Un classement efficace est donc indispensable pour respecter les obligations en matière d’évaluation et de traçabilité des formations. Que vous préfériez le papier ou le format électronique, l’essentiel est de trouver une méthode qui vous convienne et qui vous fasse gagner du temps.

Voici donc 4 conseils pour bien classer ses documents de formation.

Prendre le temps de faire le tri

Votre méthode de rangement actuelle n’est pas satisfaisante ? Vous croulez sous les dossiers et vous n’avez même plus une petite place sur votre bureau pour poser votre tasse de café ?

La première étape, c’est de s’y mettre ! Ensuite, il s’agit de s’y tenir.

Commencez par faire une seule pile de tous les papiers qui trainent. Regardez-les un par un. Gardez et classez uniquement ce que vous avez absolument besoin de conserver et détruisez ou jetez le reste.

Si vous n’êtes pas certain de l’utilité réelle de certains documents, vous pouvez aussi les numériser et jeter les originaux.

Pour vous aider, vous trouverez les délais de conservation des documents d’entreprise sur le site du Service public.

Prenez rendez-vous avec vous-même chaque semaine afin de classer vos documents. Par exemple, vous pouvez mettre en place un panier étiqueté « Boîte de réception » (comme pour vos e-mails), où vous placerez tous les documents qui arrivent. Vous n’avez plus qu’à traiter les documents un par un lors de votre séance de tri hebdomadaire.

Définir une méthode de classement (chaque chose à sa place !)

Difficile de conseiller une méthode de classement en particulier — chaque personne est différente, et chaque méthode ne fonctionnera pas pour tout le monde. Si vous n’êtes pas satisfait de votre classement actuel, pour vos papiers comme pour vos documents numériques, prenez le temps de vous demander pourquoi il ne fonctionne pas. Est-ce que sa logique correspond à votre mode de pensée ? Manque-t-il des catégories ?

Voici quelques exemples de logiques de classement pour vous inspirer :

Classement par rôle

Quel que soit le statut sous lequel vous exercez (indépendant, employé d’un organisme, etc.), vous n’êtes pas QUE formateur ou formatrice. Vous êtes aussi, selon les cas, gérant d’entreprise, administrateur, commercial, chargé de marketing… À chaque casquette son dossier.

• Formateur > Titre de la formation
  • Documents préparatoires
  • Supports de cours (présentations, exercices et corrigés, vidéos, etc.)
  • Notes prises pendant les formations
  • Calendrier de formation
  • Feuilles de présence
  • Evaluations
• Gérant d’entreprise
  • Comptabilité
  • Relations avec les organismes
  • Bilans pédagogiques et financiers
  • Documents réglementaires
• Commercial
  • Devis
  • Contrats et conventions de formation
  • Factures
  • Marketing
    • Prospection
    • Site web
    • Salons
  • Veille
    • Veille réglementaire
    • Veille métier

Classement par type de document

• Supports de formation
• Documents préparatoires
• Factures
• Devis
• Contrats et conventions de formation
• Documents réglementaires (BPF, déclarations d’activité, etc.)
• Veille
• Etc.

Conseil : Ne prévoyez pas de dossier fourre-tout « Divers », chaque document doit trouver sa place !

Numériser un maximum de documents

Numériser ses documents présente un grand nombre d’avantages :

• vous gagnez de la place en éliminant les nombreux papiers que vous n’avez plus besoin de consulter ;
• vous courez moins de risques de perdre des documents importants (inondation ou incendie, papier thermique) ;
• vous pouvez accéder à vos documents partout : vous pouvez classer tous vos documents sur un serveur cloud et y accéder depuis votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette ;
• vous pouvez plus facilement collaborer sur des projets : vous pouvez partager des documents avec vos collègues, sur le cloud ou par e-mail ;
• vous vous approchez du zéro papier, notamment si vous utilisez également un logiciel de gestion des formations.

Adopter une structure de classement unique

Dans la mesure du possible, utilisez sur votre ordinateur une structure de dossiers similaire à votre classement papier. Vous assimilerez plus rapidement votre nouveau système et vous gagnerez du temps au moment de classer les documents.

N’oubliez pas de créer aussi un dossier « Boîte de réception » où vous enregistrerez par défaut tous les fichiers téléchargés, si possible à la racine de votre disque dur. Classez-les également lors de votre créneau de tri hebdomadaire.

Conseil pour gagner du temps : vous avez des dizaines de documents différents à trier ? Sous Windows, vous pouvez afficher un volet de prévisualisation pour voir le contenu du document sans l’ouvrir. Une fonction similaire existe dans le Finder sous Mac.

Si vous utilisez un disque dur externe ou un serveur cloud pour archiver vos documents, utilisez aussi la même arborescence. Vous pourrez plus facilement automatiser l’archivage ou transférer manuellement les documents dans l’archive. Même principe pour vos archives papier !

Nous espérons que cet article vous aura donné quelques pistes à explorer. Et vous, quels sont vos bons conseils pour classer vos documents de formation ?

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Le début d’année est souvent un moment propice aux bonnes résolutions ! Formateurs et formatrices, quelles seront les vôtres cette année ? Voici quelques leviers à actionner pour booster votre activité de formation et prendre un nouveau départ en 2019.

