Latifa Amrane, consultante qualité pour la société Nayli, dont elle est la dirigeante, et formatrice de l’organisme de formation Quali Pôle, nous aide à y voir plus clair.

Un incontournable souvent mal compris

« Le NDA, c’est le socle. C’est une obligation légale, pas une option », rappelle Latifa. Pourtant, de nombreux porteurs de projets se lancent dans la formation professionnelle sans avoir conscience de cette nécessité. Le NDA est ce qui officialise l’activité de formation auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE). Sans lui, pas de formations éligibles aux financements publics ou mutualisés.

« On ne devient pas formateur professionnel simplement parce qu’on en a envie ou parce qu’on a une expertise, atteste Latifa Amrane. Il faut prouver qu’on a les moyens techniques, pédagogiques et administratifs de former. Et c’est le NDA qui permet cela. »

Des refus de plus en plus nombreux

Latifa observe une nette augmentation des refus de NDA, particulièrement dans certaines régions comme l’Occitanie, l’Île-de-France ou la région PACA. « Il y a un effet d’opportunité autour de la formation. Beaucoup de porteurs de projet se lancent, mais peu sont préparés. Résultat : les dossiers sont souvent incomplets ou incohérents. »

Les motifs de refus les plus courants ? Une convention mal rédigée, un programme de formation trop flou ou mal relié aux compétences du formateur, une absence d’assistance technique en cas de distanciel, ou encore des documents contractuels aux montants discordants. « Si votre facture indique 500 €, votre programme 400 € et votre convention 300 €, ça ne passe pas, témoigne la consultante qualité et formatrice. Et c’est normal. L’administration exige de la cohérence. »

Une première marche qui prépare déjà à Qualiopi

Si le NDA est une obligation à part entière, il partage pourtant de nombreux points communs avec les exigences Qualiopi. « En réalité, quand on prépare correctement son NDA, on prépare déjà en partie sa démarche qualité. Les critères d’éligibilité croisent souvent ceux des indicateurs Qualiopi. »

Latifa insiste : « Il faut que le besoin de l’apprenant soit identifié, que le programme soit structuré, que l’on sache comment les résultats seront évalués. Tout cela, c’est déjà du Qualiopi, sans en porter le nom. »

Anticiper, structurer, s’entourer, se former

Quatre conseils clés reviennent tout au long de l’échange avec Latifa, permettant la réussite de son dépôt de NDA :

1. Anticiper : ne pas attendre d’avoir un client pour monter son dossier.
2. Structurer son offre : proposer un programme clair et un dispositif pédagogique cohérent.
3. S’entourer : ne pas hésiter à se faire accompagner par un consultant ou un outil de gestion adapté.
4. Se former : comprendre les enjeux et les obligations, y compris ceux de Qualiopi.

« On peut tout à fait être autonome, à condition d’avoir pris le temps de s’informer, rassure Latifa. L’objectif, ce n’est pas de dépendre d’un consultant, mais de monter en compétences pour piloter son activité sereinement. »

Le rôle des outils de gestion

Latifa souligne l’importance d’utiliser des outils adaptés pour accompagner sa gestion de la qualité : « Un logiciel comme Digiforma est un garde-fou. Il alerte quand il manque un document, facilite la gestion des sessions, et surtout, structure les dossiers en lien avec les exigences du NDA comme de Qualiopi. »

Selon elle, beaucoup d’OF se perdent dans la paperasse, faute d’un outil qui centralise et guide les démarches. Elle voit, en outre, en Qualiopi et le NDA une véritable opportunité, soutenue par l’équipement d’un logiciel : « Ce n’est pas qu’une contrainte administrative. C’est une manière d’inscrire la qualité dans le quotidien, de professionnaliser sa structure. »

La sous-traitance, un sujet à part entière

La question de la sous-traitance revient régulièrement dans les audits. Là encore, tout est question de clarté et de traçabilité. 

« Il faut que le contrat détaille les missions de chacun, du recueil du besoin à l’évaluation finale. Le lien de hiérarchie entre l’OF et le sous-traitant doit être explicite. » Et attention : le sous-traitant doit lui aussi être déclaré. Pas de place pour l’improvisation !

NDA : un sigle répondant à un grand enjeu

Au-delà des démarches initiales, le NDA s’inscrit dans la durée. Déclarations annuelles (BPF), suivi comptable, traçabilité, mise à jour régulière… « Ce n’est pas un dossier qu’on dépose une fois pour toutes. Il faut le faire vivre. Et chaque oubli peut coûter cher : perte du NDA, radiation, impossibilité de former. »

Latifa conclut toutefois sur une note positive : « Une fois qu’on a intégré la logique qualité, que ce soit via le NDA ou via Qualiopi, tout devient plus fluide. Ce n’est pas juste une contrainte : c’est un gage de sérieux et de pérennité. »

L’article Décryptage sur le NDA : le passeport des formateurs est apparu en premier sur Digiformag.

Une pièce d’identité obligatoire

Désormais, la déclaration doit obligatoirement être accompagnée :

• D’une copie d’une pièce d’identité en cours de validité (déclarant ou dirigeant)

OU

•  D’un justificatif numérique certifié (ex. France Identité).

Des allègements pour les micro-OF (< 77 700 € de CA)

Les micro-OF bénéficient d’un régime simplifié qui les exonère de certaines pièces :

• Dispense de produire la première convention ou contrat de formation
• Dispense de fournir la liste des moyens matériels et humains
• À la place : une présentation succincte de l’activité sera demandée (le modèle devrait paraître prochainement)

Attention : les conventions et contrats doivent être conservés et transmis dans un délai de 10 jours ouvrés si l’administration les réclame.

