Face à ces constats, une question s’impose : comment gagner en maîtrise sans alourdir la charge de travail ?

Chez Digiforma Certif, nous faisons un constat simple : le métier de certificateur a évolué, mais son environnement de travail, lui, reste trop souvent inadapté. C’est pour répondre à cet écart que nous lançons aujourd’hui une notion structurante : le certificateur augmenté.

Le Certificateur augmenté

Non pas un certificateur remplacé par la technologie, mais un certificateur amplifié par un pilotage plus clair, des processus mieux structurés et des outils pensés pour soutenir son expertise.

Pourquoi le métier de certificateur doit évoluer ?

Les OC sont aujourd’hui confrontés à :

• Des attendus de France compétences de plus en plus précis et exigeants, 
• Des réseaux de partenaires qui se développent et doivent être correctement maîtrisés,
• Des preuves de conformité et une traçabilité accrue qui sont devenus des éléments centraux … vitaux.

Résultat : sans méthode et sans appui technologique, les certificateurs passent encore trop de temps à collecter, organiser, vérifier, relancer, justifier, archiver…

Dans ce contexte, continuer à fonctionner avec des outils génériques ou des dispositifs bricolés n’est plus neutre. Cela génère de la charge mentale … et une perte de maîtrise.

Le Certificateur augmenté : un certificateur qui garde la main

Contrairement aux idées parfois véhiculées, l’objectif n’est pas de tout automatiser. L’objectif est de donner au certificateur les clés pour rester 100% maître de l’analyse, de l’interprétation et des arbitrages.

Le concept de Certificateur augmenté désigne un professionnel qui :

• Pilote son activité avec une vision globale. Les données sont centralisées, actualisées et structurées, ce qui réduit les zones d’ombre et les risques d’erreurs.

• Anticipe au lieu de subir. Grâce à des alertes, des indicateurs et un suivi en temps réel, les risques de non-conformité sont identifiés plus tôt.

• Sécurise ses processus. Un cadre commun, des preuves classées, des décisions tracées : la conformité n’est plus un stress, mais une routine.

• Se concentre sur sa valeur ajoutée. L’analyse et l’amélioration continue reprennent la place qu’elles méritent. 

• Gagne en sérénité. Les audits deviennent plus fluides, plus maîtrisés.

Le certificateur n’est donc pas “augmenté” par la machine. Il est renforcé par un environnement de travail plus fiable et mieux organisé.

Pourquoi cette transformation est désormais incontournable ?

Aujourd’hui, ne pas s’outiller spécifiquement pour la certification professionnelle expose les OC à des fragilités bien identifiées :

• difficultés à démontrer la cohérence globale,
• dépendance à des fichiers multiples,
• pertes d’information,
• reconstitution complexe des preuves lors des audits,
• surcharge opérationnelle des équipes.

À l’inverse, le certificateur augmenté s’inscrit dans une logique d’anticipation :

• suivi structuré du réseau,
• indicateurs lisibles,
• traçabilité native,
• préparation continue aux audits.

La transition vers un mode augmenté apparaît alors moins comme un choix que comme une continuité logique de la profession.

Digiforma Certif : l’outil de référence pour devenir un Certificateur augmenté

Si Digiforma Certif peut lancer cette notion, c’est parce que la solution a été pensée dès son origine pour répondre aux enjeux spécifiques des organismes certificateurs.

Digiforma Certif permet de :

• piloter l’activité de certification,
• sécuriser la conformité et la traçabilité,
• structurer le suivi des partenaires,
• alimenter l’amélioration continue,
• préparer les audits sans tension.

Il ne s’agit pas d’ajouter un outil de plus, mais de poser un cadre de travail cohérent avec la réalité du métier.

Digiforma Certif ne remplace pas le certificateur. Il lui donne un cadre, une vision et un pilotage qui amplifient son expertise.

Redonner de la maîtrise et du sens

Avec le certificateur augmenté, Digiforma Certif ne propose pas uniquement une promesse technologique. Elle propose une vision du métier.

• Une certification plus maîtrisée.
• Des décisions mieux étayées.
• Des équipes moins sous pression.

La certification professionnelle ne devient pas seulement plus simple, elle devient plus solide.

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France compétences joue un rôle central dans la régulation et l’évaluation des certifications enregistrées au RNCP (Répertoire national des certifications professionnelles) et au RS (Répertoire spécifique). 

Le certificateur, quant à lui, est responsable de la mise en œuvre de ces certifications en s’assurant de leur conformité aux exigences définies. 

Dans ce contexte, Digiforma Certif (ex myCertif) se positionne comme un outil essentiel pour les certificateurs souhaitant assurer leur conformité et optimiser la gestion de leurs certifications RNCP et RS. 

Des processus qualité conformes aux référentiels de la certification 

L’une des exigences majeures imposées par France compétences est le respect des référentiels de la certification. Ces référentiels définissent les compétences à valider, les modalités d’évaluation et les critères d’obtention de la certification. 

Digiforma Certif (anciennement myCertif) permet aux certificateurs de structurer leurs processus internes afin de garantir la conformité de leurs référentiels en : 

• centralisant les informations relatives aux certifications et aux référentiels ;
• assurant une traçabilité optimale de l’évaluation des compétences et de la délivrance des certifications. 

