Trop souvent, l’évaluation de la formation est reléguée à un simple questionnaire envoyé quelques jours ou quelques semaines après la formation qui vise à évaluer la satisfaction des participants. Les apprenants passent à peine quelques minutes à la réaliser. Or, la formation nécessite du temps, de l’effort et coûte cher ! Il serait dommage de ne pas mesurer l’efficacité des formations dispensées, d’autant plus que ce sont d’excellents indicateurs pour les points sur lesquels on peut travailler pour améliorer leur qualité. 

Varier les types d’évaluations et consolider les retours dans un vrai rapport qualité global que l’on peut analyser et partager avec les différentes parties prenantes sont parmi les étapes dans la construction d’un vrai système d’évaluation des formations. 

Ceux-ci et d’autres conseils sont couverts dans cette vidéo qui présente aussi la façon dont un logiciel de gestion comme Digiforma peut vous aider à mettre en place un processus d’évaluation efficace.

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Dans cette vidéo, on étudie quelques idées pour vous organiser, rester à l’écoute du secteur, devenir acteur engagé dans votre environnement et produire des preuves tangibles à présenter lors de votre audit pour prouver votre démarche qualité.

Être abonné à des magazines et sites internet qui traitent des actualités est une première étape mais qui est loin de prouver la façon dont vous vous servez des informations recueillies. Faut-il encore les analyser, en déduire des actions concrètes pour améliorer votre activité et continuer à échanger avec votre réseau. Heureusement, des solutions existent ! 

A noter aussi l’aspect sur l’accessibilité et adaptation de vos formations au public en situation de handicap. Êtes-vous et vos équipes sensibilisés aux différentes formes de handicap ? Ce sujet est important dans une démarche qualité globale et il faut se tourner vers les bons partenaires pour accompagner au mieux vos apprenants. 

La vidéo du jour vous aide à y voir plus clair pour améliorer le positionnement de votre organisme sur ces aspects.

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Vous vous demandez comment mettre en place une vraie base de référence de vos formateurs et leurs compétences pédagogiques ? Votre communication avec les apprenants se limite à l’envoie des convocations et évaluations des sessions de formation ? Vous récupérez les documents signés d’une session et pour vous les tâches liées à votre suivi de la formation s’arrêtent là ? 

Cette vidéo est faite pour vous et vous donne des conseils pour vous aider à adopter des solutions dans votre organisation pour mettre en place une démarche qualité complète où on n’oublie aucun aspect. 

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Si vous trouvez que vous n’avez rien mis en place en ce sens, détrompez-vous, vous le faites certainement déjà sans vous en rendre compte – en échangeant avec vos clients par téléphone, par email ou via un questionnaire d’entrée en formation! Il suffit de garder des traces écrites de votre analyse des attentes et besoins client et de modulariser votre parcours de formation en adaptant le plus possible le programme et les cas pratiques à son contexte et niveau de connaissances. Un autre aspect clé pour individualiser vos parcours est de les découper en différents modules suivies par les apprenants – des blocs de tronc commun versus des blocs de cours thématiques par exemple. 

Et n’oubliez pas que l’expérience de la formation se vit avant, pendant et après les sessions animées par le formateur, il est donc important de suivre individuellement les apprenants tout au long de leur formation en restant à leur écoute et en vérifiant que les connaissances transmises soient bien assimilées. 

La vidéo du jour vous propose des idées pour mieux adapter vos formations à vos clients et cela grâce notamment aux différentes fonctionnalités pensés par Digiforma.

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Le temps passant très vite, nous avons continué notre échange sur ce sujet passionnant avec une interview de nos deux invités que nous souhaitons vous partager.

Découvrez l’interview exclusive de Ludovic et Jeff suite au webinaire

Pourriez-vous nous présenter en 2 mots votre cœur d’activité formation ?

Jeff : Animacoop est une formation à la gestion de projet de manière coopérative où l’on travaille trois points particuliers : posture, techniques d’animation, outils numériques.

Ludovic : Sponatenez- vous : Notre cœur d’activité c’est la communication orale : prise de parole, pitch, communication interpersonnelle, animation de réunion…

Intégriez-vous déjà de la formation à distance dans vos parcours avant la période Covid ? Comment avez-vous changé depuis le format, les sujets ou la façon de construire vos programmes ?

Jeff : Oui notre formation est un mix présence/distance avec du contenu accessible sur une plateforme en ligne. On s’adapte et on fait un maximum de “classe inversée” : sortir les contenus descendants des visios (les proposer plutôt en format vidéos, lectures…) et profiter du temps de formation pour discuter et échanger !

Ludovic : On avait des projets de formations e-learning et de suivi de formation à distance mais on n’était pas passé à l’acte avant le Covid.
On a fait beaucoup d’adaptations :

• sur les formats en proposant de la visio, du e-learning, des temps d’entretiens individuels dans nos formations,
• sur les sujets : on a abordé dans sa globalité toutes les questions liées à la visio et notamment pour des publics de formateurs. On a d’ailleurs réalisé une série de vidéos pour bien communiquer en visio lors du premier confinement que vous pouvez consulter juste ici,
• sur les programmes, en travaillant sur le rythme et en privilégiant des temps de formation en visio plus courts.

Quelles erreurs éviter à tout prix selon vous quand on se lance dans la formation à distance ?

Jeff : Surtout il ne faut pas faire 7h de visio dans la journée. Et éviter de ne pas faire de pause!

Ludovic : Selon moi, il faut éviter de transpose  littéralement le contenu d’une formation présentiel à une formation visio. Et également éviter de faire de la formation purement descendante, les interactions sont plus complexes à gérer en visio mais c’est ce qui va garantir l’attention des participants.

Avez-vous quelques exemples de techniques pour rendre interactifs et conviviaux vos temps collectifs?

