Mais la sous-traitance, bien que très pratique et avantageuse sur certains aspects, recèle également de difficultés auxquelles on ne pense pas forcément.

Dans cet article, ce sont des sous-traitants et des organismes de formation de notre communauté OF Connect qui témoignent de leurs expériences pour vous donner des clés si vous envisagez de vous lancer dans l’aventure de la sous-traitance !

Parlez-moi un peu de vous et de votre organisme de formation ?

Pauline : Je suis la fondatrice de La Boîte à Indés et de La Boîte à Indés Académie. J’ai construit La Boîte à Indés comme une communauté d’entrepreneurs indépendants, pour partager nos bonnes pratiques, nos ressources, nos méthodes et pour mutualiser des outils pour les économies d’échelle.

Lorsque Qualiopi a été mis en place, les membres de la communauté qui étaient une soixantaine, se sont vite aperçus que le coût et le temps passé pour obtenir la certification risquaient de rendre leur activité de formation plus difficile et qu’ils risquaient de perdre un volume non négligeable de chiffre d’affaires s’ils laissaient de côté la certification.

Dans notre mission de mutualisation, nous avons donc décidé de proposer le portage de la certification et de créer l’organisme de formation « La Boîte à Indés Académie » tel qu’il existe aujourd’hui. Nous offrons cette solution à plus de 90 formateurs indépendants à travers toute la France.

Nathalie : J’ai créé ma société il y a de ça trois ans. Mon travail consiste à accompagner les salariés, les entrepreneurs et les demandeurs d’emploi pour les aider à reprendre confiance en leur capacité, notamment grâce à la formation professionnelle, au bilan de compétence, à la méthode Ikigaï et au conseil en image. J’interviens généralement au sein d’organismes de formation certifiés Qualiopi. Je m’adresse à un public qui a eu un parcours difficile et qui a besoin d’accompagnement pour retourner à l’emploi. Je les aide ainsi à travailler leur CV, à se préparer à un entretien d’embauche et à revoir leur posture professionnelle.

Stéphanie : Je suis directrice de Numericoach, organisme de formation mais pas que : nous sommes aussi éditeurs de contenus, entreprise de services numériques et revendeurs de licences, tout ça sur le thème unique de Google Workspace. En plus de gérer l’entreprise, je m’occupe de la sous-traitance, du management des équipes et de l’administratif. Aujourd’hui nous sommes 25 collaborateurs et nous faisons appel à 75 freelances.

Quels sont les avantages apportés par le fait de faire appel à des sous-traitants ?

Pauline : Au regard des préoccupations actuelles, il est nécessaire de tenir compte de la mobilité, du besoin de proximité et de la logique de relocalisation. Pourvoir les besoins en formateurs par des temps pleins salariés se révèle ainsi complexe et injustifié.

Si les OF devaient salarier les formateurs sur tous les champs pour lesquels ils sont sollicités, le volume d’emplois précaires (CDD ou temps partiels) augmenterait en conséquence.

Les pouvoirs publics souhaitent développer la formation professionnelle. Néanmoins, le cadre réglementaire qui en découle est limitant et peut porter préjudice aux formateurs indépendants et petits OF qui ont des profils agiles et parfois très experts, besoins auxquels certaines grandes structures sont souvent dans l’incapacité de répondre.

Dispenser des formations contribue à sécuriser une partie des modèles économiques des prestataires de services indépendants : les consultants/coachs/formateurs, par exemple. Nous avons également observé une implication plus importante concernant la veille chez les indépendants. Une veille efficace contribue à l’amélioration continue de ses pratiques et au renforcement de ses compétences métiers afin de rester en contact avec son marché et son écosystème, rendant ainsi son activité pérenne et viable.

Nathalie : Je pense que cela leur permet de rester dans leur cœur de métier. Autre avantage : disposer de plusieurs intervenants auprès du même public. Les approches sont différentes, ce qui augmente les chances de toucher tous les apprenants.