Délai d’instruction porté à 2 mois

Le délai d’instruction de la NDA passe de 30 jours à 60 jours.
L’administration dispose dorénavant de 2 mois pour délivrer le récépissé ou notifier un refus.

Une procédure 100 % dématérialisée

Le dépôt se fait désormais exclusivement sur le téléservice Mon Activité Formation (MAF).

• Plus de dépôt papier possible
• Les récépissés et refus sont envoyés par courriel sécurisé, daté et horodaté
• La plateforme MAF reste aussi le guichet unique pour déposer chaque année le BPF

Fin du recours gracieux obligatoire

En cas de refus, il n’y a plus de recours administratif préalable auprès de la DREETS : vous devrez alors saisir directement le tribunal administratif.

En résumé

Le décret répond à un des points sensibles qui étaient la mise à disposition d’une première convention de formation pour les plus petites structures, notamment pour ceux souhaitant intervenir en sous-traitance.

Cet allégement s’accompagne en revanche de deux contreparties importantes : l’allongement du délai d’instruction, et une procédure plus complexe en cas de premier refus émis par la DREETS.

Il reste à voir si ces mesures vont permettre davantage de fluidité dans les prochains mois, ou si elles entraineront une recrudescence de contentieux devant le tribunal administratif.

L’article Déclaration d’activité : ce qui change pour les OF est apparu en premier sur Digiformag.

En 2021, 25 548 dossiers de demande d’enregistrement pour obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) ont été déposés dans les services régionaux en charge de la formation professionnelle. 22 311 ont été enregistrés et 3 237 dossiers ont été refusés, soit près de 15 %. En 2022, le taux est monté à 21% avec 6 579 refus pour 31 274 demandes déposées d’après le Bilan 2022 Activité des services de contrôle publié en octobre 2023 par le Ministère du Travail*.

En 2023, la tendance s’est stabilisée avec environ 30 800 demandes de NDA enregistrées. Toutefois, le taux de refus est resté élevé, autour de 19 %, soit environ 5 850 refus.

En 2024, selon les premières estimations du Ministère du Travail et les projections des DREETS régionales, le nombre de demandes est resté stable autour de 32 000 à 34 000.

Le taux de refus est estimé entre 18 % et 20 %, soit jusqu’à 6 800 refus potentiels.

Les prestations liées au coaching, bien-être ou développement personnel restent les premières causes de refus, notamment en raison de leur non-conformité avec les critères du Code du travail.

Les chiffres consolidés officiels seront publiés à l’automne 2025 dans le bilan annuel de l’activité des services de contrôle.

Sources : Ministère du Travail (bilan 2022), DREETS régionales, tendances sectorielles observées par Digiforma et l’ANDRH.

Observons maintenant le détail des motifs de refus d’enregistrement des déclarations. Puis, les ressources pour ne pas essuyer de refus.

1 – Les 7 motifs de refus du numéro de déclaration d’activité

Il existe 7 types de raisons pour lesquelles le numéro de déclaration d’activité n’est pas délivré par les services régionaux de l’État en charge de la formation professionnelle.

Il manque une pièce dans le dossier transmis

C’est le motif principal. 58 % des dossiers transmis ne sont pas complets.

La prestation correspond à du développement personnel

21 % des demandes sont refusées, car ces prestations n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle, mais relèvent du développement personnel, du conseil, du coaching, du bien-être, de soin thérapeutique ou encore de loisirs.

Une pièce complémentaire demandée n’est pas transmise

Lorsque le dossier nécessite un document complémentaire, celle-ci n’est pas toujours retransmise. Ce qui représente 10 % des refus.

La prestation est une information ou elle s’adresse à un public indifférencié

L’action de formation vise un objectif spécifique et s’adresse à un public spécifique au regard des compétences à développer. Pour 7 % des refus, la prestation correspond à un temps d’information ou à une action très générale.

La prestation correspond à une formation initiale

Pour 2 % des refus, l’action présentée dans la convention ne relève pas du champ de la formation professionnelle régi par le Code du travail, mais de celui de la formation initiale, régie par le Code de l’éducation.

La convention correspond à une formation interne

Pour 1 % des refus, le contenu de la première convention de formation transmise à l’administration relève de la formation interne à l’entreprise. La formation interne à l’entreprise est à distinguer d’un organisme de formation créé sous la forme d’une filiale dédiée à cette activité par un groupe.

La prestation comprend la livraison d’un bien

Pour 1 % des refus, la prestation de la convention comprend la livraison d’un bien, ce qui n’est pas compatible avec une prestation de formation qui est une prestation de services. « La livraison d’un bien » correspond à la transmission d’un bien corporel avec transfert de propriété. À noter cependant : « le matériel pédagogique (…) destiné à être utilisé exclusivement aux fins de l’enseignement ou de la formation professionnelle » n’entre pas dans le cadre juridique de la livraison d’un bien (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10)*.

À noter : une hausse des refus est constatée dans les secteurs du bien-être et du développement personnel, avec près de 30 % des rejets en 2023 concernant des prestations considérées comme non éligibles à la formation professionnelle.

2. Les ressources pour bétonner son dossier de déclaration d’activité

21. Le Code du travail

Pour revenir aux sources de l’information et éviter toute mauvaise compréhension, il est utile de se pencher sur les points suivants.

• La liste des pièces justificatives à transmettre pour un dossier de demande de NDA  (Article R.6351-5 du Code du travail).