Se fixer des objectifs pour l’année

Tout d’abord, oublions le mot « résolution » ! Après tout, les bonnes résolutions sont réputées pour être difficiles à tenir…

Dans le contexte professionnel, il est important de se fixer des objectifs, une ligne directrice qui guidera votre activité à court, moyen et long terme.

Que vous travailliez seul , dans une petite structure ou que vous soyez à la tête d’un grand organisme de formation, ces objectifs devraient procéder de votre vision.

Il existe différentes méthodes de fixation des objectifs. La plus connue est sans doute la méthode SMART. Un objectif SMART est un objectif :

• Spécifique : utilisez autant de chiffres et d’éléments quantifiables que possible pour rendre votre objectif concret.
  • Par exemple : « augmenter mon chiffre d’affaires de 10 000 € d’ici le 31 décembre 2019 » est plus concret que « gagner plus d’argent ».
• Mesurable : un objectif chiffré devient de facto un indicateur mesurable, indispensable pour savoir si vous avez atteint l’objectif.
• Ambitieux et Accepté : l’objectif doit constituer un challenge, vous sortir de votre zone de confort. Mais il doit aussi être accepté par l’équipe pour que chacun s’implique et contribue à la concrétisation de votre vision.
• Réaliste : l’ambition est une bonne chose, mais il faut aussi rester réaliste, ne pas placer la barre trop haut. Foncer vers un échec certain, ce sont des frustrations garanties.
• Temporel (inscrit dans le temps) : les échéances sont indispensables pour planifier l’action et fournir les efforts et les investissements nécessaires.

De ces objectifs découleront les actions à mettre en place en cours d’année.

Il s’agit donc d’une approche « top down » : Vision > Objectifs > Actions et calendrier.

Développer son réseau

Si votre objectif est de doper votre chiffre d’affaires, vous savez déjà que le réseau est la plus précieuse des ressources.

LinkedIn, Twitter et les réseaux sociaux sont des outils incroyables pour vous présenter comme un expert de votre domaine et vous faire connaître d’un plus large public. Être actif intelligemment sur les réseaux, partager du contenu de qualité et publier du contenu original sont autant de leviers permettant de vous faire une excellente réputation. Si vous ne savez pas sur quels réseaux concentrer vos efforts, nous avons publié un article complet à ce sujet.

Si vous êtes indépendant ou faites partie d’une petite équipe, les espaces de coworking qui fleurissent partout en France depuis quelques années sont des lieux propices à la collaboration et au réseautage. Par votre présence et votre professionnalisme, vous pouvez là aussi afficher votre expertise et nouer des contacts précieux pour votre business local.

Assister à des salons et à des événements professionnels est un autre moyen d’aller à la rencontre de vos prospects. Vous êtes formateur en anglais ? Rendez-vous dans les salons professionnels et ciblez les entreprises qui travaillent à l’international. Peut-être auront-elles besoin de vos services. Vous êtes formateur et coach pour les personnes en reconversion professionnelle ? Les salons de l’emploi peuvent devenir votre terrain de jeu !

Attention, ces visites ne s’improvisent pas. Il ne s’agit pas de déposer votre carte à tous les stands, mais bien de suivre une stratégie précise. Sélectionnez les interlocuteurs que vous souhaitez rencontrer et préparez soigneusement votre discours commercial.

Doper sa productivité avec un logiciel de gestion de la formation

La formation est une activité très réglementée qui s’accompagne, vous le savez bien, de tâches administratives très lourdes et chronophages. Heureusement, il existe des solutions de gestion qui permettent d’automatiser un maximum l’administratif :

• génération automatique des documents obligatoires (attestations, conventions, feuilles d’émargement…),
• production automatique du bilan pédagogique et financier (BPF),
• production de rapports, conformité RGPD, etc.

Si la sélection du logiciel représente un investissement de temps et un coût, vous pourrez ensuite consacrer plus de temps et de ressources à des tâches à forte valeur ajoutée telle que le commercial, le marketing et bien sûr la production de formations de qualité.

Les meilleures solutions de gestion embarquent également des API ou des fonctionnalités permettant de publier vos programmes de formation et votre calendrier sur votre site web professionnel. Vous pouvez aussi envisager de mettre en place un extranet pour partager des ressources avec les apprenants ou gérer les inscriptions automatiquement.

Alors cette année, on oublie Excel et on passe à une solution de gestion des formations digne de ce nom !

Nous espérons que ces quelques pistes vous donneront des idées pour donner un coup de boost à votre activité de formateur en 2019 !

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 Faut-il offrir des cadeaux de fin d’année à ses clients ?

Les fêtes de fin d’année sont une période propice pour exprimer votre gratitude envers vos clients et vos partenaires. Passé de mode il y a quelque temps, le cadeau de fin d’année revient sur le devant de la scène. Finies les cartes électroniques envoyées en masse et que plus personne ne lit. Une petite attention fait plaisir et replace le concret au cœur d’une relation client virtualisée. Sans oublier l’intérêt d’une action de communication ciblée, dans le prolongement de votre démarche commerciale.