Stéphanie : Je vois trois avantages :

• L’expertise : faire appel à des sous-traitants offre un panel de compétences et de connaissances. Certains étaient gestionnaires de paie ou contrôleurs de gestion dans un grand groupe et cela permet d’ajouter une vraie expérience métier en plus de la compétence Google Workspace.
• Une plus grande zone géographique : faire appel à des sous-traitants nous permet d’opérer dans un rayon plus large.
• Le désengorgement de notre activité : nous pouvons ainsi réaliser toutes les prestations dans les pics d’activité sans augmenter le personnel pour autant, un réel avantage.

Devenir sous-traitant dans un OF : quels avantages pour les formateurs indépendants ?

Pauline : Le formateur indépendant délègue une partie de la relation client et de l’administratif auprès de l’OF, ce qui est intéressant pour lui. Dans le cadre de la certification Qualiopi, le formateur passerait davantage de temps à vérifier sa conformité réglementaire, qu’exercer son métier, sans oublier le coût que représente la certification tant pour son acquisition, que pour son maintien. 

En collaborant avec une entreprise de portage comme la nôtre, le formateur indépendant peut se concentrer sur ses missions de formation et uniquement celles-ci. Il dégage ainsi un temps supplémentaire pour sa veille et la recherche d’innovation dans ses programmes pédagogiques. 

Le dernier avantage réside dans la définition même du métier de formateur indépendant, qui est une activité individuelle et le fait d’intégrer une communauté de pairs. En effet, notre organisme développe une communauté dans laquelle nos membres viennent enrichir leur veille commune, leurs questionnements et trouver des pairs de profils divers et variés.

Nathalie : Pour un formateur indépendant, sous-traiter son travail à un organisme de formation permet de casser la routine et d’éviter la solitude. Collaborer et créer des partenariats avec plusieurs OF permet de développer son réseau, de découvrir les tendances et les différentes méthodes pédagogiques de chacun.

Stéphanie : Chez Numericoach nous avons fait le choix de fournir les contenus pédagogiques pour faire gagner du temps aux indépendants et assurons un règlement rapide de leurs prestations.

Quels sont, au contraire, les inconvénients de la sous-traitance ?

Pauline : La sous-traitance est exigeante en termes de cadres et de procédures. Trop souvent les OF confondent sous-traitance et portage. Ce sont deux métiers différents. Faire appel à un formateur sous-traitant occasionnellement offre une réelle agilité dans le développement d’une entreprise. Une sous-traitance quasi systématique entraîne quant à elle le portage, imposant ainsi des obligations sociales et un cadre différents.

Nathalie : Inconvénients majeurs : une faible possibilité de négociation pour la rémunération et les périodes creuses.

Stéphanie : Il s’avère difficile de conserver une relation sur la durée avec nos sous-traitants du fait de leur liberté. L’augmentation des tarifs peut aussi être difficile à absorber, diminuant ainsi la rentabilité des prestations. Concernant les process, il est difficile d’en imposer aux sous-traitants sans basculer dans la subordination.

Que pensez-vous de la nouvelle loi relative à l’obligation d’être certifié Qualiopi pour être sous-traitant d’un OF proposant des formations financées par le CPF ?

Pauline :  Il est important de noter qu’à ce jour, le décret d’application de cette loi n’est pas effectif.

Ce changement s’avère positif pour réguler les OF et empêcher les dérives. Certains ne prêtent pas attention aux profils des formateurs sous-traitants auxquels ils font appel. Les exigences pédagogiques et techniques sont parfois insuffisantes et causent de réelles problématiques de qualité.

En revanche, cette loi par son caractère global, constitue une aberration. L’obtention de la certification Qualiopi pour un formateur indépendant est dans la majorité des cas, à la fois coûteuse et chronophage. Nous risquons de perdre des profils pertinents si les indépendants ne peuvent plus pratiquer leur métier, ni transmettre leurs compétences sans être certifiés Qualiopi.

Nathalie : Il existe beaucoup de certifications, de labels et de démarches administratives chronophages. Vigilance, car cela peut tuer les petits organismes. Nous ne sommes pas des multinationales, nous n’avons ni le budget ni le temps à consacrer à toutes ces démarches.

