

Non-conformité au Référentiel

Parmi les témoignages recueillis, l’utilisation incorrecte de la marque Qualiopi sur des documents spécifiques de formation a été notifiée dans le rapport d’audit comme une non-conformité majeure à l’indicateur n° 1 du Référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences. L’indicateur est rédigé ainsi : « Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : pré-requis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées ».

L’action corrective consistant à la suppression du logo Qualiopi sur les emplacements problématiques, a permis de lever la non-conformité.

Manquement au Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié

Comme indiqué au point 3 (ci-dessus), toute mauvaise utilisation de la marque (forme du logo, mentions obligatoires, taille, emplacement…) est un motif de suspension ou de non-renouvellement de la certification. Ce manquement au « Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié » n’est pas nécessairement associé à un indicateur du référentiel. Le manquement est levé si la mise en conformité a lieu dans un délai de trente jours.

5. Zoom sur la mention obligatoire à placer sous le logo

La mention obligatoire à mentionner sous le logo Qualiopi est à formuler en fonction du nombre catégories d’action pour lesquelles l’organisme est certifié :

« La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d’action suivante : Actions de formation »

« La certification qualité a été délivrée au titre des catégories d’actions suivantes : Actions de formation et Bilans de compétences »

Les formulations à adopter

• Actions de formation
• Bilans de compétences
• Actions permettant de valider des acquis de l’expérience
• Actions de formation par apprentissage

La mise en forme

Pour la mise en forme graphique de cette mention, vous êtes « presque libre ». Il n’y a pas de police de caractère imposée. Mais, le texte doit être assez grand pour être lisible, mais pas trop grand. La taille de la police ne doit pas dépasser celle utilisée pour « Processus certifié ». D’ailleurs, pour être raccord, vous pouvez utiliser la même police : Arial regular, comme l’indique la « Charte graphique Qualiopi pour les utilisateurs et les garants » (Version du 15 mars 2023).

6. Sur quels supports le logo peut-il être placé ?

Le réflexe est de se demander : est-ce que ce support (document, site, publications…) met en avant l’activité de l’organisme en général ou un parcours de formation/une action de développement de compétences en particulier ?

Sur un document relatif à l’organisme de formation en général : Oui.

Sur un document relatif à une action/un parcours de formation : Non.

Qualiopi est une certification de processus délivrée à une entité juridique et non une certification de produits et de services.

7. Les documents de référence et leurs différentes versions

En matière d’utilisation de la marque Qualiopi, il y a trois documents de référence.

• La « Charte graphique Qualiopi pour les utilisateurs et les garants » (Version du 15 mars 2023)
• La « Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi » (Version du 15 mars 2023)
• Le Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié (Version 3 – mars 2013)

Charte graphique Qualiopi pour les utilisateurs et les garants

La « Charte graphique Qualiopi pour les utilisateurs et les garants » est un document de 5 pages qui présente les caractéristiques visuelles de l’utilisation de la marque comme les éléments constitutifs du logo, la taille minimale ou encore les éléments jouxtant le logo. À la date de mise à jour de cet article, la version en vigueur est celle datée du 15 mars 2023 en dernière page du document.

Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi

La Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi (20 pages) détaille de manière pratique les documents sur lesquels la marque peut être utilisée ainsi que les actions interdites. Elle rappelle également le contexte et les enjeux de la certification Qualiopi. Une lecture qui ne fait pas de mal. À la date de mise à jour de cet article, la version en vigueur est celle datée du 15 mars 2023 en dernière page du document.

Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié

Le Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié est le document officiel de présentation de la marque et de son usage (14 pages). Il est à lire absolument malgré son style austère et ses formulations parfois cryptiques. A minima à chaque nouvelle version. À la date de mise à jour de cet article, la version en vigueur est la « Version 3 – mars 2023 », mention indiquée sur la page de couverture du document.

À lire également :

Qualiopi : êtes-vous prêt pour l’audit de suivi ?

Levons le voile sur le sigle OPAC

Pour passer à l’action

Téléchargez les trois documents de référence sur la page “Qualiopi : Usage de la marque” (mise à jour au 20 mars 2023 à la date de mise à jours de cet article Digiformag). Cliquez sur les mentions suivantes indiquées dans le texte.

Charte d’usage : « Charte d’usage de la marque de garantie Qualiopi » (Version du 15 mars 2023)

Règlement d’usage : « Règlement d’usage de la marque française de garantie n° 4704889 Qualiopi processus certifié » (Version 3 – mars 2013)

Charte graphique : « Charte graphique Qualiopi à l’usage des utilisateurs et des garants » (Version du 15 mars 2023)

Nous indiquons la page du site du Ministère du travail sur laquelle se situe les liens de téléchargement et non le document à télécharger pour avoir accès aux éventuelles nouvelles versions à venir.