• La liste des prestations du champ de la formation professionnelle

Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ de la formation professionnelle correspondent aux actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage (Article L.6313-1 du Code du travail).

• La définition de l’action de formation 

Il s’agit d’un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel (Article L6313-2).

• L’objectif des actions de formation et les publics concernés

On peut résumer l’Article L6313-3 en relevant comme objectifs : accéder dans les meilleures conditions à un emploi, favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail et à l’évolution des emplois, réduire les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures, accéder à des emplois exigeant une qualification différente ou encore favoriser la mobilité professionnelle.

• Les conditions de réalisation des actions de formation (L.6353-1 à L.6353-10 du Code du travail).

22. Les outils et les ressources à disposition pour le dossier de déclaration d’activité

• Le manuel de télédéclaration

Le manuel de télédéclaration d’activité d’un organisme de formation du ministère du Travail est notamment disponible sur le site de la DRIETS.

• La plateforme Mon Activité Formation

La plateforme Mon Activité Formation.

• Le site service public entreprise

La rubrique déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation sur le site Entreprise Service Public permet une compréhension globale de la démarche.

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À lire également :

Bilan pédagogique et financier : c’est parti ! Un BPF en 2023 pour qui, pourquoi et comment ?

Levons le voile sur le sigle OPAC

* Sources complémentaires : 

• Bilan 2022 Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS – Services régionaux de contrôle) publié par le Ministère du Travail en octobre 2023 (Page 5).

• Rubrique organismes de formation : formalités administratives sur le site du Ministère du Travail.

• Sur la livraison de bien – Bulletin officiel des finances du 16/02/2022 (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10 « TVA – Champ d’application et territorialité – Opérations imposables en raison de leur nature – Livraisons de biens meubles corporels ».

L’article Numéro de déclaration d’activité : pour quelles raisons 15 % des dossiers sont-ils refusés ? est apparu en premier sur Digiformag.

Une formalité administrative et financière pour ce dirigeant aguerri mais, avant tout, une journée riche d’enseignement que ce dernier a bien voulu nous relater en toute transparence.


Bonjour Mouhcine. Peux-tu nous rappeler le contexte de ce contrôle ?

« Rappelons déjà que tout organisme de formation qui déclare son BPF et dispose donc d’un NDA peut être soumis au contrôle de sa Dreets. Cela fait partie de ses missions.
Dans notre cas, il s’agissait d’un contrôle aléatoire sur la partie CFA de notre structure. »

As-tu été prévenu ?

« J’ai reçu une lettre recommandée me prévenant du contrôle 15 jours avant le jour J.  Le courrier précisait la liste des pièces à préparer dont certaines devant être envoyées en amont.
Mais il arrive dans certains cas que les contrôles soient réalisés de manière inopinée ! »

Une fois le courrier reçu, qu’as-tu fait ?

« La première étape est d’entrer en contact avec la personne pour accuser réception. Il y a un premier envoi de documents qui se fait par mail. »

Que contrôle-t-il une fois sur place ?

« Le contrôleur de la DREETS peut choisir son année de contrôle. Il ne s’agit pas forcément de l’année en cours donc veillez à bien garder tous vos justificatifs. Et le point de départ du contrôle reste bien le BPF, pas l’audit Qualiopi attention ! Il n’intervient pas non plus sur la qualité pédagogique de vos formations ni les émargements. Il a simplement besoin de vérifier la réalité de l’existence de la formation
Pour ce faire, il visite les locaux, les salles de formation, compte le nombre de tables, fait un état des lieux des ordinateurs disponibles, questionne les équipes…
Il recherche la cohérence avant tout ! »

Les documents contrôlés sont les suivants :

Organigramme
Support et plaquette de présentation
Statut juridique constitutif et dernière version en date
Document comptable de l’exercice contrôlé
Livre journal
Compte de résultat
Bilan
Formulaire apprentissage pour les CFA
Tableau excel qui récapitule l’ensemble de vos prestations effectuées sur la période contrôlée
(j’ai pour ma part utilisé les exports de Digiforma en les fusionnant)
Liste des formateurs internes et externes avec siret et NDA
Descriptif des moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre
Diplôme et cv des formateurs
Liste des certifIcations préparées
Règlement intérieur et CGU

Étais-tu accompagné par ton comptable le jour J ?

« Non. J’avais bien toutes les archives numériques et papier car le contrôleur ne va pas fouiller dans vos logiciels. »

Que se passe-t-il à l’issue de cette journée ?

« Il y a une nouvelle étape d’échange de mails, puis une seconde visite. Le contrôleur va enfin rédiger son rapport avec les anomalies qu’il a pu constater. Son rapport passe ensuite en commission et après il peut y avoir une mise en demeure. »

A-t-il noté des anomalies ?

« Il nous manquait la comptabilité analytique qui est propre au CFA et qu’on doit déposer à France compétences. Nous avions manqué de vigilance avec notre ancien expert comptable.
Il manquait aussi le NDA à l’une de nos formatrices sous-traitante. »

Que retiens-tu de ce contrôle ?

« En tant que dirigeant, il faut le prendre comme un moyen de s’améliorer. On est dans la pédagogie. Il faut être à l’écoute et accepter l’erreur.C’est aussi une bonne préparation pour Qualiopi !
On m’a toujours dit que ce n’était pas grave si on faisait des erreurs sur son BPF mais entre faire une erreur et cacher des choses, la frontière est faible. Soyez vigilant et bien entouré par un expert comptable qui connaît bien le secteur. Je conseillerais aussi d’avoir un commissaire de compte  (même si n’est pas obligatoire). »

L’article ILS TEMOIGNENT « Le jour où la DREETS a contrôlé mon organisme de formation » est apparu en premier sur Digiformag.