Stéphanie : Avec les nombreuses dérives liées au CPF, il est important de durcir les règles. Cela dit, Qualiopi n’est pas forcément garant de la qualité des formations et en cela, cette réglementation peut ne pas faire suffisamment effet. Je suis d’accord avec le fait qu’il est important de réguler le CPF et les aides de la formation en général pour éviter les abus il ne faudrait pas alourdir la réglementation et punir les OF qui respectent les règles.

Que conseilleriez-vous à un organisme voulant faire appel à un sous-traitant ou à un formateur qui souhaitant proposer ses services pour le compte d’un autre OF ?

Pauline : Avant de se lancer dans la sous-traitance, il est nécessaire d’étudier les compétences techniques et pédagogiques du formateur et son niveau d’adéquation aux besoins afin de s’assurer de sa compatibilité avec client confié.

J’invite ensuite les formateurs indépendants à vérifier les structures de portage et les organismes avec qui ils souhaitent collaborer. Il est important de veiller au respect de propriété intellectuelle en s’assurant d’une mention dans le contrat stipulant la propriété des contenus pédagogiques. Vigilance également concernant les frais cachés du monde du portage et se questionner sur la part d’administratif à traiter, les exigences et le temps total de la sous-traitance.

Nathalie : Concernant l’organisme de formation, je l’encouragerais à rencontrer physiquement ses futurs formateurs afin de découvrir leur personnalité et de déterminer leur correspondance avec l’apprenant.

Au formateur, je lui conseillerais de se renseigner sur le site Web de l’organisme et de s’y rendre si cela est possible pour lui. En effet, il existe de nombreuses arnaques.

Stéphanie : Je conseillerais à l’organisme de se renseigner sur l’aspect juridique avant de se lancer puisqu’il faut créer un contrat de sous-traitance et cadrer les conditions de la relation tout en se protégeant soi-même et le sous-traitant. 

Pour les sous-traitants, je dirais qu’il ne faut pas non plus se laisser marcher sur les pieds par les organismes de formation, si vous vous êtes assurés de la qualité de votre travail et que vous savez ce que vous faites, alors foncez, les OF ont besoin de vous !

Vous aussi rejoignez OF Connect afin de partager vos questions et expériences sur la sous-traitance !

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Roseline Tiffreau   est   la   dirigeante   de   l’organisme   de   formation   SAS   formation rédaction web de Lucie Rondelet (présidente et formatrice principale). Son rôle est de garantir la démarche qualité, de coordonner le travail des équipes et de recruter de nouveaux salariés.

Elle est également – et c’est ça qui nous intéresse – référente handicap de l’entreprise qui compte à ce jour plus d’une vingtaine d’intervenants. 

Stéphanie Defrance Costa quant à elle, est ingénieure pédagogique chez Novalearning. Il s’agit du pôle formation de l’entreprise adapté NovaSancO. Novalearning propose des formations en distanciel et principalement en e-learning sur tout ce qui est bureautique, langue ou logiciel. Ils développent depuis le début d’année, des formations sur le handicap : sensibilisation, recrutement et management des personnes en situation de handicap, etc. 

Quel est l’élément déclencheur qui vous a poussé vers l’amélioration de votre OF pour un meilleur accueil des apprenants en situation de handicap ? 

Roseline : c’est dans notre ADN de chercher constamment à nous adapter aux besoins de nos stagiaires. Proposer des formations adaptées spécifiquement aux personnes en situations de handicap devenait une évidence. J’ai une expérience qui me rend particulièrement sensible à ce sujet puisque j’ai travaillé durant 11 ans dans le médico-social pour l’Adapei du Rhône, en terminant sur des postes de chef de service.

Au même titre que la démarche qualité fait partie inhérente de notre organisation, la place de la personne en situation de handicap est très importante. 

Stéphanie : nous sommes une entreprise adaptée, ce qui signifie que nous avons pour obligation légale d’avoir dans nos effectifs au minimum 55 % de personnes en situation de handicap. Qualiopi allait de soi pour nous puisque toute notre entreprise est adaptée de base à ce type de gestion. 