Préparer ses cadeaux de fin d’année ne s’improvise pas. Voici quelques questions à vous poser :

• Quel est votre budget ?
• À qui envoyer un cadeau ? Tous vos clients, uniquement les principaux ? Pourquoi ne pas en profiter pour vous rappeler aux bons souvenirs de vos clients dormants !
• Avez-vous un message à faire passer ? Nouvelle offre de formation, de services, etc.

Côté fiscalité, les cadeaux d’affaires constituent des charges déductibles dans la mesure où le montant ne doit pas être excessif et qu’ils servent à maintenir une bonne relation commerciale, dans l’intérêt de l’entreprise. Vous pouvez récupérer la TVA sur les cadeaux d’affaires d’un montant unitaire de 69 € TTC maximum.

Quels cadeaux choisir pour ses clients

Comme nous venons de le voir, offrir un cadeau est non seulement une manière de dire merci, mais surtout une formidable occasion de vous démarquer et de faire passer un message à vos clients avec originalité.

Alors, quel cadeau choisir ? Pour le savoir, voici quelques règles générales :

• Le cadeau doit être adapté  à votre budget.
• Le cadeau doit faire plaisir à votre client.
• Le cadeau doit être cohérent avec votre image de marque, vos valeurs et votre positionnement habituel.
• Le cadeau doit être de qualité et personnalisé : il s’agit d’une marque d’estime et de respect envers vos partenaires. Même si cela procède d’une bonne intention, envoyer un simple stylo publicitaire ou une bouteille de vin bas de gamme peut faire l’effet inverse et donner à vos clients l’impression que vous ne leur portez aucune considération.

Vous pouvez opter pour un cadeau culinaire (chocolats, vin, thé, paniers garnis…), des objets high-tech (chauffe-tasse, coques de téléphone personnalisées…) ou encore des objets utiles et durables (tote bags, objets déco en bois…).

Si vous manquez de temps ou de budget pour préparer ces petites attentions à vos clients, vous pouvez au minima envoyer par la poste une carte de vœux de bonne qualité, manuscrite et personnalisée.

Quand préparer les cadeaux de fin d’année ?

Dès maintenant ! Il vous faut le temps de :

• définir votre budget,
• établir la liste des heureux destinataires,
• choisir, commander et recevoir les cadeaux,
• écrire les cartes de vœux,
• remettre ou envoyer les cadeaux.

Si vos clients sont à proximité et peu nombreux, la remise en mains propres est un moyen supplémentaire de renforcer la relation ! Pour les autres, utilisez la poste ou les services de livraison habituels.

Le mois de décembre sera vite passé ! Si vous envoyez des chocolats ou autres aliments périssables, n’oubliez pas que certains de vos partenaires risquent d’être absents pendant une quinzaine de jours. Faites vos calculs pour être certain que le client recevra le cadeau en mains propres !

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À cet égard, les formatrices et formateurs indépendants ont un avantage de taille, puisqu’ils peuvent organiser leur temps comme ils le souhaitent !

Mais si la vie de freelance représente pour beaucoup un idéal de liberté et de flexibilité, elle ne permet pas toujours de trouver du temps pour soi. Alors, comment faire pour trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

Conseil n° 1 : ne pas travailler à la maison

Quand on lance son activité de formateur indépendant, travailler de chez soi est bien tentant, pour des questions de coûts ou pour des raisons pratiques (enfants à garder, travaux ménagers, etc.).

Ce qui semble être une bonne idée au début peut vite tourner au cauchemar : essayez de donner un webinaire quand le petit dernier fait ses dents, et vous comprendrez vite ! Quand on reste chez soi, il est également plus difficile de faire vraiment une coupure entre travail et vie privée. On a parfois l’impression que la journée de travail n’est jamais vraiment terminée.

La bonne nouvelle, c’est que vous disposez d’un grand nombre d’options pour sortir de chez vous :

• Les espaces de coworking se multiplient en France, y compris dans les zones rurales. Selon les espaces, vous pouvez louer un bureau à l’année ou bien choisir d’y passer quelques heures ici et là, en fonction de votre planning. C’est bien souvent l’option la plus économique et la plus flexible, surtout si vous n’avez pas besoin d’un bureau à temps plein.
• Si vous vous déplacez beaucoup pour donner vos formations, sachez que vous trouverez des espaces à louer à la journée dans la plupart des centres d’affaires proches des gares.
• Louer un bureau à plusieurs : vous pouvez proposer à des collègues ou à d’autres indépendants de louer ensemble un grand bureau, histoire de mutualiser les ressources. Bien sûr, il faudra bien choisir vos colocataires !
• Travailler dans un café : une autre solution pour se créer un environnement de travail stimulant à moindres coûts.

Le temps de trajet entre domicile et lieu de travail constitue par ailleurs un sas utile pour couper sa journée.

Conseil n° 2 : Savoir se rendre indisponible

Le droit à la déconnexion a fait son entrée dans le Code du travail, preuve parmi d’autres de l’importance de l’équilibre vie pro/vie perso pour le bien-être et l’efficacité au travail. Mais comment faire hors du cadre du salariat ?

