Avec toutes les obligations réglementaires qui portent sur notre activité, on a vite tendance à se focaliser ! Est-ce une erreur ? Certainement pas. Certaines conditions sont incontournables : choisir un statut, disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA), avoir des justificatifs de compétences, Qualiopi parfois, une assurance en responsabilité civile aussi et j’en passe. C’est accaparant et chronophage mais essentiel. Mais ne vous trompez pas : vous bâtissez là les murs de votre enseigne. Il va falloir maintenant mettre le produit en avant et donner l’envie aux clients d’en passer la porte. 

Les attentes des organismes de formation

Il faut distinguer deux types d’attentes : les attentes conventionnelles et les attentes de conforts. Les premières relèvent de l’attendu et de l’obligatoire, elles sont incontournables mais vous pouvez faire mieux, croyez-moi. Les secondes sont celles qui ne vous obligent pas mais qui feront certainement de vous le prestataire convoité. Nous cherchons tous à gagner du temps et du confort, l’organisme de formation n’est pas différent, il ira naturellement vers le prestataire qu’il lui fournit un maximum de confort, croyez-moi !

Satisfaire les attentes dès le départ

Du côté des attentes conventionnelles, on retrouve en premier lieu celles en lien avec la fourniture des documents administratifs propices à votre référencement.

Exemple : extrait K-bis ou numéro d’immatriculation, NDA, justification d’une assurance responsabilité civile professionnelle, attestation de vigilance URSSAF (si vous facturez plus de 5.000€/an à l’organisme), éventuelles certifications qualités, justificatifs de compétences (diplômes, CV, attestations), contrat général de prestation de services (CGPS).

D’un organisme à l’autre, tous ne vous demanderont pas nécessairement les mêmes justificatifs. Même si la législation impose la plupart de ces documents, il faut se le dire, tous les organismes de formation n’ont pas le même niveau d’exigence et de vérification. Aujourd’hui, seuls les critères de Qualiopi exigent de justifier d’un processus de validation des formateurs, salariés ou prestataires.

Dans cette simple demande de fournir des justificatifs, vous pouvez déjà vous démarquer. Comment ?

• Je transmets un CV de formateur : je commence par mettre en avant les formations que je suis capable de dispenser, mes multiples expériences professionnelles n’ont d’intérêt à apparaître que si elles renforcent ma crédibilité dans une de mes thématiques, je précise les différentes formations de formateur réalisées et les organismes avec lesquelles je les ai faites. Enfin, je mets en avant mes « soft skills » de formateur et pourquoi-pas une annexe du matériel dont je dispose, des avis de stagiaires formés ou des expériences personnelles en lien avec la formation. D’une lecture brève, l’organisme doit pouvoir comprendre ce que vous faites et pourquoi vous le faites.
• Je renomme l’intégralité des documents à transmettre de manière correcte pour faciliter la classification par l’organisme, et non « Cv Gégé » ce n’est pas toujours vendeur ! C’est une attente de confort.
• Je compile mes justificatifs de compétences en un seul document auquel j’attache une page de garde en listant l’intégralité (diplômes, attestations, certificats…). C’est aussi une attente de confort.
• L’intégralité de ce que je transmets est placé dans un fichier compressé portant mon nom et mon prénom (on évite ainsi les 37 pièces-jointes au mail où un envoi trop lourd).

Satisfaire les attentes au long cours

Nous parlions des documents administratifs ?

Je pense que toute mise à jour de mes documents devra être transmise à mes partenaires, je tiens donc à jour un suivi de ces derniers : expiration d’une RC pro, nouvelle compétence acquise, recyclage d’une certification… Il n’y a rien de pire pour un organisme que de courir après les justificatifs à jour des formateurs où de se rendre compte le jour d’un contrôle Qualiopi, qu’ils sont finalement tous périmés. C’est toujours une attente de confort.

Du petit organisme au mastodonte, chacun a son fonctionnement, parfois amateur, parfois très poussé avec l’utilisation d’un CRM ou non. Certains vous appellent au téléphone pour savoir si vous êtes disponible, d’autres disposent d’un service planification qui vous sollicite à l’aide de formulaires automatiques. Des moyens différents mais une problématique commune pour l’organisme : se simplifier la vie.