Il nous a suffi ensuite de dupliquer dans l’organisme de formation ce que nous avons mis en place dans nos processus de recrutement et au sein de l’entreprise. Exemple concret : nous demandons systématiquement lors des entretiens s’il y a un besoin d’adaptation. On fait la même chose au début des formations en fournissant un questionnaire de recueil des besoins aux apprenants. 

Qualiopi a-t-il joué un rôle dans cette adaptation ? 

Roseline : l’accueil des personnes en situation de handicap était déjà bien pensé, mais la certification Qualiopi nous a permis de remettre en perspective nos connaissances et de nous poser des questions avec un autre point de vu et surtout d’écrire nos process. J’ai aussi assisté à une formation sur le référent handicap en ayant pour objectif de m’informer sur la loi et de confronter mes acquis pour améliorer notre façon de faire actuelle. L’important, selon moi, est de partir avec un esprit ouvert et d’oublier un peu ce qu’on sait déjà même (ou surtout) si on pense déjà connaitre le sujet 

Quand l’information arrive d’un tiers, j’aime me poser la question : « par rapport à ce que je comprends, quelles   sont   les   choses   à   mettre   en   place   et   comment   améliorer   mon fonctionnement ? »

Quelles actions concrètes avez-vous mises en place pour permettre aux personnes en situation de handicap d’accéder à vos formations de manière optimale ? 

Roseline : dans le questionnaire de prérequis et le questionnaire de positionnement, il y a systématiquement une question pour récolter les besoins spécifiques des apprenants. Dans le parcours de formation, nous élaborons actuellement un contenu afin que tous les apprenants puissent accéder à des conseils, liens et contacts utiles pour leur permettre d’accéder à la formation dans les meilleures conditions. Nous partons d’un constat initial, handicapant pour suivre la formation, (difficultés à entendre le contenu d’une vidéo, à rester assis devant un écran, à se concentrer le temps d’un cours…) pour proposer des ressources.

Nous avons aussi intégré des cours pour sensibiliser nos stagiaires à l’accessibilité de leur propre travail. Nous formons aux métiers de l’écriture digitale. Nous avons, par exemple, créé un cours intitulé : « prendre en compte les internautes en situation de déficience visuelle. » Ou encore pour les futurs rédacteurs web SEO : « utiliser les règles pour l’accessibilité des contenus web. »

Pour suivre la formation, l’apprenant doit déjà réussir le test de prérequis qui est lié à un certain niveau cognitif. Il doit avoir un bon niveau en français, grammaire, typographie, orthographe, etc. Ce test comporte une question sur des besoins spécifiques. Selon les réponses à cette question, je vais proposer un entretien. Le futur stagiaire choisit la forme qui lui convient le mieux : visio, présentiel, écrit, téléphone. J’ai eu le cas il y a quelques mois, d’une personne malentendante qui préférait échanger par SMS. Je récolte alors les besoins et envisage des solutions avec l’apprenant.

Je pense qu’il est important de ne pas ostraciser les personnes en situation de handicap en créant des process spécifiques parallèles à notre organisation. Nous avons choisi de créer un document ressource pour tous les types de stagiaires. Le principe est simple : les apprenants peuvent piocher dans les ressources qui les concernent. Que les personnes soient en situation de handicap ou non, et en fonction de leurs réponses, elles accèdent à un contenu spécifique.

Voici un exemple : si elles cliquent sur « avez-vous les yeux qui pleurent après plus d’une heure devant un écran ? » ou bien « souffrez-vous de douleur dans le dos lorsque vous travaillez sur votre ordinateur ? » elles accèdent à des contenus et ressources concernant l’ergonomie du poste de travail.

L’idée consiste à éviter de pointer du doigt les personnes en situation de handicap. Les propositions d’outils, de contacts de professionnels ont pour but d’aider les personnes à suivre leur formation de manière optimale. 

Stéphanie : nous faisons toujours appel à un ergonome pour adapter le poste aux salariés et nous faisons de même pour les apprenants si nous détectons une personne qui a un besoin particulier. Nous mettons en place des mesures pour qu’il puisse suivre sa formation au mieux.