Observons dans un premier temps, le détail des motifs de refus d’enregistrement des déclarations. Et dans un second temps, les ressources pour ne pas essuyer de refus.

1 – Les 7 motifs de refus du numéro de déclaration d’activité

Il existe 7 types de raisons pour lesquelles le numéro de déclaration d’activité n’est pas délivré par les services régionaux de l’État en charge de la formation professionnelle.

Il manque une pièce dans le dossier transmis

C’est le motif principal. 58 % des dossiers transmis ne sont pas complets.

La prestation correspond à du développement personnel

21 % des demandes sont refusées, car ces prestations n’entrent pas dans le champ de la formation professionnelle, mais relèvent du développement personnel, du conseil, du coaching, du bien-être, de soin thérapeutique ou encore de loisirs.

Une pièce complémentaire demandée n’est pas transmise

Lorsque le dossier nécessite un document complémentaire, celle-ci n’est pas toujours retransmise. Ce qui représente 10 % des refus.

La prestation est une information ou elle s’adresse à un public indifférencié

L’action de formation vise un objectif spécifique et s’adresse à un public spécifique au regard des compétences à développer. Pour 7 % des refus, la prestation correspond à un temps d’information ou à une action très générale.

La prestation correspond à une formation initiale

Pour 2 % des refus, l’action présentée dans la convention ne relève pas du champ de la formation professionnelle régi par le Code du travail, mais de celui de la formation initiale, régie par le Code de l’éducation.

La convention correspond à une formation interne

Pour 1 % des refus, le contenu de la première convention de formation transmise à l’administration relève de la formation interne à l’entreprise. La formation interne à l’entreprise est à distinguer d’un organisme de formation créé sous la forme d’une filiale dédiée à cette activité par un groupe.

La prestation comprend la livraison d’un bien

Pour 1 % des refus, la prestation de la convention comprend la livraison d’un bien, ce qui n’est pas compatible avec une prestation de formation qui est une prestation de services. « La livraison d’un bien » correspond à la transmission d’un bien corporel avec transfert de propriété. À noter cependant : « le matériel pédagogique (…) destiné à être utilisé exclusivement aux fins de l’enseignement ou de la formation professionnelle » n’entre pas dans le cadre juridique de la livraison d’un bien (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10)*.

2. Les ressources pour bétonner son dossier de déclaration d’activité

21. Le Code du travail

Pour revenir aux sources de l’information et éviter toute mauvaise compréhension, il est utile de se pencher sur les points suivants.

• La liste des pièces justificatives à transmettre pour un dossier de demande de NDA  (Article R.6351-5 du Code du travail).

• La liste des prestations du champ de la formation professionnelle

Les actions concourant au développement des compétences qui entrent dans le champ de la formation professionnelle correspondent aux actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, actions de formation par apprentissage (Article L.6313-1 du Code du travail).

• La définition de l’action de formation 

Il s’agit d’un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel (Article L6313-2).

• L’objectif des actions de formation et les publics concernés

On peut résumer l’Article L6313-3 en relevant comme objectifs : accéder dans les meilleures conditions à un emploi, favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail et à l’évolution des emplois, réduire les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures, accéder à des emplois exigeant une qualification différente ou encore favoriser la mobilité professionnelle.

• Les conditions de réalisation des actions de formation (L.6353-1 à L.6353-10 du Code du travail).

22. Les outils et les ressources à disposition pour le dossier de déclaration d’activité

• Le manuel de télédéclaration

Le manuel de télédéclaration d’activité d’un organisme de formation du ministère du Travail est notamment disponible sur le site de la DRIETS.

• La plateforme Mon Activité Formation

La plateforme Mon Activité Formation.

• Le site service public entreprise

La rubrique déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation sur le site Entreprise Service Public permet une compréhension globale de la démarche.

À lire également :

Bilan pédagogique et financier : c’est parti ! Un BPF en 2023 pour qui, pourquoi et comment ?

Levons le voile sur le sigle OPAC

* Sources complémentaires : 

• Bilan 2022 Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS – Services régionaux de contrôle) publié par le Ministère du Travail en octobre 2023 (Page 5).

• Rubrique organismes de formation : formalités administratives sur le site du Ministère du Travail.

• Sur la livraison de bien – Bulletin officiel des finances du 16/02/2022 (BOI-TVA-CHAMP-10-10-40-10 « TVA – Champ d’application et territorialité – Opérations imposables en raison de leur nature – Livraisons de biens meubles corporels ».

L’article Numéro de déclaration d’activité : pour quelles raisons 15 % des dossiers sont-ils refusés ? est apparu en premier sur Digiformag.

Les CFA doivent transmettre à France compétences leurs données comptables au titre de l’année 2022.

Depuis l’exercice 2020 (suite à la loi Avenir Professionnel), les organismes qui dispensent des formations par apprentissage, doivent mettre en place une comptabilité analytique.

L’ouverture de la campagne 2023

Les données doivent être transmises à France compétences entre le 4 mai et le 31 juillet 2023.

En effet, la loi  a confié à France compétences la régulation des coûts et des règles de prise en charge de la formation professionnelle et de l’apprentissage. Ainsi, France compétences récolte, consolide et analyse les données.

Les données visent les objectifs suivants :

• Afin, d’aider les organismes de formation, France compétences mettra à leur disposition de la documentation en avril.
• Les organismes doivent avoir un accès à la plateforme Karoussel.