J’ai pour habitude de dire que l’administratif dans la formation professionnelle représente 60 % du temps passé, là où le temps en formation n’est que de 40 %. Le temps passant, la tendance va plutôt vers un renforcement des exigences administratives pour l’organisme de formation que vers un allègement. Lorsqu’il vous sollicite, l’organisme se retrouve « en pause » dans son process. Il a besoin d’une réponse pour savoir s’il peut passer à l’étape suivante vis-à-vis de son client (pour éditer une convention, confirmer votre intervention, etc.). Vous voulez satisfaire son confort ? Répondez le plus vite possible, que ce soit positif ou négatif !

Dans l’étape suivante, il vous enverra un contrat de prestation de service (CPS) pour cette mission, soyez diligent là aussi. Certains formateurs disposent d’un calendrier qu’ils peuvent partager avec les organismes de formation afin que ceux-ci puissent « piocher » dedans même lorsqu’ils ne peuvent répondre à la minute. L’idée a de l’intérêt mais vous aurez parfois du mal à imposer votre fonctionnement à certains.

Renvoyez toujours les documents de la formation le plus rapidement possible à destination de l’organisme de formation.

Pour eux, c’est un des points clés dans la décision du choix d’un prestataire. Qui dit retard à la réception dit retard au traitement et à l’envoi de la facture au client. Et rappelez-vous, sans cela les délais de règlement sont déjà parfois excessivement longs. Certains indépendants disposent là-aussi d’un site internet leur permettant de stocker de manière digitale l’intégralité des documents de la formation et de les rendre disponibles au téléchargement pour l’organisme de formation.

Et pourquoi ne pas aller jusqu’à la certification Qualiopi ? Si celle-ci présente un intérêt pour vous, ce sera là l’occasion d’apposer un gage de sérieux sur votre entité.

Se faire reconnaître

Qu’est-ce qui fait que le choix de l’un de ceux qui vous a référencé se portera davantage vers vous plutôt que vers un autre ? Voilà la question que vous devez vous poser. Malheureusement les pistes de réponse sont nombreuses et dépendront d’un partenaire à l’autre.

Les réseaux sociaux 

Devenus incontournables, les réseaux sociaux auront une triple utilité pour vous. Vous pourrez vous faire connaître et trouver des clients, vous nourrir des échanges de chacun afin de gagner en connaissance autour de votre thématique mais ce sera aussi un moyen qui vous permettra d’exister au milieu de vos concurrents. 

Attention, tous les réseaux sociaux ne sont pas utiles pour ce dernier objectif, optez davantage pour un réseau social professionnel (type LinkedIn qui permet de vous suivre ou Facebook en jouant la présence sur les groupes spécifiques avec un profil professionnel). Autour de votre activité, les sujets ne manquent pas.

Vous pourriez par exemple :

• Diffuser des articles sur des sujets techniques en lien avec votre domaine de compétence ou une nouveauté réglementaire. 
• Commenter les sujets des autres pour apporter votre œil, votre regard, votre technicité. 
• Publier des photographies ou des vidéos de vos activités pédagogiques ou de votre dernière innovation matérielle (attention au droit à l’image et à l’accord des clients). L’organisme appréciera si vous le citez, mais ne citez pas les clients. 
• Surveiller les rendez-vous. De nombreux organismes, indépendants, financeurs ou prescripteurs organisent des évènements de tout type. C’est un bon moyen de se faire (re)connaître. 
• Pour les plus volontaires, vous pourriez animer des webinaires, diffuser sur YouTube voire créer votre propre site internet de contenu. 

Vous disposez de compétences dans la création de site internet ? Pourquoi ne pas faire un site vitrine pour votre profil de formateur indépendant ? Vous pourriez ainsi vous présenter dans une vidéo innovante (toujours rassurant d’entendre et de voir le formateur), montrer votre matériel voire publier des photographies de situations d’animation pratiques en formation (avec l’accord préalable de vos autres clients). Vous pourriez partager les témoignages de vos stagiaires et de vos clients également. Un seul mot : innovation !