Fixez-vous des horaires de bureau : vous l’aurez probablement remarqué, l’un des principaux avantages d’être freelance, c’est de pouvoir fixer soi-même son emploi du temps. Que vous choisissiez de vous aligner sur un typique 9 h – 17 h ou de travailler le week-end, l’essentiel est de prévenir vos clients et vos stagiaires que vous n’êtes pas joignable en dehors de ces horaires (en indiquant vos horaires dans votre signature d’e-mail ou sur votre site web, par exemple).

Utilisez un deuxième téléphone pour votre activité professionnelle et surtout, éteignez-le en dehors de vos horaires de bureau ! Cela vous évitera la tentation de répondre à vos e-mails le soir et le week-end.

Accordez-vous un solde de congés : les salariés ont droit à des congés, alors pourquoi pas vous ? En début d’année, accordez-vous un nombre de jours de congés pour l’année à venir. Faites le point à plusieurs reprises au cours de l’année. Si vous n’avez pas épuisé votre solde, prévoyez des jours off. Ou inversement, vous pouvez prévoir de donner un coup de collier et de travailler quelques week-ends.

Conseil n° 3 : bien s’organiser

Les conseils précédents sont difficiles à mettre en œuvre sans une bonne organisation.

Parmi les innombrables systèmes d’organisation qui existent, une méthode en particulier fonctionne bien (à mon avis) : organiser sa journée en créneaux thématiques. Cette façon de faire est bien adaptée à la profession de formateur, où chaque semaine ne se ressemble pas forcément et où les tâches administratives, les rendez-vous clients, les préparations de formations et vos activités personnelles doivent s’articuler autour de vos sessions de formation.

Concrètement, comment ça marche ?

• Ouvrez votre agenda (papier ou en ligne) et ajoutez toutes vos formations prévues si elles n’y sont pas déjà.
• Avant et après vos sessions de formation, réservez des créneaux correspondant aux temps de trajet (utilisez une autre couleur).
• Ajoutez les activités personnelles qui vous tiennent à cœur (sport, loisirs, temps à passer en famille). Si vous êtes inscrit à une activité sportive ou culturelle hebdomadaire, réservez le créneau correspondant chaque semaine.
• N’oubliez pas de griser les week-ends et vos jours de repos. Ces jours-là, on n’y touche pas !
• Maintenant que vos activités personnelles et vos formations sont planifiées, vous pouvez placer vos blocs de travail dans les créneaux libres restants. J’expliquais ici comment travailler par contexte. Dans la mesure du possible, essayez de regrouper les tâches similaires et de tenir compte du niveau d’énergie requis (préparer une formation utilise plus de matière grise que faire une facture).

Grâce à cette méthode, vous pouvez facilement organiser votre semaine à venir en fonction de vos formations prévues et vous focaliser sur les bonnes priorités.

Au fil du temps, vous testerez probablement différentes méthodes pour vous organiser et trouver un équilibre. L’essentiel ? Bien définir vos priorités entre activités professionnelles et vie personnelle et passer des accords avec vous-mêmes. Si vous étiez en entreprise, vous respecteriez vos engagements. Vous avez la chance d’avoir choisi d’être votre propre patron-ne, alors profitez-en pour prendre soin de vous !

L’article Formateurs indépendants : comment concilier vie professionnelle et vie personnelle ? est apparu en premier sur Digiformag.

 Je prends du recul sur mon organisation

Vous connaissez la loi de Pareto ? Cette théorie veut que 20 % des causes produisent 80 % des effets. Appliquée à la gestion du temps, elle signifie que 20 % du temps passé devrait produire 80 % des résultats d’un projet. Il est donc essentiel de se focaliser sur ces 20 % de tâches à haute valeur.

Les formateurs indépendants doivent non seulement préparer et donner les formations, mais aussi gérer tous les aspects administratifs de l’entreprise et recruter de nouveaux clients ! Jongler entre toutes ces tâches n’est pas toujours évident…

Pour commencer, il faut savoir à quoi vous consacrez votre temps : pendant plusieurs jours ou semaines, notez le temps passé chaque jour sur chaque tâche. Faites ensuite le point : quelles tâches vous prennent le plus de temps ? Quel pourcentage de temps passez-vous sur les tâches les plus importantes ? Pouvez-vous éliminer ou déléguer la gestion administrative, totalement ou en partie, pour vous permettre de travailler sur vos formations et sur des projets plus importants ?

Évaluez également votre niveau de stress : vous sentez-vous épuisé et stressé en fin de journée, avec l’impression de ne pas avoir fait le quart de ce que vous aviez à faire ? Ou au contraire, finissez-vous chaque journée dans une certaine sérénité, avec une vision claire des jours suivants ? Si vous avez l’impression de passer votre vie la tête dans le guidon, c’est probablement que votre organisation a besoin d’être améliorée.