La déclaration pour accéder à l’Espace des organismes de formation(EDOF)

La désignation de référents 

A partir du 18 avril 2023, les organismes de formation doivent désigner des référents au sein de leur structure afin de sécuriser les échanges avec la Caisse des Dépôts.

Les référents à désigner

La saisie sera obligatoire pour pouvoir accéder à EDOF. En outre, pour aider les organismes de formation, la caisse des dépôts a émis des recommandations.

Les recommandations de la Caisse des Dépôts

Le bilan pédagogique et financier (BPF)

Il doit être transmis entre le 3 avril et le 31 mai 2023 en ligne sur le site Mon Activité Formation.

Tout organisme de formation réalisant des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle doit fournir à la DREETS ce bilan.

• Pour tout comprendre sur le bilan pédagogique et financier.
• Un guide utilisateur de la télé-déclaration du BPF apporte une aide à la saisie.
• A lire aussi BPF .

L’article Organismes de formation : vos déclarations obligatoires est apparu en premier sur Digiformag.

C’est avant le 31 mai 2024 que le Bilan pédagogique et financier (BPF) de votre structure de formation professionnelle doit être transmis aux services de l’Etat. Nous zoomons dans cet article sur les questionnements et flous à lever avant de se plonger dans le remplissage du document ligne à ligne.

Au fait, pourquoi un Bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année ?

Le numéro de déclaration d’activité (NDA) délivré à la création d’un organisme du champ de la formation professionnelle est comme une « permission » accordée par l’administration – après étude du dossier administratif – de délivrer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle (formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage).

Le Bilan pédagogique et financer (BPF) transmis tous les ans permet aux services de l’État de contrôler que les prestations délivrées correspondent bien à des actions de développement de compétences entrant dans le champ de la formation professionnelle.

En 2022 d’après le Bilan Activité des services de contrôle (DGEFP/DRIEETS-DREETS-DEETS) :

• 91 356 Bilan pédagogique et financier (BPF) ont été transmis et réceptionnés.
• 10 047 BPF indiquaient un exercice sans activité de formation professionnelle (néants).
• 13 780 caducités de NDA ont été prononcées.

Par ailleurs, 9 713 organismes n’ont pas déposé de BPF et ont perdu leur NDA de ce fait.

Oui ! Un BPF pour toutes les structures avec NDA

Un Bilan pédagogique et financier (BPF) est transmis chaque année par les prestataires délivrant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). Un OPAC ne peut pas délivrer des prestations entrant dans le champ de la formation professionnelle sans disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide. Autrement dit, un OPAC = un NDA valide = un BPF transmis chaque année.

1. Quelle que soit l’action concernée

Le Bilan pédagogique et financier (BPF) est transmis chaque année par tous les organismes délivrant une ou plusieurs catégories d’actions concourant au développement de compétences (Article L.6313-1 du Code du travail).

• Les actions de formation.
• Les bilans de compétences.
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).
• Les actions de formation par apprentissage (CFA).

2. Quel que soit le « petit nom » de l’organisme

Dans le monde réel de la formation professionnelle, le terme OPAC (Organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences) n’a pas remplacé les autres dénominations ou types de structure de la formation professionnelle.

• Organisme de formation.
• Centre de bilan de compétences.
• Centre de VAE.
• Centre de formation par apprentissage (CFA) public ou privé.
• CFA d’entreprise.
• Formatrice/Formateur indépendant (avec un SIRET et un NDA).
• Société de portage salarial avec un NDA.
• Structure de l’enseignement supérieur avec des parcours relevant de la formation professionnelle.
• Association avec une activité de formation professionnelle.
• …

3. Quel que soit le statut juridique

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures publiques comme les structures privées.
• Les entreprises avec un NDA quel que soit le statut : association, entreprise individuelle (dont micro-entreprise), sociétés unipersonnelles (SASU, EURL), SARL, SAS, etc.

4. Quelle que soit la part de la formation dans l’activité

L’envoi d’un BPF chaque année est obligatoire :

• Dès lors qu’une seule action du champ la formation professionnelle a été délivrée.
• Quelle que soit la part des activités de formation professionnelle dans le chiffre d’affaires global.

Certains OPAC délivrent des prestations de formation et des prestations hors formation professionnelle, comme le conseil aux entreprises. Seules les données des actions de la formation professionnelle sont renseignées en détail dans le BPF. Par contre, le BPF mentionne (éventuellement) le montant du chiffre d’affaires global de la structure pour calculer le pourcentage que représentent les activités de formation professionnelle.

5. Que l’organisme soit certifié Qualiopi ou pas

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures de formation disposant d’une certification Qualiopi.
• Les structures de formation sans certification Qualiopi.

6. Que l’activité soit de la sous-traitance ou pas

Le sous-traitant comme le donneur d’ordre renseignent les données relatives aux actions faisant l’objet d’un contrat de sous-traitance dans leur BPF respectif.

• Pour les actions réalisées en tant que sous-traitant : vous remplissez le cadre G.
• Pour les actions sous-traitées en tant que donneur d’ordre : vous renseignez le cadre F.

Qui n’a pas à renseigner de BPF ?

Les seuls acteurs de la formation professionnelle à ne pas déposer de BPF sont ceux qui n’ont pas de NDA. C’est-à-dire les formateurs et formatrices qui exercent une activité de formation avec un statut de salarié pour une structure disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).