Une offre différente 

Vous savez animer des formations spécifiques ? Vous avez capacité à créer des formations « sur mesure » pour les demandes spéciales des clients ? Faites-le savoir ! Cela peut-être l’occasion d’ajouter une partie à votre présentation où vous expliquerez ce que vous savez faire ou encore les missions spécifiques déjà réalisées.

Incarnez votre style pédagogique

Se différencier par sa manière d’enseigner, vous utilisez des outils innovants ? Une pédagogie active ? Certains vont jusqu’à faire transpirer ces éléments dans la raison sociale de leur entité ou dans toute la communication qu’ils réalisent.

Utilisez les derniers outils en matière d’animation pédagogique, et montrez-le ! 

– Une école, une instance, une entreprise privée ou vous-même avez mis en place une nouveauté en matière de ludo-pédagogie ? Dites-le et utilisez-la.

– Avec le développement de la réalité virtuelle, de nombreuses solutions émergent. Vous équiper peut être un investissement intéressant pour démarquer votre proposition des autres formateurs indépendants. L’intérêt de la réalité virtuelle n’est plus à prouver et les organismes de formation sont friands de pouvoir mettre en avant ces nouveaux outils auprès de leurs clients.

Les réseaux de formateurs

Renseignez-vous, dans certains domaines il existe des réseaux de formateurs fédérez. L’intérêt ? Bénéficier du gage de sérieux qu’ils dégagent autour d’eux.

Je vous conseille pour finir, de toujours garder de la hauteur et de ne pas vous embourber dans le quotidien de vos actions de formation, les attentes des organismes de formation sont nombreuses et elles évoluent avec le temps. Et même si le parcours peut parfois vous paraître sinueux voire semé d’embûches, n’oubliez pas le plus important : c’est vous qui en détenez la carte, vous êtes le maître du trajet. Ceux qui sont passés avant vous ont peut-être suivi un autre itinéraire et pourtant ils sont arrivés aussi. Il n’y a pas qu’une seule façon de réussir et c’est à vous d’inventer les moyens d’y parvenir.

L’article Formateurs indépendants : ce que les organismes de formation attendent de vous est apparu en premier sur Digiformag.

Dans un secteur en perpétuelle professionnalisation, le rôle du formateur ne s’improvise pas. Qu’il intervienne en présentiel, à distance ou en situation de travail, le formateur est tenu de démontrer sa compétence. Cette exigence ne vient pas seulement de la réglementation, des organismes certificateurs comme Qualiopi, mais aussi des financeurs, des entreprises clientes, et des apprenants eux-mêmes.

Alors que signifie « être compétent » en tant que formateur ? Et surtout, comment en apporter la preuve de manière claire, crédible et durable ? Compléter cette obligation peut-il être un levier de différenciation ?

La justification de compétence sur le plan technique

Pour plus de clarté regardons d’abord la partie « technique », un peu comme si une formation se limitait à la maîtrise de son contenu, absente de toute notion d’andragogie.

Ce que dit la loi

Article L6352-1 du Code du Travail : l’organisme de formation doit justifier des titres et qualités des personnels d’enseignement et d’encadrement qui interviennent à quelque titre que ce soit dans les prestations de formation qu’elle réalise, et de la relation entre ces titres et qualités et les prestations réalisées dans le champ de la formation professionnelle. Le non-respect de cette obligation peut conduire, après contrôle, à l’annulation de la déclaration d’activité (article L6351-4 du Code du travail), voire à une sanction pénale (amende de 4 500 euros – article L6355-6 du Code du travail).

Les enjeux sont donc de taille pour l’organisme de formation mais aussi pour le formateur, qu’il soit indépendant ou non. Comment faire alors pour enseigner, en respectant les règles de l’art, cette thématique à laquelle vous tenez tant ? Cela dépend ! 

Des critères différents selon le caractère de la formation visée

La première question à vous poser est : la formation souhaitée bénéficie-t-elle d’un contexte certifiant ou attestatif ?

La formation certifiante

Souvent, le certificateur a apposé un cadre pour définir la compétence de celui qui formera les apprenants. La voie sera simple : détenir la formation de formateur certifiante dans le domaine vous permettra de former les acteurs. Si rien n’a été prévu par le certificateur alors on partagera la même obligation que celle suivant pour les formations attestatives.