J’adopte une méthode d’organisation

Si vous sentez que votre organisation pèche, vous pouvez envisager de mettre en place une méthode d’organisation. À ce sujet, les ouvrages de développement personnel ne manquent pas…

Voici quelques exemples de méthodes et outils (liste non exhaustive, bien entendu !) :

• Getting Things Done (ou GTD) : développée par David Allen, méthode très complète qui consiste à « externaliser son cerveau » dans un outil pour se libérer de la matière grise. Une méthode de mon point de vue très complète et efficace, mais qui demande un certain temps d’adaptation et pas mal d’efforts.
• Zen To Done par Leo Babauta : inspirée de la méthode GTD, se veut être plus simple à adopter et s’articule autour de 10 tâches élémentaires.
• Bullet journal : papier ou numérique, un journal pour organiser vos tâches et événements de l’année.

Le web regorge de ressources sur toutes les méthodes d’organisation possibles et imaginables. Choisissez celle qui convient le mieux à votre activité et à votre personnalité !

Je travaille par contexte

Cette astuce est issue de la méthode GTD et s’applique très bien à toutes les formes d’organisation.

L’une des clés du GTD est l’idée de contexte, c’est-à-dire l’endroit ou la situation dans laquelle une tâche doit être réalisée. Par exemple : le téléphone, le bureau, la messagerie, ou encore la salle de formation.

Le principe est donc de regrouper les tâches par contexte : vous avez trois appels à passer ? Réservez-vous un créneau de temps où vous ne faites que cela.

De même, répondez aux e-mails en une fois, faites toutes vos factures en une session, etc.

Cette méthode vous évite de jongler entre différents contextes et d’optimiser l’usage de votre temps… et de votre énergie.

 J’évite les distractions

Une fois que vous savez sur quoi travailler, il faut à tout prix éviter les distractions. Pour la préparation de vos formations et l’ensemble de vos tâches administratives, la technique Pomodoro peut être efficace :

• Réglez un minuteur sur 25 minutes.
• Travaillez sans vous interrompre jusqu’à la sonnerie.
• Prenez cinq minutes de pause (levez-vous, buvez un verre d’eau).
• Relancez le minuteur et travaillez 25 minutes sans interruption jusqu’à la sonnerie.
• Prenez cinq minutes de pause.
• Au bout de 4 sessions Pomodoro, prenez une pause de 15 minutes.
• Si vous interrompez une session… remettez le minuteur à zéro !

En France, un adulte consulte son téléphone portable plus de 25 fois par jour en moyenne (source : étude menée par Deloitte).

Vous pouvez organiser votre espace de travail pour éviter toute tentation : gardez votre bureau le mieux rangé possible et enfermez votre téléphone dans un tiroir.

Consultez votre messagerie à heures fixes pour ne pas passer votre temps à répondre aux e-mails (par exemple le matin et le soir, ou toutes les deux heures).

Et si vous avez la mauvaise habitude de procrastiner sur le web, il existe des extensions pour bloquer certains sites sur les navigateurs.

Je passe au tout numérique

 Ras le bol des piles de dossiers, de papiers volants ? Toujours peur d’oublier de payer une facture ? Une solution est de passer au tout numérique.

Un certain nombre d’outils gratuits et payants peuvent vous aider à organiser votre travail et centraliser vos informations. En voici quelques exemples :

Pour préparer vos formations :

• Freemind, logiciel gratuit de mind mapping pour faire des cartes mentales et organiser ses idées
• Evernote, classeur numérique pour organiser ses documents et ressources et prendre des notes depuis son mobile ou ordinateur
• Keepass ou Lastpass, pour retrouver facilement tous ses mots de passe
• Google Drive ou les outils libres de Framasoft pour partager des documents

Et pour la gestion administrative de votre OF : adoptez un logiciel de gestion pour les organismes de formation qui centralise toutes les fonctionnalités nécessaires à votre activité de formateur : planning, facturation, production des documents obligatoires tels que BPF, attestations, etc.

J’espère que ces quelques conseils vous aideront à reprendre le travail du bon pied après les vacances d’été ! Un retour d’expérience, d’autres astuces à nous donner ? Laissez-nous un commentaire !

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Remarque : les informations données dans cet article ne constituent pas de conseils juridiques ou fiscaux.

Le cadre réglementaire de la formation continue

Le Canada est un pays fédéral composé de dix provinces et de trois territoires. Chaque province et territoire possède ses propres lois et responsabilités. Au Québec, seule province uniquement francophone du Canada, la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre (ou Loi sur les compétences) régit les actions de formations pour les entreprises.

Dans le cas des métiers réglementés (architectes, ingénieurs, professions médicales, pour n’en citer que quelques-uns), les exigences en matière de formation sont réglementées par chaque ordre.

Au Québec, la Loi sur les compétences prévoit que les entreprises dont la masse salariale est supérieure ou égale à 2 millions de dollars (soit environ 1 300 000 euros) ont l’obligation d’investir au cours d’une année civile l’équivalent d’au moins 1 % de cette masse salariale dans des activités de formation visant le développement des compétences du personnel. À défaut, ce montant doit être versé au Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre, qui servira à financer diverses activités de formation.

Créer une entreprise de formation au Québec

Le Québec divise les entreprises et professionnels de la formation en deux catégories :

• Formateurs : personnes physiques, particuliers ou travailleurs indépendants (appelés également travailleurs autonomes au Québec et dans le reste du Canada)
• Organismes de formation : personnes morales (sociétés)

De manière générale, les démarches administratives pour créer une entreprise au Canada sont bien plus simples qu’en France.