• Les formatrices et formateurs salariés d’une structure de formation professionnelle.
• Les formateurs qui interviennent ponctuellement pour une structure de formation professionnelle avec le cadre juridique de « formateur occasionnel » qui correspond à une rémunération en salaire.
• Les formateurs qui exercent leur activité avec le statut de salarié porté lorsque la société de portage salarial dispose d’un numéro de déclaration d’activité valide.

Et vous ? Êtes-vous dans les clous ?

1. Vous avez eu une activité de formation au titre de l’exercice comptable de 2023

Pour que les voyants soient tous au vert : transmettez votre BPF en respectant à la lettre les consignes.

  BPF transmis et sans anomalies

Vous transmettez votre BPF en suivant à la lettre les consignes du formulaire Cerfa.

C’est le scénario fort heureusement le plus fréquent. En cas de doute ou d’interrogations sur les données à renseigner, contactez les services des Dreets et de la Driets, voir ci-dessous. Renseigner les acteurs de la formation professionnelle fait partie de leurs missions officielles.

  BPF transmis avec des incohérences, anomalies ou irrégularités

Vous transmettez votre BPF sans veiller à une complétion conforme du formulaire Cerfa.

Les irrégularités identifiées par les services de l’État peuvent déclencher un contrôle administratif et financier de votre structure. C’est pour lutter contre les fraudes que les SRC (Services régionaux de contrôle de la formation professionnelle) ont été crées. Cette décision a été notamment déclenchée par le rapport annuel 2017 de la Cour des comptes qui a souligné l’incapacité de l’État à « évaluer la fraude et son impact financier ». Un contrôle peut mener à l’annulation de la déclaration d’activité à l’issue d’une procédure contradictoire prévue par le Code du travail (Article L.991-8).

  BPF non transmis

Si vous disposez d’un NDA mais ne transmettez pas de BPF.

• Le numéro de déclaration d’activité devient automatiquement caduc.
• Cette non-transmission du BPF par méconnaissance des dispositions légales peut être punie d’une amende de 4 500 euros (Article L.6355-10du Code du Travail).

2. Vous n’avez pas eu d’activité de formation au titre du dernier exercice comptable

Si vous disposez d’un NDA mais n’avez pas délivré d’actions de formation en 2023, vous n’êtes pas exempté de l’envoi d’un BPF. L’absence de transmission pénalisera vos activités futures.

  BPF transmis avec un chiffre d’affaires à zéro pour la formation professionnelle

Vous transmettez votre BPF avec la mention « néant ». Elle indique qu’aucune activité de formation professionnelle n’a été délivrée.

• Avec un chiffre d’affaires à zéro dans le BPF, la déclaration d’activité devient caduque.
• Pour reprendre ultérieurement une activité de formation professionnelle, une nouvelle demande de numéro de déclaration d’activité sera nécessaire auprès de la Dreets/Driets.

  BPF non transmis après un exercice comptable sans action de formation professionnelle.

Vous ne transmettez pas de BPF.

• Le numéro de déclaration d’activité devient automatiquement caduc.
• La non-transmission du BPF est punie d’une amende de 4 500 euros Article L.6355-10du Code du Travail).
• En cas de projet de reprise d’une activité de formation, le numéro de déclaration d’activité sera plus difficile à obtenir.

Numéro de déclaration d’activité caduc : quelles sont les conséquences ?

• L’organisme est retiré de la liste publique des organismes de formation professionnelle accessible sur le site Data.gouv.fr.
• Il est illégal pour la structure de continuer à organiser et/ou commercialiser des actions de formation professionnelle.
• L’accès à tout financement de la formation professionnelle est exclu.
• Les offres de formation présentes sur la plate-forme Mon Compte Formation sont retirées.
• La certification Qualiopi associée au NDA est invalidée.
• L’exonération de TVA spécifique à la formation professionnelle (lorsqu’elle a été choisie) est annulée.

Quatre points pratiques

1. La transmission se fait au format électronique ou par formulaire imprimé

• La télétransmission se déroule sur le site Mon Activité Formation. Si les sommes additionnées présentent des erreurs de calcul, l’outil vous indique de recommencer.
• Une transmission au format papier reste possible en l’adressant à la Dreets ou la Driets.

2. Les documents comptables peuvent toujours être exigés

• Les documents comptables (compte de résultat, bilan, annexe) n’ont plus à être transmis en même temps que le BPF.
• Les obligations comptables restent pour autant les mêmes. Ces documents peuvent être exigés par l’administration en cas de contrôle (Article L.6352-11).

3. Pour toute question : contactez les services de l’État avant la transmission de votre BPF

Le SRC (Service régional de contrôle de la formation professionnelle) au sein des Dreets/de la Driets a plusieurs missions :

Une mission d’information. Les SRC ont comme mission de renseigner les acteurs du secteur sur la réglementation en matière de formation professionnelle, notamment sur le Bilan pédagogique et financier annuel.

et

Une mission de contrôle. Les SRC exercent également, comme son nom l’indique le contrôle administratif et financier sur les actions concourant au développement des compétences (formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage).

Retrouvez dans le lien ci-dessous, région par région : le numéro de téléphone direct du service en charge de renseigner les acteurs de la formation professionnelle, les horaires de permanence téléphonique et les emails dédiés aux questions liées au BPF.

4. L’impact du BPF sur la durée de l’audit de Qualiopi

La ligne du BPF intitulé « Total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle » correspond au montant du chiffre d’affaires pris en compte par l’organisme certificateur pour le calcul de la durée de l’audit Qualiopi (Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national).