Grâce à des fonctionnalités spécialement conçues pour répondre aux besoins des organismes certificateurs et un large choix de configurations possibles, Digiforma Certif (anciennement myCertif) se positionne comme l’un des leaders de la digitalisation des processus certificatifs. 

Des obligations réglementaires automatisées

Outre le fait de délivrer la certification dans les conditions définies par les référentiels déposés à France compétences, les certificateurs ont plusieurs obligations administratives vis-à-vis de leurs certifiés, notamment : 

• L’émission et la transmission des parchemins. Chaque certifié doit recevoir un parchemin officiel attestant de l’obtention de sa certification. Digiforma Certif (anciennement myCertif) automatise l’édition, la transmission et la sécurité de ces documents. 
• L’accrochage des données. Une étape cruciale pour permettre la reconnaissance officielle des certifiés, généralement source de difficultés pour les certificateurs. Digiforma Certif (anciennement myCertif) facilite ce processus en assurant un export conforme des fichiers XML attendus par la Caisse des Dépôts et un traitement simplifié des erreurs. 

Un suivi des certifiés optimisé 

France compétences impose également aux certificateurs de réaliser des enquêtes de suivi afin d’évaluer l’insertion professionnelle des certifiés. Ces enquêtes permettent d’alimenter le tableau de placement, un indicateur clé pour le renouvellement des certifications. 

Digiforma Certif (anciennement myCertif) facilite cette démarche en proposant : 

• des enquêtes envoyées automatiquement aux certifiés à court et moyen termes ;
• une centralisation des résultats et un reporting instantané ;
• un export des données au format attendu par France compétences. 

Ainsi, les certificateurs gagnent un temps précieux et assurent une conformité parfaite aux obligations réglementaires. 

Avec Digiforma Certif (anciennement myCertif), les certificateurs disposent d’un outil puissant pour garantir leur conformité aux exigences de France compétences. En centralisant la gestion des certifications, en automatisant les processus clés et en facilitant le suivi des certifiés, Digiforma Certif (anciennement myCertif) s’impose comme un allié incontournable pour optimiser la gestion des certifications RNCP et RS. 

Pour en savoir plus, contactez directement myCertif by Digiforma.

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Communiquer !

Premier conseil, et pas des moindres : informer les candidats à la certification sur l’importance de ce suivi. Certes, ce suivi est indispensable pour votre organisme. Mais il est tout aussi important pour vos titulaires, puisqu’il permet de prouver aux employeurs la valeur de la certification obtenue.

Après tout, qui voudrait employer un salarié dont la certification n’apporte aucune valeur ajoutée à ses compétences ?

Dès l’entrée en formation, il est nécessaire d’indiquer aux candidats qu’un enquête leur sera envoyée en précisant ce qui est demandé, sans oublier de parler de la rémunération qui demeure un sujet tabou ; puis vient l’étape consistant à expliquer l’intérêt des réponses collectées.

Si des partenaires sont habilités à former les candidats, il sera alors nécessaire de les sensibiliser à l’importance d’en parler eux-mêmes aux apprenants.

Grâce à la formation, ils vont créer du lien avec eux. À l’inverse, le certificateur sera bien souvent dans l’ombre et inconnu de ces publics.

Il est même possible d’aller plus loin en envoyant les enquêtes d’insertion au nom de l’organisme de formation par lequel est passé le titulaire, ou en incluant une clause dans le contrat de sous-traitance imposant à l’OF de questionner les entreprises sur l’utilisation de la certification.

Multiplier les points de contact

Cet élément peut sembler évident pour certains, et pourtant, il est trop souvent négligé. Nous sommes tous soumis régulièrement à des enquêtes, des sondages ; cependant, à combien d’entre eux répondez-vous ? Alors, c’est indéniable, si cette enquête est envoyée au mauvais moment ou sur le mauvais canal, il est certain qu’elle ne sera pas lue.

Afin d’éviter ça :

• S’assurer d’avoir plusieurs coordonnées. A minima, une adresse email personnelle (à bannir : l’adresse email fournie par l’école, qui est bien souvent abandonnée dès qu’on en sort) et un numéro de téléphone.
• Envoyer des relances : email, SMS et appel téléphonique.

Penser storytelling !

Inclure cet outil de communication dans son dossier d’enregistrement ou de renouvellement permet d’embarquer la commission France compétences dans l’histoire de l’organisme certificateur. Ce conseil a largement été souligné par Goulven Droumaguet lors de son intervention en septembre 2023 au Live Digiforma. Alors, pourquoi ne pas mettre à profit le storytelling au travers de vos enquêtes d’insertion ?

Le certificateur sera bien souvent dans l’ombre et inconnu de ces publics.

Une idée ? Faites témoigner vos candidats, formateurs, jurys, entreprises et autres sur un format vidéo, par exemple. Rassemblez quelques témoignages sur des axes forts mettant en avant la mobilisation des compétences que vous délivrez. Un smartphone, une application gratuite de montage, et le tour est joué.

Appropriez-vous cette notion de storytelling, pour trouver votre façon de raconter l’histoire de vos certifiés.

Soyez créatifs !

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