Au Québec, les sociétés, ainsi que les personnes physiques souhaitant exploiter une entreprise individuelle sous un autre nom que le leur, doivent s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises. Un numéro d’entreprise du Québec (NEQ) leur est alors délivré.

L’inscription aux fichiers de la TPS/TVH (équivalent de l’obtention d’un numéro de TVA en France) est obligatoire à partir d’un certain seuil de ventes taxables (plus de 30 000 $ au cours d’un trimestre civil donné ou pour l’ensemble des quatre trimestres civils qui le précèdent).

À noter que certaines prestations d’enseignement peuvent être exonérées de la TPS/TVH.

Les revenus dégagés de votre activité devront bien entendu être déclarés.

En fonction de votre situation, vous devrez peut-être vous procurer certains permis (si vous avez vos propres locaux, ou si vous exercez votre activité dans certaines régions, par exemple).

Comme en France, les entreprises constituées en sociétés sont soumises à d’autres obligations légales et déclaratives. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur les sites de Revenu Québec et de l’Agence de revenu du Canada.

Vous pouvez bénéficier d’aides à la création d’entreprise sous forme de crédits d’impôts, de subventions ou d’accompagnement par les organismes fédéraux et provinciaux (en savoir plus).

Enfin, le Programme de développement économique du Québec (PDEQ) donne accès à des ressources pour lancer et développer votre entreprise.

Cette liste de ressources n’est pas exhaustive, et de nombreux services et programmes sont proposés au niveau provincial et fédéral.

L’agrément de formation au Québec

Au Québec, les formateurs et les organismes de formation peuvent demander un agrément de formation. Valable deux ans, il permet à votre prestation d’être considérée comme dépense admissible pour vos clients. L’agrément est utile si vous comptez parmi vos clients des entreprises dont la masse salariale dépasse 2 millions de dollars (soit environ 1 300 000 euros), qui ont l’obligation de déclarer leurs dépenses en formation.

Les conditions d’obtention sont les suivantes :

Formateurs :

• Posséder une expérience minimale de trois ans dans chacun des champs professionnels indiqués dans la demande d’agrément ET au minimum :
  • 135 heures de formation en méthodes de transmission des connaissances ou
  • 250 heures d’expérience à titre de formateur ou
  • 90 heures de formation en méthodes de transmission des connaissances et 100 heures d’expérience à titre de formateur.

Organismes de formation :

• Chaque formateur doit posséder une expérience minimale de trois ans dans chacun des champs professionnels où il donnera une formation. Si plusieurs formateurs donnent des formations dans le même domaine, ils doivent cumuler une moyenne de trois ans d’expérience dans ce domaine ET au minimum :
  • 135 heures de formation en méthodes de transmission des connaissances ou
  • 250 heures d’expérience à titre de formateur ou
  • 90 heures de formation en méthodes de transmission des connaissances et 100 heures d’expérience à titre de formateur.

Vous n’aurez pas besoin d’agrément si votre clientèle se compose de personnes qui suivent la formation à titre personnel et/ou d’entreprises dont la masse salariale est inférieure à 2 000 000 $.

L’agrément ne constitue pas un permis d’exercer : un formateur ou un organisme de formation non agréé peut offrir des prestations de formation à toutes les entreprises, y compris celles assujetties à la Loi sur les compétences.

Les entreprises à la recherche d’un formateur au Québec peuvent consulter le répertoire des formateurs agréés.

 Trouver ses premiers clients

Si vous avez un projet d’expatriation, vous pouvez bénéficier, selon votre situation, de services d’orientation prédépart offerts par les provinces de destination. Ils pourront vous donner des informations cruciales pour votre intégration et votre projet professionnel.

Le gouvernement du Québec public une liste des professions présentant des signes de déficit de main-d’œuvre et qui sont à prioriser pour les actions de formation : https://www.cpmt.gouv.qc.ca/formation/professions.asp — cela peut vous aider à cerner votre marché.

Le Québec est certes une province francophone, mais la culture d’entreprise est très différente de celle de la France. Au Québec comme dans le reste du Canada, le réseau est primordial, et la « première expérience canadienne » essentielle. Se faire la main au sein d’une entreprise est une bonne manière de commencer à constituer son réseau. Si vous préférez vous lancer sans passer par la case salariat, le mot d’ordre est : réseauter, réseauter, réseauter !

Pour en savoir plus

• La Loi sur les compétences au Québec 
• Manuel d’interprétation de la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre
• Guide sur l’agrément des formateurs, des formateurs et des services de formation
• Règlement sur la déontologie des formateurs et des organismes formateurs
• En bonus : pour les passionnés d’histoire, mieux comprendre la formation au Québec : Une histoire de l’éducation des adultes

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 Mythe n^o 1 : la formation en ligne ne se prête pas à tous les sujets

 On peut facilement croire tous les sujets ne peuvent pas être enseignés en ligne.