Ludovic : Varier au maximum les activités ! C’est un peu difficile de proposer des exemples car cela dépend énormément des thématiques de formation :

• Proposer des temps de discussions libres sur un sujet (par ex : les idées reçues vis à vis d’une nouvelle notion abordée avec les apprenants),
• Des temps avec des moments pratique devant le groupe complet,
• Différents temps en sous groupes autonomes : simples discussions,  production de contenu, mise en pratique, debrief etc…,
• Des pauses (ça a l’air évident, mais j’ai vu beaucoup d’animateurs de visio omettre ce détail),
• Et j’essaie de faire varier les modes d’interactions avec les participants : discussion libre, micro ouvert, demander la parole, donner la parole, discuter par écrit, communication visuelle, …

Et des ice breakers ou outils pour animer des ateliers collaboratifs ?

Ludovic : En visio, j’utilise la majorité des fonctionnalités de l’outil (chat, sous groupe, partage d’écran,  émoticones, etc…), mais j’utilise rarement des outils annexes.
Niveau icebreaker, je les fais bouger (voire danser), parler d’eux (partage de bonnes et de pires expériences vis à vis du sujet de la formation), je les fais parler entre eux (petits exercices en petit groupes). C’est rarement l’icebreaker en lui même qui garantit sa réussite, c’est la manière dont il est animé et proposé au groupe.

Accordez-vous un temps avant la formation pour vous assurer que vos apprenants sont à l’aise avec les outils numériques ?

Jeff : Oui tout à fait, lors de l’entretien 1.

Ludovic : On pose la question en amont à nos clients. En général et le cas échéant, on invite souvent les apprenants qui ne se sentiraient pas à l’aise à se connecter 15/20 minutes en avance, afin de les accompagner.

Comment faites-vous pour distribuer la parole et pour que les participants échangent entre eux ?

Jeff : Cela dépend (du Nord au Sud, en levant la main, en mettant une étoile dans le tchat…) mais on a ajouté une colonne dans nos déroulés pédagogiques pour y penser et avoir une méthode à chaque fois.

Ludovic : Réponse courte : ça dépend ! J’y ai déjà un peu répondu dans une des questions précédentes, j’essaie de varier les modes d’interactions, en fonction de ce que j’attends du public, du contexte, de la taille du groupe : micro ouvert, option “lever la main” chat, émoticône, communication gestuelle et visuelle.
J’essaie d’attribuer un mode d’interaction à des usages bien spécifiques.

Comment faites-vous pour maintenir l’attention tout au long de votre journée de formation?

Jeff : On pense au test PCR :

• Prise de parole (la faciliter, faire des accords de groupe au début sur ce dont chacun a besoin pour que ça se passe bien…)
• Convivialité (maximum en petits groupe, moments avec toutes les webcams ouvertes…)
• Rythme (visio de 2h max, pause au milieu, classe inversée…)

Ludovic : Facile, je ne les mobilise pas toute la journée !

Plus sérieusement, j’évite de faire plus d’une demi journée de formation à la fois avec un groupe. Mais même comme ça, si j’ai un groupe d’apprenants l’après-midi, ils ont très certainement fait autre chose le matin et donc l’attention reste difficile à mobiliser.

J’ai beaucoup adapté le rythme de mes formations, et j’essaie de faire des séquences plus courtes et plus variées.
Par exemple, en fin de parcours de formation, j’ai très régulièrement des exercices avec passage individuel des apprenants devant les autres. En visio, ça peut très vite devenir fastidieux donc je les échelonne dans le temps et les ponctue d’autres petites activités tous les deux ou trois passages : pause, petits exercices qu’on a déjà fait, mini jeux, etc.

Je propose aussi plus de pause plus courtes, c’est beaucoup plus facile de proposer 5 minutes de pause à des gens qui sont chez eux. Tout le monde peut aller aux toilettes ou se faire un café en même temps.

Je prends régulièrement la température auprès du groupe, et je les implique dans la construction des sessions. Par exemple, en leur laissant le choix sur les types d’activités pour travailler une notion, sur la priorité qu’ils donnent à tel ou tel aspect de la formation, sur la taille et la régularité des pauses et aussi sur les règles de fonctionnement et d’interaction pour la formation.

Qu’est-ce que selon vous le digital learning permet de faire ou facilite, que l’on ne faisait pas auparavant ?

Jeff : Creuser individuellement un sujet.

Ludovic : La formation à distance, permet beaucoup de flexibilité dans les parcours et déroulés de formation. Par exemple, avec un de nos clients, on a mis en place une formation constituée d’un premier module e-learning, d’un temps en tête à tête (en visio) entre le formateur et chaque apprenant, pour valider les acquis, éclaircir certains points et voir comment le contenu de la formation s’adapte aux problématiques de chaque apprenants et d’un temps en classe virtuelle par petits groupes de pure mise en pratique. On n’aurait pas pu construire ce genre de déroulé en présentiel.

Quels conseils souhaitez-vous donner aux formateurs qui assurent des sessions à distance ?

Jeff : N’oubliez pas d’inclure des temps spécifiques à distance pour ce qui ce fait naturellement en présence : interconnaissance, discussions en petits groupes…

Ludovic : On peut avoir l’impression qu’on perd beaucoup avec de la formation à distance, mais on peut vraiment arriver à recréer une vraie dynamique de groupe et faire progresser les apprenants avec humanité, dynamisme et efficacité.
C’est plus difficile à faire qu’en présentiel, et cela nécessite de prendre pas mal de recul par rapport aux habitudes qu’on a développées en présentiel.

Pour moi, ce ne sont pas les outils utilisés qui feront la différence, mais la qualité de l’animation et les capacités du formateur à mobiliser son groupe même à distance.

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