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Contacts, documents et conseils

• Les adresses emails et numéros de téléphone des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle (SRC).
• Le Guide Centre Inffo (accès libre) : Remplir le bilan pédagogique et financier – Mode d’emploi (édition 2024)
• La plate-forme Mon Activité Formation pour télétransmettre le BPF.
• Le formulaire Cerfa N° 10443*16 « Le bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de dispensateur de formation professionnelle ».
• La Notice explicative du bilan pédagogique et financier (document Cerfa N° 50199# 15).

Mémo : Dreets, Driets, SRC et ex-Direccte

• Dreets : Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.
• Driets : Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Île-de-France).
• SRC : Service régional de contrôle de la formation professionnelle.

Les Dreets et la Driets sont des administrations déconcentrées de l’État. Elles ont pris la relève des Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) notamment pour les compétences de régulation du système de la formation professionnelle et de l’apprentissage et de contrôle des acteurs de la formation professionnelle. Au sein des Dreets et de la Driets, le SRC (Service régional de contrôle de la formation professionnelle) a une mission de contrôle, mais aussi, c’est moins connu, d’informations auprès des acteurs de la formation professionnelle.

Les études et rapports

• Bilan des services régionaux de contrôle 2022 à télécharger sur le site du Ministère du travail.
• Rapport public annuel 2017 de la Cour des comptes (Tome I – La formation professionnelle continue des salariés : construire une politique de contrôle et de lutte contre la fraude)

Les textes de référence

Article L.6352-11 du Code du travail : « Une personne qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle défini à l’article L. 6313-1 adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de leur activité. Sur demande des inspections compétentes, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos sont transmis par l’organisme de formation ».

Article R.6352-22 : « Le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 indique :

1. Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
2. Le nombre de stagiaires et apprentis accueillis ;
3. Le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
4. La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
5. Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ».

Article L.6351-7-1 du Code du travail : « La liste des organismes déclarés dans les conditions fixées au présent chapitre et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier mentionné à l’article L. 6352-11 est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées.

Article L.6351-6 Code du travail : « La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative ».

Article L6355-15 du Code du travail : « Le fait de réaliser des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue sans adresser à l’autorité administrative le document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 6352-11, est puni d’une amende de 4 500 euros.

Article L.6361-2 : « L’État exerce un contrôle administratif et financier sur (…) les activités en matière de formation professionnelle conduites par (…) les organismes chargés de réaliser tout ou partie des actions mentionnées à l’article L. 6313-1. »

Article L.6355-23 : « La condamnation aux peines prévues aux articles L. 6355-1 à L. 6355-22 peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle. Toute infraction à cette interdiction est punie d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 15 000 euros. En outre, en cas de récidive, la juridiction peut, pour l’application des peines prévues aux articles L. 6355-16 et L. 6355-17 ainsi qu’au deuxième alinéa du présent article, ordonner l’insertion du jugement, aux frais du contrevenant, dans un ou plusieurs journaux ».

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L’Etat, notamment au travers des Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets) assure le contrôle administratif et financier, dans le domaine de la formation professionnelle.

Qui peut être contrôlé ?

Le contrôle porte sur les actions conduites par :

Le contrôle des actions mises en place par les entreprises

L’Etat exerce un contrôle administratif et financier sur les actions, concourant au développement des compétences, conduites par les employeurs. Il s’agit des actions financées par des fonds publics notamment par :

• L’Etat ;
• Les collectivités territoriales ;
• La Caisse des dépôts et consignations ;
• Pôle emploi ;
• Les opérateurs de compétences.

Quelles sont les modalités du contrôle?

Ce contrôle peut être réalisé de différentes manières :

• Sur la base du bilan pédagogique et financier ;
• Lors d’un contrôle de l’entreprise ;
• A la suite d’une information transmise par un financeur de la formation.

L’impossibilité de se soustraire au contrôle

Le refus de se soumettre au contrôle donne lieu à évaluation d’office, par l’inspecteur ou le contrôleur du travail, à des sommes faisant l’objet des remboursements ou des versements au Trésor public. De plus, le refus de se soumettre à un contrôle peut constituer un délit d’entrave aux fonctions du contrôleur. En outre, l’outrage et la résistance au contrôle peuvent être sanctionnés pénalement.

Le contrôle sur les dépenses et les activités

Le contrôle porte sur l’ensemble des moyens financiers, techniques et pédagogiques, à l’exclusion des qualités pédagogiques, mis en œuvre pour la formation professionnelle. Autrement dit, le contrôleur va chercher à savoir :

• Si les actions déclarées ont eu lieu ;
• Est ce que les dépenses sont bien imputables à une action de formation ;
• Si elles se sont déroulées dans les conditions déclarées (durée, nombre de stagiaires, contenu, etc.) ;
• Quels ont été les moyens alloués à ces formation? Quel a été le taux d’encadrement ?

Ce contrôle peut porter sur tout ou partie de l’activité, des actions de formation ou des dépenses de l’organisme.

Le possible recours aux experts pour contrôler

Les agents de contrôle peuvent solliciter, en tant que de besoin, l’avis ou l’expertise d’autorités publiques ou professionnelles pour les aider à apprécier les moyens financiers, techniques et pédagogiques mis en œuvre pour la formation professionnelle.

Un contrôle sur pièces ou sur place

Lors des vérifications sur place, le contrôle peut être précédé d’un avis de contrôle. Il n’y a pas d’obligation car le contrôle peut être spontané.

Quel est le contenu du rapport de contrôle ?

• Il porte sur  les écarts entre les situations examinées et les règles de droit ;
• Il peut formuler des recommandations ou proposer aux autorités des sanctions administratives ou financières.