Pourtant, des modalités de cours à distance sont tout à fait envisageables pour à peu près tout type de sujet : sciences, industrie, finances, art, et même le sport ! À condition pour le formateur de penser en amont un contenu interactif et collaboratif et de proposer des activités qui favorisent l’implication et la participation de l’apprenant.

Et puis, e-learning ne veut pas dire 100 % en ligne. Il s’agit bien souvent d’intégrer des composants à distance, par exemple en proposant l’ensemble des exposés théoriques sous forme de vidéo, puis de renvoyer l’apprenant « dans la vraie vie » pour les activités pratiques : enquêtes, recherches dans des lieux culturels, rencontres et entretiens avec des experts, etc. Le suivi peut être assuré par tutorat à distance, par exemple.

 Mythe n^o 2 : les apprenants obtiennent de moins bons résultats

L’idée que la formation en ligne est moins efficace que la formation en présentiel est une idée reçue qui reste encore bien ancrée. Pourtant, de nombreuses études prouvent le contraire. Des centaines d’études menées au cours des dernières décennies révèlent qu’il n’existe pas de différence significative en matière de performances des élèves entre les formations en ligne et les formations en présentiel.

L’apprentissage en ligne prend même parfois l’avantage par rapport au présentiel, notamment chez les apprenants adultes.

Les résultats de ces études ne révélant pas de différence significative entre les différentes modalités d’apprentissage, c’est surtout la qualité du contenu, la méthode d’apprentissage et la conception pédagogique qui seront les principaux facteurs de réussite.

 Mythe n^o 3 : le e-learning ne permet pas de personnaliser l’apprentissage

On imagine souvent que la distance imposée par l’écran empêche toute personnalisation de l’enseignement pour le stagiaire.

Cette affirmation se rapprochait peut-être de la réalité il y a quelques années. Mais aujourd’hui, les plateformes d’apprentissage en ligne sont devenues des outils puissants qui permettent d’analyser la progression de chaque apprenant sur la base de critères déterminés. Le formateur peut ainsi mieux comprendre les points que les stagiaires maîtrisent bien, et ceux sur lesquels ils ont besoin d’être accompagnés. Il est ensuite possible de personnaliser l’apprentissage au fil de l’eau.

Les plateformes technologiques permettent d’obtenir des données complètes sur les performances d’un stagiaire ou d’un groupe. Si vous débutez dans la conception de parcours ou de composants en e-learning, il est donc recommandé de choisir une solution avec les fonctions de reporting fiables qui vous permettront cette personnalisation de l’apprentissage.

En votre qualité de formateur, vous aurez toujours la tâche de guider, d’évaluer et de faire des retours à vos stagiaires – la technologie vous donne simplement des outils supplémentaires.

Mythe n^o 4 : le e-learning est cher

Il y a encore quelques années, faire du e-learning voulait souvent dire développer une solution en interne, avec les coûts et les lourdeurs que cela entraîne. Il s’agissait d’un investissement considérable, inaccessible aux petits organismes.

Depuis plusieurs années fleurissent des plateformes LCMS et LMS le cloud. La plateforme est en général mise à disposition sur abonnement, et l’éditeur se charge du développement, de l’hébergement et de la maintenance. Ce type de solution peut s’adapter à la taille et aux besoins de l’OF et permet de mieux prévoir les coûts.

Ces solutions sont peut-être moins personnalisables pour les grandes entreprises, qui pourront alors se tourner vers un développement interne. Elles démocratisent toutefois l’accès au e-learning pour les petits acteurs du marché.

Par ailleurs, le e-learning permet à l’entreprise de réduire les coûts et de gagner en efficacité : le contenu peut être facilement adapté et réutilisé pour différentes formations.

Mythe n^o 5 : il faut être un pro de la technologie

Qui dit e-learning dit numérique. Pourtant, pas besoin de connaître de A à Z tous les outils et solutions qui existent sur le marché.

L’essentiel pour le formateur ou le concepteur est de comprendre les étapes de la conception d’un module de e-learning et de connaître les tâches de base d’un environnement LCMS/LMS : comment créer le contenu, mettre en place et utiliser les forums et les outils de communication, réaliser les différentes tâches administratives, etc.

Il est ensuite très probable que la solution utilisée fasse appel à des mécanismes et à des processus similaires, que l’utilisateur peut transposer d’un outil à un autre.

Inutile aussi d’être graphiste professionnel ! Il existe des outils en ligne très simples qui permettent de concevoir des activités en quelques clics.

Conclusion

L’un des pièges du e-learning est de croire que e-learning = technologie. La formation à distance fait certes appel aux outils numériques, mais dans le but d’augmenter l’efficacité et de rationaliser les processus pour rester centré sur l’humain. Comme pour n’importe quelle autre modalité de formation, le parcours et les modules doivent être conçus et scénarisés en vue d’atteindre des objectifs pédagogiques précis. La technologie n’est qu’un moyen d’y arriver et les avantages du digital en formation ne sont plus à prouver.

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 1 — S’inspirer de l’univers du jeu vidéo

Le jeu vidéo capte l’attention, il peut même, dans les cas les plus extrêmes, créer une dépendance. Dans des formations en présentiel parfois jugées ennuyeuses, le jeu est un outil puissant pour retenir l’attention des stagiaires et favoriser leur engagement et leur motivation.