Dans la conception de nos formations, nous essayons d’être accessibles, que ça soit au niveau de la police choisie, de la couleur du texte, du sous-titrage des vidéos… Au même titre que du côté employeur, nous anticipons au maximum les besoins.

Le plus important : communiquer sur notre accessibilité afin que le public en situation de handicap se manifeste le plus rapidement possible pour nous indiquer son besoin d’adaptation. Il est également important de ne pas hésiter à impliquer la personne en situation de handicap dans ses besoins d’adaptation. En effet, il est susceptible d’avoir ses propres outils qui lui permettent de suivre la formation sans difficultés. Un apprenant souffrant de problèmes de vue par exemple, peut utiliser un logiciel ou du matériel qui lui permettent d’accéder à une page web ou même de lire un texte. 

Avez-vous rencontré des difficultés pour accueillir un certain type d’apprenants ? 

Roseline : oui bien-sûr, nous avons rencontré une difficulté par rapport à un handicap psychique. La personne en question n’a pas souhaité exprimer ses besoins. Ni lors du questionnaire de prérequis, ni lors du questionnaire de positionnement. Elle nous l’a indiqué lorsque les difficultés étaient déjà tellement importantes, que l’action de formation n’avait plus de sens. Il a fallu se résoudre à arrêter la formation.

Son handicap était assez désarçonnant et, avec le recul, je ne sais pas dans quelle mesure cela aurait pu être compatible avec le métier de rédacteur web SEO en freelance. Depuis nous avons modifié nos deux questionnaires. Notre précédent test de prérequis était trop ciblé sur des compétences d’orthographe, de grammaire et de typographie. Nous avons ajouté des questions ouvertes concernant le projet professionnel. Cela nous permet de vérifier la cohérence de l’enchaînement des idées et la maturité du projet de formation professionnelle. Il nous est aussi arrivé que l’apprenant soit obnubilé par le fait de terminer la formation, sans prendre en compte les remarques et sollicitations apportées par son tuteur. 

Nous sommes aussi assez démunis lorsque les stagiaires coupent toutes communications. Nous ne pouvons, de ce fait, pas mettre en place l’étayage ou les adaptations qui leur permettraient de réussir. Il ne faut pas oublier que c’est de la responsabilité du stagiaire de s’emparer de ce que nous avons conjointement proposé. Notre travail consiste à simplement faire de notre mieux, de nous rendre disponible et à l’écoute, puis de composer avec les informations que nous détenons et avec la volonté du stagiaire d’être accompagné. 

Stéphanie : comme une grande proportion de notre effectif est en situation de handicap, nous pouvons nous apercevoir des limites de nos formations avant de les lancer. En l’occurrence, l’un de mes collègues, malvoyant n’avait pas la possibilité d’accéder à une formation en bureautique car elle contenait de très nombreuses vidéos ce qui lui causait des difficultés. Son retour nous a permis d’adapter nos pratiques pour que la formation soit accessible au plus grand nombre. 

Nous essayerons toujours de trouver une solution pour s’adapter et pour cela, il faut dès le début de la formation penser au maximum « accessibilité ». 

Et au contraire, pourriez-vous nous partager une success story ? 

Roseline : bien-sûr ! Nous avons récemment créé un parcours sur-mesure pour une personne avec autisme de haut niveau. J’ai donc suivi mon processus, je lui ai proposé de choisir la forme d’entretien qu’elle préférait puis je lui ai posé plusieurs questions de manière à déterminer les freins potentiels à sa progression. Mon objectif était de récolter toutes les informations nécessaires à la conception d’un environnement de formation lui permettant d’être en situation de réussite. 

A la suite de la visio, j’ai listé les besoins de cette personne. Pour chaque besoin, j’ai proposé une adaptation. C’était l’assurance d’une réussite pour cette personne et c’était possible pour notre organisme. Elle a commencé en septembre dernier et terminera en septembre de cette année.