Le délai de recours auprès des contrôleurs ne peut être inférieur à 30 jours.

Quelle suite pour l’entreprise ou l’organisme contrôlé ?

• L’entreprise ou l’organisme contrôlé doit présenter ses observations écrites et demander à être entendu ;
• Sur la base du rapport de contrôle et des observations éventuellement formulées, par l’entreprise ou l’organisme, le préfet de région peut prononcer des sanctions administratives ou financières.

Quels recours possibles ?

Deux types de recours sont possibles :

• Une réclamation formulée auprès du signataire de la décision (contrôleur du travail, inspecteur du travail). Une seconde décision sera prise, suite à la réclamation, qui indiquera obligatoirement (sous peine de nullité), les délais et voies de recours.
• Dès lors que le désaccord persiste, il est possible d’exercer un recours contentieux auprès du tribunal administratif.

Que se passe-t-il lorsque les formations ne respectent pas les critères de réglementation ?

Les actions imputées au titre des dépenses (ou les emplois de fonds considérés), font l’objet d’une décision de rejet. Ainsi, l’imputation de ces sommes au titre des fonds publics de la formation n’est pas possible.

Par conséquent, ces actions sont réputées ne pas avoir été exécutées et donnent lieu à remboursement auprès de l’organisme ou de la collectivité qui les a financées.

Il est donc impératif de conserver et bien classer tous les documents et pièces justifiant les objectifs et la réalisation des actions concourant au développement des compétences, ainsi que les moyens mis en œuvre à cet effet.

L’importance des feuilles d’émargement

Ce sont des pièces très importantes pour justifier de la réalité d’une action de formation. Elles doivent être signées par demie journée par les stagiaires et les formateurs.

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Cet outil retrace l’activité de formation d’une année, en termes financiers et  pédagogiques, aux fins de contrôle, par l’administration.

Quel est son contenu ?

Le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 indique :

Qui est concerné ?

Les prestataires de formation professionnelle, quel que soit leur statut juridique, doivent établir un bilan pédagogique et financier (BPF) annuel. La formalité s’impose, que leur activité soit exercée à titre principal ou accessoire, à titre individuel ou non. En d’autres termes, tous les organismes de formation doivent adresser, chaque année, un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dresser un bilan pédagogique et financier de leur activité.

Depuis le 1^er janvier 2019, ces règles sont aussi applicables aux CFA. Ceux existants au 6 septembre 2018, date de la publication de la loi Avenir professionnel, ont jusqu’au 31 décembre 2021 pour être en conformité ( articles L. 6352-11 et R. 6352-22 à R. 6352-24, code du travail).

Quels sont les risques en l’absence de déclaration de BPF ?

Cette déclaration est obligatoire, y compris pour les organismes n’ayant pas eu d’activité au cours de l’exercice 2020.

À défaut de transmission du BPF au Service Régional de Contrôle : “la déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative”, article L. 6351-6, code du travail.

Quelle est la date limite ?

Les organismes de formation peuvent télétransmettre leur bilan pédagogique et financier (BPF) depuis le 1er avril et avant le 31 mai 2021. Le formulaire du BPF et sa notice explicative permettent de connaitre la nature des informations demandées.

Selon les informations de la DREETS : 

• En cas de sous-traitance : les données pédagogiques qui doivent figurer dans le cadre F sont désormais renseignées par le donneur d’ordre.
• Pour les actions pour lesquelles l’organisme de formation est intervenu en tant que sous-traitant: il ne faut renseigner que le cadre G, pour ce qui concerne les données pédagogiques.

Comment se fait la télédéclaration ?

La liste des organismes de formation ayant déclaré leur BPF est-elle publique ?

Oui, conformément aux dispositions de l’article  L. 6351-7-1 du code du travail : “La liste des organismes déclarés (…) et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier (…) est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées”.

La liste est disponible, sur le site de la plate-forme ouverte des données publiques françaises Data Gouv.

A partir du 1^er janvier 2022, les organismes certifiés « Qualiopi » seront, identifiés sur cette liste en précisant les catégories d’action concernées par la certification (arrêté du 1er février 2021 relatif aux listes des prestataires ).

Comment remplir simplement mon BPF ?

Pas de panique, nous vous avons préparé un guide vidéo et écrit chez Digiforma pour remplir son BPF en un coup de main !

Je découvre le guide BPF !

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Qui dit avril, dit bilan pédagogique et financier ! (Date limite le 31 mai)

Ce formulaire est obligatoire pour tous les dispensateurs de formation (qu’il s’agisse de leur activité principale ou de leur activité secondaire) disposant d’un numéro d’activité et doit être transmis à la Direccte (directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi).

Le bilan pédagogique et financier ou (BPF) pour les intimes : P synthétise toute l’activité d’un OF durant l’année écoulée. Cette formalité administrative peut devenir un véritable casse-tête si les documents de l’OF ne sont pas centralisés et/ou si leur CA est géré sur des fichiers Excel qui sont hélas, source de nombreuses erreurs !

Notre formateur Digiforma a trouvé la solution : utiliser un logiciel dédié à son activité de formation ! Ainsi, il peut suivre à tout moment l’évolution de son chiffre d’affaire et peut exporter rapidement et facilement toutes ses données afin de générer en toute sérénité son BPF.

Et vous, quelles méthodes utilisiez-vous pour gérer votre BPF ?

L’article Ding, Dong … L’heure du bilan a sonné ! est apparu en premier sur Digiformag.