L’article Audit de surveillance : ne vous faites pas piéger par un logo Qualiopi non conforme est apparu en premier sur Digiformag.

À lire dans cet article : 

• Les 8 clics pour accéder au tableau des données Qualiopi
• Lire entre les 119 000 lignes du tableau Excel
• Qui produit et met à jour l’information ?
• Obligation d’afficher le certificat (Arrêté du 31 mai 2023)

Les 8 clics pour accéder au tableau des données Qualiopi

1. Rendez-vous sur la plateforme data.gouv.fr gérée par la Direction interministérielle du numérique (DINUM).
2. Cliquez sur l’onglet « Données ».
3. Renseignez « Qualiopi » dans l’espace « Jeux de données »
4. Sélectionnez le résultat « Liste Publique des Organismes de Formation » (L.6351-7-1 du Code du Travail).
5. Scrollez la page de haut en bas jusqu’à l’indication « Fichiers ».
6. Sur la ligne « Liste publique des Organismes de Formation (format Excel) », cliquez sur le bouton de téléchargement.
7. Dans le fichier Excel, cliquez sur « Activez la modification ».
8. Enregistrez le document pour réaliser des recherches dans le tableau.

Lire entre les 119 000 lignes du tableau Excel

Au 20 juillet 2022, le tableau compte 118 930 colonnes. Chaque colonne correspond à un numéro de déclaration d’activité délivré aux organismes de prestations concourant au développement des compétences (formations/bilans de compétences/VAE/Apprentissage).

On se concentre sur les colonnes : I, J, K et L

Si un « oui » se situe dans une ou plusieurs des colonnes I, J, K ou L : l’organisme de la ligne bénéficie de la certification Qualiopi

• Un oui dans la colonne I : la certification couvre la catégorie « Action de formation » (Article L.6313-1-1° du Code du Travail).
• Un oui dans la colonne J : la certification couvre la catégorie « Bilan de compétences » (Article L.6313-1-2°).
• Un oui dans la colonne K : la certification couvre la catégorie « Validation des acquis de l’expérience » (Article L.6313-1-3°).
• Un oui dans la colonne L : la certification couvre la catégorie « Action de formation par apprentissage » (Article L.6313-1-4°).
• S’il n’y a ni oui ni non : l’organisme n’est pas certifié Qualiopi.

38 986 organismes disposent de la certification Qualiopi pour l’activité des actions de formation. Autrement dit, près de 39 000 organismes de formation « sont » Qualiopi.

On scrute la ligne de l’organisme recherché

Pour savoir si un organisme de formation dispose de la certification Qualiopi, vous réalisez une recherche avec : la dénomination de l’organisme ou le numéro de SIREN ou le numéro de déclaration d’activité ou l’adresse de l’organisme.

Les informations bonus du tableau

Découvrez également en consultant la ligne complète du tableau consacré à l’organisme : le nombre de stagiaires, le nombre de stagiaires confiés par un autre organisme et le nombre de formateurs.

Qui produit et met à jour l’information ?

Ces données publiques sont une co-construction à plusieurs claviers.

Qui sont les organismes présents dans le tableau ? La liste recense les organismes auxquels les Préfectures de Région ont délivré un Numéro de déclaration d’activité et qui sont à jour de leur obligation de transmission du Bilan pédagogique et financier.

On parle des OF ou des OPAC ? Cette liste recense tous les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (formations/bilans/VAE/apprentissage), c’est-à-dire les OPAC. Tous les OF sont des OPAC mais tous les OPAC ne sont pas des OF.

D’où provient l’information sur la certification Qualiopi ? Ce sont les organismes certificateurs et les instances de labellisation ayant délivré la certification qui transmettent l’information spécialisée sur Qualiopi.

Le tableau est-il actualisé une fois par jour ou une fois par an ? Le fichier est mis à jour quotidiennement même s’il est écrit « mis à jour le 31 décembre 2021 » sous le document Excel. Cette mention concerne l’actualisation du lien de téléchargement du tableau et non du contenu du document.

Obligation d’afficher le certificat Qualiopi

Il est désormais obligatoire pour les organismes certifiés Qualiopi d’afficher leur certificat. Le nom de l’organisme certificateur est délivré sur ce certificat car c’est cette structure qui délivre le certificat. Cette nouveauté est issue de l’Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation.

Il est indiqué précisément : « L’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur [les opérateur de compétences, les régions, la Caisse des dépôts et consignations, Pôle emploi…] qui en fait la demande ».

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Références et ressources complémentaires

• Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation
• Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle.
• Articles L.6313-1 à L6313-7 du Code du travail sur les catégories d’actions concourant au développement de compétences.
• La liste des organismes certificateurs et des instances de labellisation exerçant des activités de certification des prestataires d’actions concourant au développement des compétences sur la base du référentiel national de certification qualité sur le site du Ministère du Travail.

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