Nos sessions durent 14 semaines et mettent l’accent sur l’appartenance à un groupe. Cette configuration mettait cette stagiaire dans une situation de stress énorme. Nous avons donc étendu sa formation sur une durée d’un an. Cela lui permet d’aller à son rythme. De la même manière, nous avons créé une session dans laquelle elle est seule car elle éprouvait des difficultés à travailler en groupe. Elle voulait échanger avec un interlocuteur direct en cas d’interrogations, donc nous avons ouvert un canal sur lequel elle peut poser toutes ses questions directement à sa tutrice. Celle-ci a été briefée sur les bonnes pratiques et formes de communication à adopter avec cette stagiaire. 

Cette stagiaire progresse bien et exprime régulièrement et spontanément par mail qu’elle est très satisfaite de sa formation !  

Quels conseils donneriez-vous à d’autres organismes de formation souhaitant s’adapter pour pouvoir accueillir des personnes en situation de handicap et répondre aux demandes de l’indicateur 26 de Qualiopi ? 

Roseline : je pense qu’en premier lieu, il faut mettre en perspective les objectifs de la formation et les prérequis indispensables pour les atteindre. Il s’agit d’un positionnement qui refuse la discrimination vis-à-vis d’un handicap. De ce fait, nous faisons en sorte d’ouvrir la formation aux personnes ayant les prérequis indispensables pour la suivre. 

Je pense aussi qu’il est important d’intégrer l’accueil des publics en situation de handicap dans le processus classique, naturel, de notre organisation. Je suis persuadée que c’est une erreur de créer des processus distincts car c’est surligner le handicap. Cela aide-t-il vraiment à l’inclusivité ? Je comprends l’envie de bien faire, mais le risque de ne pas suivre un process est grand car nous aurions tendance à l’oublier.

Stéphanie : en premier lieu, je dirais qu’il ne faut pas avoir de préjugés sur le handicap car 80 % des handicaps sont invisibles. Ce n’est pas parce qu’on ne les voit pas qu’ils n’existent pas. 

Il faut se former, faire de la veille sur le sujet car plus on s’informe, plus il est facile de nous adapter de façon naturelle. 

Finalement, je dirais qu’il faut l’intégrer dans tous les process et pas uniquement pour répondre à l’indicateur 26 de Qualiopi. Le handicap est présent dans tous les indicateurs. Il est important dans l’intégralité de notre fonctionnement, de « penser handicap », de manière à s’adapter complètement, afin d’accueillir les apprenants de manière optimale. 

En conclusion

Et voilà, vous en savez davantage sur les adaptations nécessaires à l’accueil du public en situation de handicap. Vous pouvez sans doute leur poser directement la question, ils vivent avec leur handicap au quotidien et sont donc les plus à même de savoir ce dont ils auront besoin pour être en situation de succès. 

Des organisations comme l’AGEFIPH existent pour vous accompagner et vous former. Vous pouvez faire appel à eux et vous informer concernant les aides mises en place pour vous permettre de vous adapter.  

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J’ai donc interviewé trois responsables d’OF certifiés Qualiopi qui ont gentiment accepté de partager leur expérience avec moi, et donc avec vous. 

Gwenaël Masson est le fondateur de l’organisme C’com, créé en 2013, son expertise se porte sur la communication bienveillante, le management et va jusqu’à la pédagogie puisqu’il propose des formations de formateur. Il s’est certifié Qualiopi en 2021 et porte toutes les casquettes dans son organisme puisqu’il y tient les rôles de formateur, gestionnaire, personnel administratif et community manager ! 

Coraline Lethimonnier est également fondatrice de son organisme de formation Stats&Co. Elle propose depuis 2019 des formations liées aux statistiques appliquées dans le domaine des sciences humaines et sociales, du paramédical et de tous les professionnels qui s’orientent vers la recherche. Comme Gwenaël, Coraline est certifiée Qualiopi depuis 2021 et accorde à la veille une importance capitale. 

Enfin, Séverine Fingal, fondatrice de la solution de portage qualité Qualiportage, est également auditrice Qualiopi pour le compte d’organismes certificateurs. L’objectif de son organisme est d’accompagner les professionnels de la formation professionnelle dans leur passage de la certification Qualiopi.

A quel moment vous-êtes vous rendu compte que vous deviez structurer votre veille ? 