• Les serious games : les « jeux sérieux » mettent leur côté ludique au service d’une intention pédagogique. Déjà utilisés dans de nombreux domaines, allant de la sensibilisation aux questions de santé jusqu’à la recherche scientifique (à l’exemple de Fold It), ils trouvent parfaitement leur place dans une salle de formation. Simulation d’entretiens, répétition de comportements à adopter, sensibilisation aux procédures de sécurité… les possibilités sont multiples. Il existe plusieurs outils en ligne pour créer des mini-jeux sous forme d’applications ou d’animations.

• Réalité virtuelle ou réalité augmentée : la réalité virtuelle offre des possibilités incroyables pour la formation. Quelle que soit l’activité de l’entreprise et la fonction des stagiaires, il est possible de créer pratiquement n’importe quel scénario pour l’apprentissage de comportement ou de compétences : utilisation d’une machine, procédure d’évacuation de sécurité, etc. La réalité virtuelle représente une valeur ajoutée pour l’entreprise en particulier pour les formations dans des environnements inconnus ou difficiles à mobiliser (machines dans une usine, véhicules, etc.). Quant à l’apprenant, il peut se confronter à des situations professionnelles qui seraient difficiles à reproduire en conditions réelles, avec une graduation personnalisée de la difficulté d’apprentissage. Bien sûr, ce type d’outil nécessite un investissement conséquent, pour l’équipement, mais surtout pour le développement de la simulation. Il ne conviendra donc qu’à certaines formations à grande échelle.

2 — Développer le social learning

 Le social learning, c’est apprendre avec ses pairs, lors de discussions de groupe en présentiel ou de moments informels (pauses déjeuner, etc.), mais aussi par le biais du numérique (e-mails, réseaux sociaux, etc.)

Le social learning permet d’éviter l’isolement des stagiaires, favorise une montée en compétences plus rapide, avec une motivation accrue par l’effet de groupe. Les personnes formées passent d’un apprentissage passif à un apprentissage actif et collaboratif. Précisons que les jeunes générations sont déjà très impliquées dans différentes « communautés » (réseaux sociaux, jeu vidéo en ligne, Snapchat, etc.). Co-construire son apprentissage avec les outils numériques s’inscrit donc dans la droite lignée de ces habitudes de vie.

Les réseaux sociaux comme Facebook peuvent fournir une plateforme de base peu onéreuse pour partager des informations et échanger. Ils présentent plusieurs avantages : ils permettent de publier différents types de supports (vidéos, images, textes, sondages, documents, liens) et sont déjà bien connus et utilisés par une grande partie de la population. Ils peuvent toutefois rebuter les personnes qui n’affichent pas une grande appétence pour les réseaux sociaux ou le web en général.

Il existe des plateformes spécialisées dans le social learning, plus coûteuses, mais qui ont le mérite d’être indépendantes et de proposer des fonctionnalités davantage ciblées formation. Ces plateformes peuvent faire partie d’une solution de gestion des formations complètes.

Vous pouvez également choisir l’e-mail, le SMS ou d’autres moyens de communication plus répandus et beaucoup moins onéreux pour favoriser la communication au sein du groupe.

 3 — Exploiter toutes les possibilités offertes par le mobile learning

 Le mobile learning est une modalité d’apprentissage par laquelle le stagiaire apprend sur un appareil mobile (tablette, smartphone), dans différents contextes. Le stagiaire interagit avec ses pairs (social learning) et avec le contenu. Il apprend quand il veut.

Alors que 94 % de la population française est équipée d’un appareil mobile et que près de la moitié privilégient leur smartphone ou tablette pour naviguer sur Internet (source), il est logique que la formation professionnelle profite de ces modalités de connexion pour poursuivre l’apprentissage hors de la salle de classe.

Proposer du contenu complémentaire en vidéo ou en MP3/streaming, mettre à disposition les supports de cours, proposer des quiz ou des activités ludiques à faire dans son canapé ou dans les transports en commun… autant de manières d’innover qui renforcent l’ancrage des connaissances.

Les contenus portés sur mobile permettent d’optimiser la prise de notes et les interactions avec le contenu (annotations à l’écran, centralisation des supports, etc.).

 Le mobile learning impose certaines contraintes à l’ingénierie de formation. Il faudra en effet penser portabilité du contenu dès la conception de la formation et opter pour des contenus visuels et interactifs (notamment des capsules vidéo, qui peuvent « se consommer » aisément et à tout moment).

Il est également important de penser au responsive design, c’est-à-dire concevoir du contenu qui s’adaptera automatiquement pour s’afficher parfaitement sur toutes les tailles d’écran.

Les exemples ci-dessus ne représentent que quelques-unes des modalités d’apprentissage qui s’inscrivent dans un parcours en blended learning (multimodal) pour enrichir les formations en présentiel.

Dans la mesure où ces outils numériques sont bien pensés, adaptés à votre cible et au service de votre contenu, ils apporteront une valeur ajoutée à vos formations en contrebalançant certains points faibles du présentiel et en suscitant un engagement fort et une plus grande motivation chez vos stagiaires.

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