La formation attestative

Il est logique que pour enseigner dans un domaine, une expérience dans ce domaine soit requise. Aussi lorsque rien n’est défini on peut considérer que la justification de compétence peut arriver par 3 moyens (cumulables) :

• Disposer d’une expérience passée ou présente significative en lien avec l’activité.

Par exemple : vous avez été formateur interne pendant de nombreuses années, vous abordiez les approches posturales sur les différents postes de travail de votre entreprise. 

Attention, certaines instances ne reconnaissent pas nécessairement l’expérience de formation comme un justificatif. Vous pouvez très bien « faire mal le boulot » depuis des années. Par exemple, la DREETS Auvergne Rhône-Alpes ne considère pas une expérience comme formateur des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) de plusieurs années comme un justificatif de compétences. 

Autre exemple : L’institut National de Recherche et de Sécurité (INRS) dans sa Recommandation ED6127 stipule dans les exigences du formateur qu’il possède une expérience professionnelle d’au moins 3 années dans le domaine du niveau d’habilitation électrique concerné. Néanmoins, l’habilitation électrique ne fait pas l’objet d’une certification mais uniquement l’objet d’une norme. Cette norme ne mentionne pas cette durée, et même si c’était le cas, la norme est à considérer comme une préconisation vers laquelle il faut tendre pour être « réputé » compétent.

• Détenir un diplôme en lien avec l’activité

La détention d’un ou de plusieurs diplômes reconnus peut permettre la justification.

Par exemple : vous avez un diplôme de kinésithérapeute ? Enseigner des formations aux Gestes & Postures vous sera techniquement possible.

Parfois, un diplôme vous permettra également de bénéficier d’un allègement sur une formation de formateur certifiée, c’est le cas pour le formateur aux Premiers Secours Civiques (PSC, ex PSC1) souhaitant devenir formateur Sauveteur Secouriste du Travail par exemple.

• Suivre une formation de formateur

Mais attention ! Pour les formations attestatives, il n’existe pas de formation de formateur à proprement dit, ou tout du moins il n’y en a pas d’obligatoire. De facto, si vous faites ce choix-là il faudra être prudent quant aux propositions pédagogiques (contenu & durée) que vous proposeront les organismes de formation car elles pourront varier énormément. Il faudra sélectionner celle qui, de par un contenu exhaustif et une durée suffisante, vous permettra d’atteindre une justification de compétence. La formation de formateur réalisée n’aura pas de valeur de par l’attestation délivrée à la fin mais plutôt de par le contenu que vous aurez acquis en la suivant. 

Ce que dit Qualiopi

L’indicateur 21 du critère numéro 5 de Qualiopi rappelle cette obligation sur la mobilisation et l’évaluation des compétences des formateurs, dans les modes de preuves existants il est possible de fournir par exemple le Curriculum Vitae ou les attestations de formations initiales et continues des intervenants.

Mais attention ! Si Qualiopi bénéficie d’un certain niveau d’exigence, la DREETS, grand contrôleur des organismes de formation est bien plus pointilleuse. Aussi, la « simple » présentation du CV du formateur ne sera pas suffisante pour elle. Il faudra détailler les expériences grâce à la fourniture d’éléments complémentaires : contrats de travail, bulletins de paies, fiches de postes, tout élément prouvant la nature des tâches effectuées en lien avec la compétence visée.

La justification de compétence pédagogique

Être formateur ne se résume pas à maîtriser un contenu.

Il faut également :

• savoir le transmettre (compétences pédagogiques) ;
• adapter sa méthode aux publics (ingénierie pédagogique) ;
• accompagner les apprenants (posture, évaluation, motivation).

La compétence d’un formateur est donc plurielle : technique, pédagogique, relationnelle et parfois même digitale. Mais… Le législateur ne demande absolument rien à ce sujet-là ! Si le certificateur de la formation peut imposer le suivi d’un certain parcours pédagogique, sachez que la loi française ne vérifie aucunement la compétence pédagogique des formateurs, elle n’impose d’ailleurs rien à ce sujet. Vous pouvez être le meilleur des techniciens mais le pire des pédagogues, la loi n’empêchera pas votre auto-proclamation comme formateur !