Gwenaël : J’ai toujours relativement fait de la veille mais elle n’était pas vraiment formalisée au début. Je m’intéressais particulièrement aux actualités métier ou aux nouvelles compétences. J’ai dû commencer à structurer ma veille pour passer la certification Datadock et j’ai accéléré le mouvement ces dernières années avec Qualiopi. 

Coraline : J’ai commencé à réaliser une véritable veille quand j’ai souhaité passer la certification Qualiopi. C’est à ce moment-là que je me suis aperçu de son importance et de son utilité pour mon organisme. 

Séverine : Je savais depuis le début qu’il fallait que je structure ma veille mais les cordonniers sont souvent les plus mal chaussés, peut-être qu’effectivement, par rapport aux autres, je comprends mieux ce que les auditeurs attendent de nous mais ça ne veut pas dire que c’est plus facile pour autant. 

De quelle manière effectuez-vous votre veille au quotidien ? 

Gwenaël : Vers 2020 quand j’ai commencé à m’intéresser davantage à LinkedIn, ma veille se faisait grâce aux actualités que je suivais. Aujourd’hui je suis notamment Centre Inffo et Formalerte qui m’envoie une fois par semaine une sélection d’articles, et puis surtout ces dernières années OF Connect. J’adore le côté interactif d’OF Connect : on est vraiment acteur de sa veille. On peut envoyer nos questions sur des sujets légaux ou administratifs ou même sur le handicap et répondre à celles des autres si on sait comment les aider. 

Ma veille se fait vraiment de manière spontanée, empirique. Quand je vois une information passer sur OF Connect, Formalerte, Centre Inffo ou sur Linkedin, je la note et j’essaye de revenir dessus. Après une ou deux fois dans l’année je relis ce tableau et je me demande s’il n’y a pas quelque chose que je pourrais faire pour améliorer mon activité. 

Coraline : Ma veille est vraiment facilitée par les outils que j’utilise et qui sont fait pour ça comme Formalerte, OF connect ou Digiformag. 

J’ai automatisé le process pour recevoir les informations. Je reçois les articles, je lis ceux qui m’intéressent et puis j’utilise Formalerte pour classer, mettre en favoris et centraliser les informations. 

Pour le moment je n’ai pas de tableau de veille, je centralise notamment grâce à Formalerte (ça me permet de retrouver facilement les articles qui m’ont paru pertinents) et un outils de prise de notes. Je vais voir si c’est nécessaire d’en faire plus pour l’audit de surveillance mais j’aime bien mon fonctionnement tel quel.

Séverine : Au tout début j’avais un document Excel et maintenant j’utilise l’outil Monday. Je vais avoir un tableau pour chacune des veilles et je vais insérer dans celui-ci la source de l’information ainsi que les dates à laquelle j’en ai pris connaissance et à laquelle je la diffuse dans mon organisation. C’est important de pouvoir dater le moment où on a lu l’article mais aussi de pouvoir dater le moment et le moyen du partage. Ensuite, j’effectue un partage à “mes qualiportés” mais aussi en externe à d’autres acteurs de la formation. 

Qualiopi demande à la fois une preuve de veille régulière mais également de partage et d’action consécutive à cette veille. De quelle manière structurez-vous votre fonctionnement pour répondre à cette demande ? 

Gwenaël : Tout ce que je vois, tout ce que je lis, dès que ça amène une action de ma part, c’est de la veille. Tous les petits pas sont générateurs d’amélioration continue. Peu importe la source, tant qu’elle est vérifiée, à partir du moment où ça génère une action de ma part je le note dans mon tableau de veille. 

Coraline : Pour l’instant je n’ai pas vraiment enclenché d’actions suite à la veille. J’ai testé beaucoup d’outils découverts grâce à la veille mais je n’en ai pas encore trouvé qui répondaient mieux à mes besoins que ceux que j’utilise actuellement. L’évolution quotidienne de mon OF est liée plus ou moins directement à la veille. C’est elle qui me fait réfléchir et me permet d’avancer sur certains sujets.