Une compétence non entretenue s’étiole dans le temps

La compétence doit se maintenir voire se renforcer dans la durée ! Mais sous quelle temporalité ? Rien n’est dit et pourtant… si vous connaissez votre domaine, vous savez à quel point les évolutions règlementaires vont vite et comme il est important de « se tenir à jour ». N’oublions pas non plus qu’un diplôme est la preuve de savoirs acquis à un instant donné.

Là aussi, le certificateur de votre formation peut avoir fait le job. Par exemple, un formateur Sauveteur Secouriste du Travail se doit de suivre un « Maintien et Actualisation des Compétences » tous les 3 ans s’il veut poursuivre l’enseignement. A contrario, la formation certifiée par le Répertoire Spécifique sur la Conduite des engins en sécurité (CACES®) ne bénéficie d’aucun cadre sur une hypothétique formation de formateur. On peut raisonnablement imaginer que si un CACES® a une durée de validité de 5 ans dans la logistique, un formateur en la matière devrait à minima suivre une formation de formateur à la conduite d’engins tous les 5 ans. Néanmoins, il n’y a que des formations de formateur attestatives en la matière ! 

Il n’y a donc aucune vérité quant à la périodicité à laquelle votre compétence doit être maintenue, sans doute parce que le chemin à privilégier est celui de l’autonomie. Toutefois l’indicateur 22 du critère 5 de QUALIOPI vous force la main !

Voici quelques propositions de solutions lorsqu’aucun cadre n’est édicté :

• Participer à des formations certifiantes ou qualifiantes (ex. : FOAD, pédagogie active, nouveaux outils numériques).
• Suivre des MOOC, webinaires, séminaires ou conférences liés à la pédagogie, au domaine d’expertise ou aux évolutions réglementaires.
• Obtenir des attestations de participation, certificats, ou preuves d’inscription.
• Effectuer une veille sectorielle sur son domaine d’intervention (nouveaux textes, tendances métier).
• Suivre une veille pédagogique : innovation en formation, outils numériques, neurosciences, etc.
• Utiliser des outils de curation (Feedly, Pearltrees, newsletters spécialisées).
• Animer des sessions sur une base régulière, avec des bilans qualité.
• Adapter ses supports pédagogiques (preuve d’actualisation).
• Mettre à jour les objectifs pédagogiques selon les retours des sessions précédentes.
• Participer à des groupes d’analyse de pratiques ou de co-développement entre pairs.
• Faire de l’auto-évaluation ou se faire accompagner par un pair ou un superviseur pédagogique.

La liste n’est pas du tout exhaustive !

Disposer et préparer ces documents : un must have

Tout organisme de formation sérieux souhaitant travailler avec vous sera amené à vous demander vos justificatifs de compétences. Toutefois, certains organismes de formation ne disposent pas d’un processus de vérification des compétences clair et précis pour les formateurs indépendants qu’ils missionnent. C’est encore plus vrai pour ceux qui ne font pas l’objet d’une certification Qauliopi. 

Construire un portefeuille de preuves ou un dossier professionnel est aujourd’hui une bonne pratique.

Il peut inclure :

• une biographie professionnelle, un CV de formateur ;
• des preuves classées avec un nom qui correspond (certificats, retours stagiaires, programmes de formation animés…) ;
• un lien vers un profil professionnel (LinkedIn, site…) ;
• un tableau synthétique croisant compétences et preuves associées.

Vous marquerez ici votre différence et votre sérieux ! Véritable vitrine de votre posture professionnelle, c’est ainsi qu’un organisme de formation se tournera davantage vers vous qu’un confrère. Avouez-le ! N’entreriez-vous pas plus facilement dans un magasin dont la vitrine est flambant-neuve, les articles tous présentés et bien organisés plutôt que dans celui dont vous ne savez même pas ce qu’il propose ?

Conclusion

La justification de compétence pour le formateur est un sujet sérieux, dans la formation professionnelle seul un faisceau de preuves vous permettra d’aboutir, en combinant diplômes, expériences, évaluations, production ou animation et actualisation. Profiter de cette obligation pour mettre en valeur ce que vous proposez et qui vous êtes n’est pas une occasion perdue, bien loin de là !

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