Il y a six mois par exemple, j’ai fait une très grosse veille sur les outils numériques pour les formations en ligne, et même si j’ai eu beaucoup de déceptions car j’ai trouvé peu d’outils qui répondaient à mes besoins, cela m’a permis de faire un état des lieu de ce qui existait et de prendre des décisions. Le problème : c’est tellement « naturel » d’enclencher ces actions suite à mes recherches, que j’ai encore du mal à avoir le réflexe de mettre tout ça par écrit. Pour ce qui est du partage, comme je suis seule dans mon organisme, ça se résume à des échanges dans la précieuse communauté OF connect !

Séverine : Avec Qualiopi il faut toujours que tout soit noté. 

Un point d’évolution que je suis en train de mettre en place est la création de templates sur Canva pour améliorer ma communication interne et externe. Je vais créer trois templates pour ma veille réglementaire, pédagogie et compétences. La diffusion de ces templates me permet de susciter l’intérêt de part le côté ludique et visuel, de déclencher des actions, de communiquer avec mes clients et mes prospects. La veille, en plus de m’aider dans le pilotage de mon organisme, me permet donc de communiquer davantage sur les réseaux sociaux, ce qui est très important pour l’image de mon organisme.

En dehors de Qualiopi, quels sont les avantages concrets de la veille pour votre organisme ? 

Gwenaël : Les avantages concrets sont juste essentiels. On a tendance à croire que c’est une perte de temps. On se force à la faire avec Qualiopi mais en réalité, la veille est de toute façon nécessaire pour notre métier en tant que formateur, que ça soit pour les compétences qu’on transmet mais aussi pour faire évoluer nos propres compétences pédagogiques. Légalement, c’est aussi très important afin d’éviter d’être pris au dépourvu. 

En fait, pour moi, la veille, c’est la qualité. Elle permet de maintenir le niveau de qualité d’un organisme. 

Coraline : Faire de la veille par obligation m’a fait réaliser l’intérêt de la veille. Avant, je faisais de la veille uniquement lorsque j’avais besoin de faire un état des lieux sur un sujet pour mon activité. Maintenant, à chaque fois que je reçois le mail de Formalerte, je l’ouvre et je me dis : “qu’est-ce qui a changé ? Est-ce qu’il y a des nouveautés en termes de formation ?“.

Cela me permet d’être sereine : s’il y a une nouveauté, je sais que je vais la recevoir, je n’ai pas besoin de chercher pour trouver les informations ou de m’inquiéter de ce qui pourrait sortir sans que j’en sois informée. C’est vraiment précieux !

Spontanément je n’aurais pas forcément pensé à conserver des traces de ma veille mais maintenant je suis contente que cela existe, et puis il y a OF Connect. C’est toujours intéressant et enrichissant de communiquer avec des professionnels du secteur. 

Séverine : La veille est une action essentielle, au sein de notre organisme de formation, en termes de réglementation déjà, car notre métier est de plus en plus légiféré, et puis au niveau pédagogique pour se différencier et améliorer la qualité de nos formations ainsi qu’en termes de compétences bien sûr.

La veille métier est aussi un moyen de développer son business puisqu’elle permet de développer des parcours plus adaptés aux besoins de nos bénéficiaires, c’est important de se tenir au courant du marché et de ses possibilités. J’insiste particulièrement sur le fait que la veille un moyen de sécuriser leur business et l’actualité me donne raison.

En conclusion 

La veille est une activité dont l’importance peut être sous-estimée mais elle reste nécessaire pour tout organisme de formation qui souhaite se développer sur le long terme. Qualiopi a rendu cette activité obligatoire et beaucoup de professionnels de la formation admettent qu’ils en sont très contents aujourd’hui car cela leur a permis de développer leur activité, d’anticiper les changements de législation susceptibles de les affecter et d’améliorer leur compétences pour rester compétitifs et proposer des formations de qualité.

Pour rappel, voici une liste des outils utilisés par nos professionnels de la formation pour effectuer leur veille :

Digiformag – le magazine de la formation 

OF Connect – La communauté gratuite qui réunit les OF Qualiopi

Formalerte – L’outil de suivi de la veille et newsletter hebdomadaire de la formation professionnelle 

Monday – Le logiciel de gestion de projet

Centre Inffo – Magazine legislatif de la formation

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